事業が拡大するにつれ、企業が扱う商品は増えていき、その商品データを管理・更新する手間もどんどん増えていきます。そこで本記事では、商品データを管理する方法やその必要性について、「PIM(製品情報管理システム)」の紹介を交えながら解説していきます。
データ管理の必要性
商品データに限らず、そもそもどうして企業はデータ管理に力を入れなければならないのでしょうか。以下ではまず、企業においてデータ管理が重要な理由について解説していきます。
情報流出リスク抑制
企業がデータ管理に取り組むべき理由としては、まずデータの紛失や情報漏えいリスクを抑止することが挙げられます。社内のデータ管理の不備によって、万一にも顧客データの流出などが発生した場合、企業の信用は失墜し、裁判沙汰にまで発展するおそれもあります。今日の情報化社会において、安全なデータ管理に取り組むことは企業の義務といえるでしょう。
連携による業務効率化
データ管理を徹底し、データの共有を促進することによって、社員間・部署間の連携強化や業務効率化が期待できます。たとえば、プロジェクトの進捗状況やスケジュールがデータ化され、しっかり共有されていれば、何かトラブルが生じた際も上司が素早く気づき、フォローすることが可能になるでしょう。
日本企業においては、システムが部署ごとに乱立しており、データも部署間で分断されているケースが多く見られます。しかし、統合的なデータ管理プラットフォームを整備するなどして、全社的なデータの一元管理を実現できれば、部門間のコラボレーションも促進できます。
データドリブンの実現
「データドリブン」とは、経験則や勘といった不確かなものに頼らず、データに基づいたビジネスを実践しようという経営思想です。たとえば、自社の在庫データを分析し、どの在庫がどれくらいのサイクルで消化されるかを可視化できれば、在庫管理を最適化し、余剰在庫の削減などが実現できるでしょう。
しかし、このようにデータを分析するためには、前提としてデータがしっかり管理され、整備されていなくてはなりません。それゆえ十全なデータ管理は、データ活用を可能にする土台であるといえます。
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商品データを管理する方法
前項ではデータ管理の重要性について解説しましたが、実際にデータを管理する方法としては、具体的にどのようなものが挙げられるでしょうか。以下では商品データの管理に焦点を当てて、その管理方法について解説していきます。
Excel
商品データを管理する方法としては、Excelによる管理がまず挙げられます。周知の通り、Excelはビジネス社会においてスタンダードな表計算ソフトです。それゆえ多くの人は普段の業務でExcelを使い慣れており、商品データの管理においても活用している企業は多いことでしょう。
このようにExcelは利用できる人が多いため、これを活用することによって、データ管理業務の属人化を防ぎやすいというメリットがあります。しかしその反面、Excelでマクロなどを用いて本格的な表を作り込むのは大変手間がかかるうえ、個人ごと・部門ごとの独自フォーマットの乱立や、入力ミスによるヒューマンエラーが起こる可能性も考えられます。
商品情報管理（PIM）
商品データを管理する方法としては、「PIM」の活用も挙げられます。PIMとは「Product Information Management（プロダクトインフォメーションマネジメント）」の略で、日本語にすると「商品情報管理」と訳されます。
PIMでは、必要なカテゴリーやデータフィールドに応じて商品情報を整理・分類し、商品データを編集することが可能です。そうして取りまとめた情報を使えば、商品カタログなどを効率的に作成し、それを販促に役立てられるでしょう。つまりPIMは、製品情報をより簡単かつ豊富に整備し、顧客へ充実した商品情報を提供することを可能にするのです。
商品情報管理（PIM）を導入するメリット
PIMを導入することによって、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。以下では、PIMの主なメリットについて解説していきます。
情報の一元管理
PIMは商品情報に関するデータプラットフォームとして、Excelや社内共有サーバー、個人PCなどに分散していたデータ情報の一元管理を可能にします。商品情報の一元管理が可能になることで、商品情報の充実化を図るとともに、メディアへの掲載ミスを防いだり、情報ガバナンスを強化したりできます。
各システムとの連携
PIMに集約された商品情報は、Webや各種アプリケーションなどマルチチャネルに一斉配信することが可能です。これによって各メディアへの情報反映は容易になり、商品情報の不整合などのリスクも抑止できます。
販促強化による売上の向上
PIMに集約された商品情報は、商品カタログやプロモーションビデオなど、販促物の作成に役立てられます。充実した商品情報は魅力ある商品プロモーションを可能にし、売上の向上などに寄与します。
「SAP Customer Experience」で管理体制を強化
PIMの活用によって、企業は商品情報の一元管理が可能になり、商品のプロモーションなどを強化できます。とはいえ、効果的なプロモーションを実施するには、顧客がどのようなニーズを持っているのかを事前に把握し、そこを的確に射貫くターゲティング戦略が欠かせません。
SAP社が提供する次世代クラウド型CRMソフトウェア「SAP Customer Experience（SAP C/4 HANA」は、顧客データを1つのプラットフォームで一元管理し、顧客の全体像を把握するのに役立つソリューションです。SAP C/4 HANAでは、CRM（顧客管理システム）の顧客データと、在庫管理や生産管理といったERPの業務データを連携させることも可能です。
また、SAP C/4 HANA 搭載のアプリケーション「SAP Marketing Cloud」では、企業内に散在する顧客データを1つに集約し、顧客プロファイルを作成できます。この顧客プロファイルに基づいて、顧客一人ひとりにパーソナライズしたキャンペーンなどを実行すれば、実効性のあるマーケティングが実現できます。その際、PIMによって充実された商品情報は、顧客を希求する重要な素材となるでしょう。
まとめ
効率的な商品データの管理を実現する方法としては、PIM(製品情報管理)の導入がおすすめです。PIMは、商品情報の収集や管理を効率化し、製品カタログやプロモーションビデオの作成など、効果的なマーケティング戦略の実施に役立つソリューションです。PIMの活用により、企業は自社の保有する商品データの管理を一元化し、魅力的な商品情報や体験をいち早く顧客に提供することが可能になります。さらにSAP Customer Experience（SAP C/4 HANAなど、ほかのITツールとの組み合わせによって、PIMの商品データを用いたマーケティング戦略はより効果的になることが期待されます。
