「Microsoft Teams」をお勧めする“4つの理由”

リモートワークの浸透とともに、MicrosoftTeamsが一層注目を集めています。ビジネスに必要なあらゆるコミュニケーションをTeamsで行うことが可能です。そこで本記事では、MicrosoftTeamsの機能の特徴や導入メリットについて詳しく解説していきます。

Microsoft Teamsとは

Microsoft TeamsはMicrosoft Office 365で提供されるコラボレーションプラットフォームです。コラボレーションプラットフォームとは、掲示板やスケジュール、会議室予約など組織内での情報共有基盤を提供するグループウェアに、ビデオ会議やテキストチャット、在籍ステータスの表示などリアルタイムの情報共有機能といった様々なツールを一箇所に集めたものです。

Microsoft Office 365のサービスとして提供されるため、Microsoft OutlookやExcel、PowerPointといったOfficeアプリケーションとも親和性が高いのが特徴です。そのため、リモートワークやテレワークの場でMicrosoft Teamsのビデオ会議やファイル共有を利用する際に、Officeアプリケーションと連携させながら作業を進められます。

Microsoft Teamsの機能

前述したようにMicrosoft Teamsは、オンラインでリアルタイムのコミュニケーションや情報共有を実現するために多くの機能を備えています。代表的なものをご紹介します。

ビデオ会議

Teamsの会議に参加できるユーザー数は上限300名、最長で24時間です。会議の開催時刻や参加者への案内はMicrosoft Outlookから会議依頼を送付する際にTeams会議を選択できます。参加者はOutlookの会議依頼に記載されているURLを参照してTeams会議に参加します。また、この他にも既に参加しているTeams会議に参加者を招集する方法や、Googleカレンダーなどで共有されたURLを参照して参加する方法などもあります。

Office 365のライセンスを所有していれば、会議の開催者が所属する組織外のユーザーでもゲストとして会議に参加が可能です。TeamsアプリケーションがなくてもWebブラウザからの参加や、Teamsのスマートフォンアプリを使用しての参加も可能です。

また、Teamsの会議では会議の参加者だけでやり取りができる会議チャット機能があるため、会議中に確認が必要になったWebページのURLを記載して参加者全員で参照する、次回の会議の予定日時を周知する、といった使い方もできます。会議チャット機能は会議終了後も残りますが、会議で話し合われた内容を残すための会議メモ機能や、レコーディング機能を使用して会議の内容を録画することも可能です。

画面共有

会議中に資料を見ながら意見を交わすことは珍しくありません。オンラインでこれを実現するためにTeamsには画面共有機能があります。会議の参加者が手元のExcelファイルやPowerPointファイルを開き、開いたファイルの内容を参加者全員の画面に表示しながら意見を交換できます。この機能を使用することでオンラインでのプレゼンテーションを行えます。

また、画面を共有している発表者は手元のデスクトップ全体を共有するのではなく、開いているExcelやPowerPointに限って画面共有をしたり、参加者も各自で共有された画面の重要な部分を拡大して表示したり、オンライン会議をスムーズに行える機能を備えています。

ファイル共有

Teams会議での画面共有では、発表者が資料を表示しながら交わされた意見を元に発表者が資料を修正することが可能です。それに対してTeamsにアップロードされたOfficeファイルは複数のユーザーが同時に編集できます。このためTeams会議で会話をしながら一つのファイルを複数の参加者で修正が可能で、お互い離れた場所にいてもオフィスで会話をしながら資料を修正するのと変わらず作業を進められます。

またTeamsにアップロードされたファイルはSharePointにも合わせて管理・保存されるため、ファイルの変更履歴が保持され必要に応じて変更前のバージョンに戻せます。

Microsoft Teamsがオススメな4つの理由

従来オフィスで顔を合わせながら自然と行えていたコミュニケーションは、テレワークでは意識的に行わなければ実現できません。メールや電話だけでオフィスでの会話と同等のコミュニケーションを実現しようとしても、上手く伝達ができない場合がほとんどです。テレワークでは様々な場所で仕事に携わる可能性があり、メールや電話ではセキュリティ面に課題が残ります。このような側面からもTeamsをおすすめする理由を以下に紹介します。

組織横断的なコミュニケーションが促進

メールや電話での連絡に基づいた情報の伝達は、情報の共有範囲が個人や特定の担当者などに偏ってしまいます。だからといってメールの送信先を部門外の担当者なども含め増やしたとしても、誰に向けた情報なのかがあいまいになり、メールの見逃しや、どのメールが最新情報なのかわからなくなってしまう場合があります。

Teamsでは所属組織のメンバーだけでなく、部門外や協力会社、ビジネスパートナーなどもゲストとして招待できます。あらゆる情報がワークベースへ一元化されるため、部門の内外に関わらず必要な情報を得られます。すべてのやり取りは時系列に沿って履歴に残るため、どのデータが最新であるかも一目瞭然です。このようにTeamsで組織横断的なコミュニケーションが実現します。

働き方改革の推進を実現

Teamsのチャネルでは画像やファイルを添付したテキストチャットを用いたコミュニケーション機能があります。メンション機能で、特定メンバーへメッセージの通知ができるので、重要なメッセージの見逃しの防止になります。重要なメッセージを受けた後に、インスタントメッセージや音声通話、ビデオ会議などを使用してリアルタイムのコミュニケーションへと容易に移れるでしょう。

メンション機能はスマートフォンアプリでも受信できるため、場所を選ぶことなくコミュニケーションを取れます。重要なメッセージを受けて急な会議をするために、外出先からオフィスに戻る必要もなくなるため、移動時間削減や業務効率化という側面からもTeamsで働き方改革を推進できます。

サービスへの追加投資が不要

TeamsはOffice 365を使用している組織であれば、無料で使用できます。他のWeb会議ツールやビジネスチャットツールのようにサービスを利用するためのライセンスは不要です。Office 365を利用していない協力会社やビジネスパートナーなども無償ライセンスを使用すれば、Teamsのワークスペースに参加して共同作業や情報共有を行うといった基本機能を使用できます。

安全性への配慮が万全

TeamsはOffice 365で使用されているID認証をサポートしており、モバイルアプリケーションによる認証や電話、SMSによる他段階認証などにも対応しています。また、Teamsのサービスを提供しているデータセンターは全世界に40以上もあり、法令や組織のコンプライアンスなどにより国外でのデータ保存が認められない場合でも、場所を指定して安全にデータの保管ができます。

さらにデバイスとユーザーの一元管理機能を備えており、チャットやドキュメント、スケジュールの表示・編集・削除などの操作を誰がどのようなデバイスで、いつ、どんな作業を行ったかという詳細なログが記録されるため、より一層の安全性に繋がります。

まとめ

昨今、テレワークに代表される働き方の変革によって今までとは異なったワークスタイルが急速に広まっています。Officeアプリケーションとの親和性が高く、ビジネスのスピードを落とすことのないMicrosoft Teamsの導入は、テレワーク業務において有力な選択肢のひとつと考えられます。