商品の受注から納品・請求処理まで担当する販売管理の仕事は、業務フローの管理が非常に煩雑になりやすいため、その業務を効率化できないか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、販売管理における一連の業務フローの説明に加え、それらの管理業務を効率化するシステムについて紹介します。
販売管理とは
販売管理とは、販売計画の策定から始まり、販売員の雇用、仕入れ、受注、出荷、納品、請求など、販売戦略の実施における一連のプロセス管理を指します。要するに、ビジネスにおけるお金と商品の流れを管理するのが販売管理の仕事です。商品の販売はあらゆる企業の核心的課題であり、販売プロセスを適切に管理することは、ビジネスにおいて最も重要なことの1つです。近年では、オンラインビジネスの普及によって、多くの取り引きがインターネット上で行われるようになり、販売プロセスも劇的に変化しています。販売管理においても積極的にITツールを活用するなど、時代の変化に適応していくことが求められています。
販売管理の目的
販売管理の主な目的としては、収益の確保や業務効率の向上、顧客満足度の向上などが挙げられます。以下では、それぞれの目的について解説します。
- 収益の確保
販売管理の最大の目的は、やはり収益を向上し、売上目標を達成することです。そのため販売管理においては様々な業務プロセスを調整し、どのようにしたら利益を最大化できるか試行錯誤します。それは在庫管理の徹底という形であらわれるかもしれませんし、商品の輸送コストの削減に取り組むことになるかもしれません。いずれにせよ、ビジネスにおいて継続的に利益を上げていくためには、あらゆる業務プロセスを可視化し、そこに潜んでいる非効率性やリスクの芽を細やかに潰していくことが必要です。 - 業務効率の向上
販売管理をする上では、業務フローが無駄に停滞していたり、担当者に過度の負担が出ていたりしていないかを洗い出し、業務改善に取り組むことも重要です。たとえば、違う部署で同じ業務を重複してやっていないか、本質的に重要でないところにコストを取られていないか、あるいは逆に大事な業務が疎かになっていないかなどをチェックします。そうすることで、従業員の負担軽減やコストカット、あるいはミスの軽減などが期待できます。 - 顧客満足度の向上
リピーターを獲得し、収益の安定化を図るためには、顧客目線を心がけた顧客満足度の向上に取り組むことが重要です。顧客満足度を向上させるには、商品やサービスそのものの質的向上も不可欠ですが、感じのいい接客や迅速な配送、行き届いたアフターフォローなど、顧客体験(CX)全般の向上に取り組む必要があります。
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販売管理の業務フロー
販売管理は数々の業務フローを対象としています。以下では、その主だった管理内容について解説します。
1. 受注管理
受注管理では、顧客への「見積もりの提案」から始まり、「契約」し、実際に注文を「受注」するまでの３つのフェイズを管理します。企業間のビジネスにおいては、取り引き前にあらかじめ商品の購入に必要な金額を知るため、発注企業が「見積書」の発行を依頼するのが一般的です。受注企業はそれに応じて、商品の個数や仕入れ値などを反映した見積額を算出し、取引先に提示します。発注側が、その見積もり内容に対して異存なければ契約の成立へと進み、その後正式な受注に至ります。受注業務においては、注文内容を記載した明細書や受注伝票の発行をします。これらの書類の発行業務は企業によって、営業担当者が行う場合もあれば、専門部門が行う場合もあるでしょう。
2. 出荷管理
出荷管理は、受注した商品の「出荷」から「納品」までの2ステップで構成されています。
受注業務が完了したら、今度は受注した商品を取引先へ出荷する作業が必要です。出荷業作業に当たっては、出荷に必要な書類を揃え、在庫管理者と情報共有し、受注した商品が指定の納期までに取引先に届くよう手配します。商品を実際に取引先に届けること、そして受領の事実を確認することが納品業務です。納品にあたっては外部の配送業者に依頼することもあれば、営業担当者自らが商品を届け、さらに取引先企業との関係を深めていく場合もあるでしょう。納品の確認手段としては、納品伝票や受領証にサインや確認印を押してもらうのが一般的です。
3. 請求管理
請求管理においては、主に「請求書の発行」と「取り引き金額の回収」が業務になります。企業間の取り引きにおいては、現金ではなく請求書払いで対応するのが一般的です。それゆえ取り引き金額の回収とは言っても、基本的には指定した支払期日までに金融機関にお金が振り込まれているのか確認するだけで済みます。とはいえ、もしもその日までにお金が振り込まれていなければ、先方の担当者に連絡し、入金を催促しなければいけません。
4. 仕入れ管理
仕入れ管理は、文字通り商品を仕入れるための業務です。仕入れ業務は「見積もり」「契約」「発注」「納品」「支払い」の5ステップで構成されています。これらの仕事は、ここまで説明してきた業務フローにおける発注企業の立場に自社を置き換えて考えればよいでしょう。発注した商品を納品したら内容を確認して検収処理し、経理などを通して期日までに支払い手続きをします。
5. 在庫管理
在庫管理は、その名の通り、自社の抱えている在庫を適正に管理する仕事です。在庫管理の仕事は「在庫受け払い」と「実地棚卸し」の２つに分かれます。在庫受け払いとは在庫の出入庫のことで、同時に何の商品がどれくらい増減したのかも記録します。他方、実地棚卸しとは、商品の在庫数がデータと相違ないか確認する仕事です。在庫管理においては在庫を抱え込みすぎず、かといって欠品を出さず、適正なバランスを維持しなければなりません。
販売管理の効率化を実現するシステムの導入
上記で解説したように、販売管理の仕事は非常に多岐に亘るため、すべてを人力で作業したり確認したりしていてはとても非効率です。そこで販売管理を効率化する方法として有効なのが「販売管理システム」の導入です。
販売管理システムとは、前項で解説した受注管理、出荷管理、在庫管理、請求管理、仕入れ管理などの業務フローをデジタル上で効率的に管理・処理するためのシステムです。販売管理システムでは受注から納品・請求に至るまで、商品とお金の動きを一元的に管理することが可能です。販売管理は様々な業務フローに分かれるため、業務の進捗状況について全体像が掴みにくいという特性があります。しかし販売管理システムを導入することで、書類の発行やデータ管理に必要な入力業務を効率化し、情報共有もシステム上で自動で行われるようになります。これによってヒューマンエラーの発生なども抑制され、精度の高い販売管理が可能になるのです。
また、販売管理システム以外にも「PIM」の導入もおすすめです。PIMとは商品情報を管理するためのシステムで、商品情報の一元管理ができます。PIMを活用すれば商品カタログの作成なども容易になるため、商品プロモーションの促進に役立てることも可能です。
販売管理フローを効率化する「SAP Customer Experience」
販売管理システムやPIMなど、ITツールを積極的に活用することで販売管理の業務効率化や管理能力の向上が実現できます。そこで販売管理をサポートする具体的なツールとしておすすめしたいのが、次世代クラウド型CRMソフトウェア「SAP Customer Experience（SAP C/4 HANA）」です。
SAP C/4 HANA は欧州でもトップクラスのITベンダーであるSAP社が提供しているCRMサービスで、顧客データを1つのプラットフォームで一元管理できます。
SAP C/4 HANA では、CRMの顧客データと、在庫管理や生産管理といったERPの業務データ連携が可能なほか、販売プロセスの自動化を可能にする「SAP Sales Cloud」など、販売管理に役立つ便利なアプリケーションを搭載しています。SAP C/4 HANAを活用することで、販売管理フローの効率化を実現できるでしょう。
まとめ
販売管理の仕事は主に、「受注管理」「出荷管理」「在庫管理」「請求管理」「仕入れ管理」など5つの業務フローに分けられます。当然ながら、これらの業務フローの内部にはさらに細かな仕事があり、これら一連の業務管理を人力ですべて行うのは困難を極めます。こうした販売管理の仕事を効率化するには、販売管理システムやPIMなどのITツールを活用するのが有効です。これらのツールを使うことによってデータの一元管理が可能になり、ミスやトラブルの早期発見・早期対処も実現できるでしょう。手作業での販売管理に限界を感じている企業の方は、ぜひこれらのツールを導入してみてはいかがでしょうか。
