現場帳票の電子化とは、これまで紙ベースで行っていた、現場帳票の記録・保管・管理の電子化を意味します。電子化を取り入れることにより、業務の効率化やセキュリティ性の向上、経費削減を実現できます。本記事では、現場帳票の電子化の概要や電子化すべき理由、電子化のメリットや注意点を解説し、作業効率化におすすめのツールを紹介します。
現場帳票の電子化とは？
現場帳票の電子化とは、日々大量の紙を使っていた現場の記録・保管・管理などの業務をペーパーレスに切り替えて、タブレットやスマホなどで行うことです。
これまでは、現場に大量の資料やPC、カメラなどを持参して、帳票に記入することが一般的であり、帳票の承認や確認も紙ベースで行っていました。会社に戻ってからも帳票を整理するなど、大幅な手間がかかることが厄介でした。また、帳票以外にも工程表や仕様書などのさまざまな関連資料も、同様に紙で管理されていることが実情です。
タブレットやスマホなどのデバイスを用いた電子化によって、これらの煩雑な業務を効率化できます。近年は、現場における業務効率化のために、あらゆる企業で取り入れており、働き方改革やDX推進にも役立てています。
なぜ現場帳票を電子化するべきなのか
なぜ、現場帳票の電子化を行うべきなのでしょうか。これには、従来の帳票や紙伝票での保管・管理に課題があるからです。
従来、ほとんどの企業では社内リソースが紙であり、多くの帳票は紙ベースが基本でした。しかし、手書きの帳票作成は時間を要する上に、修正にも手間がかかってしまいます。また、保管にもファイリングが必須です。整理の仕方によっては、確認したい帳票がすぐに見つけられない、などのトラブルが発生しやすいでしょう。
さらに、保管場所の確保も大きな課題です。増え続ける帳票を保管できるスペースは限られており、他所に倉庫を借りて保管するなどの手段を取らなければなりません。
これらの手間は、業務の効率性や生産性にも大きく影響します。この課題解決に重要な役割を果たしてくれるのが、電子化です。
現場帳票を電子化することで得られるメリットとは？
現場帳票を電子化することで、紙ベースにおける課題が、どのように解決されるのでしょうか。ここでは、6つに分けて解説します。
【時間的コストの削減】
紙ベースの課題のひとつとして挙げられる、帳票作成にかかっていた膨大な時間が、電子化によって短縮できます。単なるPC入力に切り替わるのではなく、決められたフォーマットを活用することで、誰でも簡単に作成が可能です。
また、帳票を閲覧する際も、検索機能を活用すれば、目当ての帳票を素早く見つけられます。社外のどこからでも、帳票の作成・整理・閲覧ができるため、会社に戻って業務を継続する必要がなくなり、業務の効率性は改善されるでしょう。
【帳票の配信の効率化】
電子化により、従来型の帳票を郵送やFAXで送る手間がなくなります。そのため、帳票の処理や提出が簡潔化され、取引先とのやり取りがスムーズになるでしょう。
また、検索性が高くなることで、帳票に関する問い合わせにも、すぐに対応できます。
【必要経費の削減】
電子化において、用紙やインク代、ファイル代 などの削減が可能です。他にも、帳票の印刷を外注している場合はその印刷代、自社で印刷している場合はプリンタなどの維持費、保管場所を借りている場合はレンタル代など、さまざまな必要経費が一切かかりません。
【保管・管理のセキュリティ強化】
紙ベースでの保管・管理は、セキュリティに弱点があります。社外に持ち出して紛失した場合、情報漏えい のリスクは否めません。また、経年劣化が原因で、閲覧できなくなるおそれも考えられます。
電子化することで、閲覧に欠かせないパスワードやアクセス制限を設け、堅牢性の高いセキュリティが実現されます。さらに、閲覧したユーザーなどの履歴も確認できるため安心です。
【社内リソースの蓄積は利益を生む可能性も】
紙ベースで行われていた帳票の管理を電子化することから、これまでにない方法で帳票を活用できる可能性があります。紙の帳票で蓄積された膨大なデータを、すべて把握することは困難です。しかし、その中には貴重なデータが隠れている可能性も否めず、利益のチャンスを逃しているかもしれません。
電子化により、帳票の検索性が高くなり、閲覧もスムーズです。これまでのデータを活用すれば、新たな利益獲得の可能性が広がるでしょう。
電子化する際の注意点
現場帳票を電子化する際に、導入コストや業務手順の変化、フォーマット作成の必要性などの注意点があります。
【導入コストがかかる】
現場帳簿の電子化には、2022年に改正された「電子帳簿保存法」などの法的要件を満たすためのシステム導入や、デバイスなどのハードウェアの購入にコストがかかります。
また、セキュリティ強化のためのソフトウェアを導入する必要性も出てくるでしょう。このように電子化には、導入コストなどの初期投資が欠かせません。
【業務手順の変更】
電子化することで、これまでの紙ベースで行ってきた業務手順が変わります。慣れれば効率化しますが、慣れるまではかえって非効率になるリスクもあります。長年行ってきた業務手順の変更に対して、反発を起こされかねません。周囲の理解を得ることはもちろん、研修を開催するなど、できるだけ従業員の不安要素を取り除くことが重要です。
【フォーマット作成の必要性】
現場帳票を電子化する際には、最初にフォーマットを作成しなければなりません。そもそも電子化とは、あらかじめ作成されているフォーマットに、必要事項を入力することで、業務の効率性を上げるものです。そのためには、その業務に合ったフォーマットを準備します。電子化ツールによっては、フォーマットを自由に作成できるものや、これまで紙の帳票で使っていたフォーマットを、そのまま引き継いで使えるものもあります。
現場帳票の電子化には「i-Reporter」がおすすめ
電子化を取り入れるには、対面型の指示や報告、大量の帳票の整理、会社に戻って報告書の作成など、あらゆる手間をすべて効率化するツール「i-Reporter」がおすすめです。製造業や建設業など、幅広い業種の現場において、業務効率化に役立っています。ここでは、導入した事例をもとに、「i-Reporter」で効率化する理由を紹介します。
【大量の紙の帳票を「i-Reporter」で電子化】
ファイリングに大幅な時間がかかっていた大量の帳票を電子化することで、帳票の検索性の向上や管理コストの削減を実現します。また、保管場所の確保も不要です。
【エクセル帳票をそのまま移行可能】
これまで、紙の帳票で使っていたフォーマットを、そのまま電子帳票への置き換えが可能です。見た目が変わらないので、現場での帳票記入に慣れている従業員も、スムーズに対応できます。
【入力データの種類に応じた簡単な入力】
チェック」「数値入力」「マスター入力」「カメラ」「音声」などの専用デジタルインプットにより、誰でも簡単にミスのない入力ができます。
【多彩なシステム連携】
ExcelやCSV、PDFファイルへの出力、既存システムや各種クラウドとの連携も簡単に行えるため、報告書の作成やシステム登録などが効率化されます。
【手厚いサポート体制】
「i-Reporter」は、導入までに製品の説明や操作講習会、無料トライアルを行った上で検討できます。また、導入後には運用サポートも実施されているので、安心して利用を開始できるでしょう。
まとめ
現場帳票の電子化は、セキュリティを強化しつつ、業務効率化に役立ちます。一方、導入コストがかかることや業務手順の変更などに注意が必要です。「i-Reporter」の導入にあたっては、社内状況を把握して検討すべきでしょう。i-Reporterは無料トライアルが可能で、運用サポートも充実しているため、現場での業務効率化を目指すことができます。
