企業が扱う情報は、ITシステムで管理するのが一般的となりました。現在では多くの企業が基幹システムを用いて作業を行っており、生産性が大きく向上しています。こうした時代の波に乗り遅れないためにも、企業は新しいシステムに関する知識を深めていかなくてはいけません。そこで本記事では、基幹システムの基礎知識を詳しく解説します。
基幹システムとは
基幹システムとは、企業の基幹業務を効率化するためのソリューションです。企業の「生産」「財務」「人材」といった基幹業務に合わせて、さまざまなサービスが提供されています。
基幹業務とは、企業の中心となる業務をいいます。たとえば、製造業であれば業務の中心は「生産」「在庫」など、小売業では「販売」「発注」などが挙げられます。つまり基幹システムとは、こうした業務に使用する「生産管理」「在庫管理」「販売管理」「発注管理」などのソリューションを指すわけです。
また、企業が適切に業務を遂行するためには、「人材」「給与」「財務」といったデータの管理も行わなくてはいけません。こうした企業に必要なデータを管理するソリューションも、基幹システムに含まれます。
基幹システムの種類
では、基幹システムには具体的にどのような種類があるのでしょうか。以下では、主なシステムをピックアップしてご紹介します。
生産管理システム
生産管理システムは、「生産」「在庫」「販売」「原価計算」「計画」など、製造に関わる管理を行うためのソリューションです。製造業務には多くの工程がありますが、1つのシステムですべての作業を統合管理できるのが特徴です。
従来では、Excelなどを用いて管理するのが一般的でしたが、この手法では状況の把握が難しいという難点があります。その点、生産管理システムは全体の状況を可視化するため、「抱えている在庫の種類・数・場所」「生産・販売計画」「原価」などの情報が簡単に確認できるようになっているのです。
販売管理システム
販売業務で生じる商品やお金の流れを管理するのが、販売管理システムです。販売の工程を含む製造業・卸売業・小売業・医薬品業といった業種向けのサービスとなっており、それぞれの業種に合わせたサービスが提供されています。
基本的な機能としては、「売上」「請求」「入金」「支払」といったお金の流れを管理するものや、「受注」「発注」「仕入」「在庫」「出荷」などの商品プロセスを管理するものが利用できます。
在庫管理システム
在庫管理システムは、名前の通り企業が抱える在庫を管理するシステムです。現状の在庫数や入出荷の数量がリアルタイムで把握できます。
在庫管理システムでは、在庫の登録や発注といった業務が発生するため、「ハンディターミナルとの連携」「見積書・請求書の作成」といった機能が付属しています。また、在庫管理は製造や物流、小売業などに関連した業務であるため、「倉庫管理」や「通販」など、それぞれの業種に対応したサービスが展開されています。
勤怠管理システム
従業員の勤怠を細かく管理するためのシステムが、勤怠管理システムです。従業員の勤怠状況の柔軟な把握と不正防止に役立ちます。
勤怠管理といえばタイムカードやExcelなどで行うイメージがありますが、この手法では改ざんなどのリスクがあるうえ、従業員が多い場合は各々の残業時間の把握が難しいという課題も残ります。こうした問題に対応するため、勤怠管理システムには「生体認証での打刻」「残業・休養超過時のアラート」といった機能が付属しています。
顧客管理システム
顧客管理システムとは、企業が抱える顧客情報を管理するためのツールをいい、CRMとも呼ばれています。基本的な機能として、顧客の「個人情報管理」「購買・行動管理」が付属しています。
そのほか、マーケティングに関する機能が付属しているサービスもあります。マーケティング機能では、たとえば「顧客へのメール自動配信」「データ分析」「キャンペーン管理」などが利用可能です。
財務会計システム
財務会計システムは「帳簿・決算書の作成」「伝票の入力」など、財務諸表に関わる基本的な業務を効率化するためのシステムです。財務会計では多くの書類を作成するため、同じ数字を転記することがよくありますが、システムを活用すればこうした作業の自動化が可能です。
また、会計には「管理会計システム」というのもあります。これは、経営層が経営状況を確認するために導入するソリューションです。予算・実績・集計といった、データ分析に必要な情報の入力を自動化・効率化できます。
人事給与システム
通常、人事管理と給与計算は個別に管理されますが、これらを統合的に管理するためのツールが人事給与システムです。具体的には、人事管理にあたる「採用」「健康」「情報履歴」「評価」と、給与管理にあたる「給与計算」「差額改定」「年末調整」「予算管理」などを統合できます。これにより人事管理の業務が効率化するほか、インシデントの防止にもつながります。人事や給与に関わる制度の改正があった場合も、即座に反映することが可能です。
基幹システムの導入メリット
続いては、基幹システムを導入する主なメリットについてご紹介します。
経営情報の可視化
基幹システムでは、業務上で発生する情報をデータとして管理することが可能です。そのため、業務に関わる情報の把握がしやすくなり、経営情報の透明性が増します。各部門のもつデータが可視化されれば、自社の現状や課題がわかりやすくなるため、問題を改善へと促せます。
また管理会計など、経営の指標をデータで算出するためのシステムもあります。こうしたサービスを活用すれば、従来のような勘や経験則に基づく不安定なものでなく、データを利用した合理的な意思決定が可能となるのです。
業務の効率化・平準化
多くの基幹システムには、業務効率化のための機能が付属しています。その代表として挙げられるのが、ルーティンワークを自動化するシステムです。「アラートや顧客へのメール送信」「データ集計」「合算処理」など、日々の業務の中で行う反復的な作業を自動化できます。これにより人手が少ない中でも一定水準の品質が保たれるため、脱属人化につながります。
人的ミスの削減
Excelなどを用いた手作業の入力では、作業工程が多くなるほどミスが生じる可能性も高くなります。また、ミス防止のため二重チェックを行うことがありますが、その分リソースも余計に割かなければなりません。
基幹システムでは、作業効率化のために手作業での入力や工程が少なく、先述した自動化機能もあるため、インシデントやミスが発生しづらくなっているのです。ミスを防止するためにリソースを割く必要もなくなるので、人件費や工数などの削減につながります。
基幹システムとERPの違い
ERPとは、基幹業務とメールソフトなどの情報系システムを一元管理するシステムのことです。部門間でデータを連携・共有して業務に活かしたり、複数の情報から経営判断の分析に使用したりといった活用ができます。
一方、基幹システムでは業務ごとにシステムが独立しているため、その点がERPとは大きく異なります。基幹システムの場合は、1つずつサービスを適用すればよいため、小規模スタートができるというメリットがあります。
基幹システムとERPはどちらを導入すべき？
ERPは基幹システムと違い、複数のシステムを統括して利用することから、システムの規模が大きいという特徴があります。そのため、導入・運用コストが高くなるというデメリットがありました。しかし近年では、クラウドサービスの台頭やERP製品の増加により、こうしたデメリットを払拭するサービスが増えてきたのも事実です。
また、各部門の扱うデータは相互に関係し合っているため、孤立させるべきではないという考えもあります。基幹業務に関わるデータを一元化できれば、部門間連携の強化やデータドリブン経営の実現などにもつながるため、DXの観点からしてもERPの価値は高まってきています。ITシステムによってDXを推進したいのであれば、ERPを導入するほうがベターでしょう。
まとめ
基幹システムは、企業の基幹業務である「生産」「財務会計」「人事」などを効率的に行うためのソリューションです。基幹システムを導入することで、業務効率化やミスの軽減、経営情報の可視化といったメリットが得られます。
また、基幹システムを統合的に利用できるシステムとして、ERPがあります。ERPを利用することで、部門間の連携強化やデータ分析による合理的な意思決定が実現可能です。中でもMicrosoft社が提供するクラウド型ERP「Microsoft Dynamics 365」は、利用したい機能を自由に選択できるという特徴があります。気軽に導入できるため、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
