マーケティング担当者ならば、日々メールを配信し顧客の確保に努めているでしょう。今はSNSなどの利用が多くなっていますが、メールもまだまだ重要なマーケティングツールです。
このメール配信において重要となるキーワードが「オプトアウト」です。このキーワードを理解しておかなければ、マーケティング担当者として大きなミスを犯してしまう可能性があります。また、法律的な問題に発展する可能性もあるため、この機会に正しく理解していきましょう。
オプトアウトとは？
オプトアウトにはふたつの意味があり、それぞれ以下のとおりです。
- マーケティングメールを一方的に送付する
- 個人情報を一定の同意に基づいて提供する
大きく意味が異なるため、どちらも正しく理解すべきです。以下ではそれぞれの意味について解説します。
マーケティングにおける意味
「オプトアウト」とは、英語で「Opt Out」と記載し日本語に訳すと「身を引く」「団体などから脱退する」との意味を持つ言葉です。マーケティングの世界では、これらの意味が転じてユーザの許可を得ることなく、広告メールなどを送付する行為を指します。
送付先の同意を得ていないため、オプトアウトでのメール送付は基本的に禁止されています。これは法律で定められているため、後ほどご説明します。
マーケティング担当者として理解すべきなのは「オプトアウトの状態でマーケティングに関するメールを配信してはならない」という部分です。ここを理解していなければ法的な問題を指摘される可能性があるため特に注意しましょう。
個人情報における意味
個人情報保護法におけるオプトアウトとは、個人情報の第三者提供について事前に知らせておくことで、本人が同意したとみなす仕組みを指します。また、本人が希望したときに第三者への提供を停止することも含まれます。
個人情報の第三者提供とは、事業者が保有する利用者の個人情報を、事業者以外の別の誰かに提供することです。つまり、企業が自社で保有する顧客データを名簿業者や下請け会社に渡す際に、Webサイトなどに利用目的を公開していれば、本人からの許諾を得ているとみなすのがオプトアウトです。
対となる言葉に、「オプトイン」という言葉があります。これは、個人情報の利用に際して、事前に本人から許諾を得ることを指します。英語では「opt in」と表記し、「参加する」「加入する」などを意味します。
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オプトアウトがマーケティングで重要視される理由
オプトアウトとは何かについてご説明しました。続いては説明を踏まえて、オプトアウトが重要視される理由についてご説明します。
重要視される背景には特定電子メールの送信の適正化等に関する法律
オプトアウトに大きく関わる法律として「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」があります。こちらの法律を守りながらマーケティングをするために、オプトアウトを理解する必要があるのです。
「特定電子メールの送信」と表現されても理解しにくいですが、簡単に説明すると「営利団体や個人事業者が自己又は他人の営業につき広告又は宣伝を行うための手段として送信するメール」を指しています。つまり、マーケティングに関するメールは基本的に該当すると考えておきましょう。重要事項の通達など例外的なものはありますが、それらを除いて法律の規制対象です。
こちらの法律は幾度か改正されていて、2008年の改正で原則としてオプトイン方式のみが認められるようになっています。先程もご説明しましたが、同意を得ずに一方的に送りつけるオプトアウト式のマーケティングは禁止されているのです。
個人情報を第三者に提供するには届出が必要
従来では、オプトアウト方式で個人情報を第三者に提供する場合、個人情報の取り扱いについて事前通知しておけば問題はありませんでした。しかし、個人情報保護法改正に伴い、事前の個人情報保護委員会への届出が必要となっています。また、取得できる個人情報の範囲や取得方法についても個人情報を保護する観点から厳密になりました。
なお、個人情報保護法は厳密な運用を徹底するために、罰則が厳しく設けられています。オプトアウトに関する規定を理解することなく情報提供をすると、社会的信用を失ったり損害賠償を請求されたりする可能性があるため、特に意識すべきです。
オプトインに関してマーケティング担当者がやるべき行動
ご説明したとおりオプトインには多くのルールがあります。それらを踏まえて、マーケティング担当者がやるべき行動をご説明します。
オプトアウトで同意のないメール配信をしない
繰り返しですが現在は法律でオプトアウトでのメール配信が禁止されています。そのため、同意を得ていない相手に対して、一方的に無差別なメール配信はできません。
また、直接的に同意を得ておらずオプトアウト方式で個人情報を得た場合にも注意が必要です。基本は同意を得る必要がありませんが、同意しないことを示されるとマーケティングができなくなります。
法律の適用範囲を把握する
オプトアウトとして制限されるメール配信は法律で定められています。マーケティングに関するものを中心に定義されているため、それらすべてを把握するようにしましょう。誤った理解でメール配信をしてしまうと法律違反になりかねません。
また、内容はもちろんのこと、メール配信の手段についても注意すべきです。メールといえばe-mailをイメージする人が多いですが、SMSも規制の対象となっています。ここも理解漏れがあると違法行為となりかねないため、よく確認すべきです。
オプトインでもオプトアウトについて記載する
マーケティング担当者はオプトインで同意した相手に対してメール配信をします。ただ、これらのメール配信においてもオプトアウトの方法を明示する必要があります。分かりやすく記載することが法律で求められているのです。
中には「一度、同意を得ていれば何も問題ない」と考える人がいるかもしれません。しかし、人間の考えは変わるものであり、何かを境にメール配信などが不要になる可能性はあります。そのような状況において、自らの意思でメール配信を停止できるようにするのです。
必要な情報を明記する
オプトインでメール配信をする場合でもオプトアウトの方法などいくつかの情報を記載する必要があります。例えば以下が必要です。
- 送信者の氏名
- 送信者の住所
- 送信者の問い合わせ先
これらの記載がなければマーケティングのメールとして成り立ちません。マーケティングのメールにおいて当たり前の情報だと思われますが、必ず記載するようにしましょう。
まとめ
オプトアウトには大きくわけて2つの意味があります。メール配信に関するものも個人情報に関するものも重要であるため、どちらも正しく理解を持つべきです。マーケティング担当者にとって基本的な知識であり、オプトアウトの理解なしにメール配信をしてはなりません。
メール配信においても個人情報の保護においても、法律の規制があり違反者には罰則が設けられています。つまり、マーケティング担当者の過ちは会社として罰を受けることにつながり、会社の信用力を下げかねないのです。自分がその当事者にならないためにも、改めてオプトアウトについて理解するようにしましょう。
