多くの職種・企業で課題となっているのが、働き手の不足です。労働人口が減っていることで働き手が1つの企業に定着しづらく、ステップアップを目指して転職をしたり、より条件のよい企業へと移っていったりしている現状があります。
そのため、少ない人材でも今までと同じように、それ以上の業務効率化を図るために重要だとされているのが「RPA」です。RPAとはどのようなことか、企業がRPAを導入するとどのような効果が得られるのか、費用対効果について考えてみましょう。
RPAとは
まず、RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」のことをいいます。それぞれの単語から想定できるように、RPAとはロボットによって自動化する工程のことを意味します。これまでの業務の多くは、人の手によってすべて行われてきました。しかし、ロボットなど技術が発達した昨今では、プログラムによって作業を自動化したり、人が行っていた仕事をロボットに任せられるようになったりするなどの変化が起こっています。
その例として挙げられるのが、配達に使われている自動走行ロボットや、レストランでの配膳ロボットなどです。これらと同じように、業務に関する工程を自動化してやってもらおうというのが、RPAです。RPAは人間にしかできないと思われていたホワイトカラー労働の領域を機械化する、画期的な仕組みです。
RPAによる業務効率化の効果
まず、RPAを導入するとどのような効果が得られるのかを考えてみましょう。企業が抱えていた業務効率化に向けた課題がどれくらい改善できるのか、RPAにどのような業務が任せられるのでしょうか。RPAによる業務効率化の効果について紹介します。
人件費の抑制
まず大きなメリットとして挙げられるのが、「人件費を抑えられること」です。企業が抱える大きな課題として挙げられるのが、人件費というコストです。人材育成のためには適切な給与・報酬を与えることは重要ですが、そのためには育成を行う担当が必要なこと、採用にもコストがかかることがネックになります。
RPAの導入によってある程度の仕事を自動化すれば、それだけ人員を配置する必要がなくなり、人件費の抑制につながります。教育にかかる時間、費用のどちらもカットでき、大幅な人件費削減が見込めます。
さらに、定時で帰宅せざるを得ない社員とは異なり、RPAはロボットのため24時間休みなく働き続けることが可能な点も、人の手にはない大きなメリットと言えるでしょう。
人手不足の解消
次に「人手不足の解消」が挙げられます。日本では少しずつ労働人口が少なくなっており、働き手の数が足りていない状態です。日本では人口減少に伴って少子高齢化が進んでいることから、元気な高齢者で働く意欲が強くあったとしても、企業としては高齢者を雇うと、思うような業務効率化を図れないケースも少なくありません。
そこで、RPAシステムの導入です。
RPAで作業を自動化すれば、それまで人の手によって行われていた業務量は低減します。配置すべき人員を減らせるということは、もともと人手が足りていなかった企業にとっては人手不足の解消になるということです。RPAの導入によって人材難の問題を解決できます。
作業ミスの防止
三つ目は「作業ミスの防止」です。人の手によって行われる作業は細かく、商品作りやサービス提供時に非常に喜ばれる一方、どうしてもケアレスミスなどのヒューマンエラーが起こり得ます。さらに、人による作業は長時間・長期間の労働は難しいこと、限界があること、ヒューマンエラーを完全になくすことは不可能に近いことなどがネックとして挙げられます。
しかし、RPAを導入すると、RPAがこれまでの作業を担ってくれるため、人的な作業ミスが起こることがなくなります。RPAは長時間労働も可能で、繰り返し動作を行うように設定されているため、ミスが起こりません。
RPAシステムを導入すると、業務が円滑になるだけでなく、ミスの防止にもつながるため顧客満足度を高めることにもつながります。
業務効率化以外の効果
ここからは、RPAシステムを導入することで得られる、業務効率化以外のさまざまな効果について紹介します。RPAがヒューマンエラーの防止や人手不足の解消につながることはわかりますが、さらにそのほかの面でもさまざまなメリットが得られるといいます。
本質的な仕事への集中
まず、社員が「本質的な仕事へ集中できる」ことについてです。RPAシステムを導入し、作業をオートメーション化（自動化）することによって空いた作業時間をほかの作業に回すことができます。例えば、人の手でないと不可能な細かな作業、目視による確認が必要な作業、そして顧客への対応などです。
RPAシステムでは難しいこれらの本質的な仕事について、RPAによって空いた時間を使って集中できるようになります。
PC作業の中でも機械的な部分をRPAが行うため、「人間にしかできない」仕事に人員を集中させてもらえるのは、RPA導入における大きなメリットと言えるでしょう。また、販促や開発など、RPAでは難しいクリエイティブな分野の仕事に専念できる機会が増えれば、社員はもちろん企業全体の本質的な成長につながると考えられます。
セキュリティ強化
次に、「セキュリティ強化」についてです。RPAを導入することで、一見関係ないように思えるセキュリティ面でも効果が得られるといいます。まず、RPAは「作業を自動化するためのシステム（ツール）」であることから、RPAシステムを導入することによって情報漏えいが起こることはありません。つまり、RPAは業務効率化に特化しており、セキュリティをはじめそのほかのリスクが非常に低いと言えます。
さらに、RPAに業務を任せることで人ため的ミスによるセキュリティリスクも排除できるため、セキュリティ面でのメリットが多いのが特徴です。
ただし、RPAシステム自体のセキュリティ確保は必須です。また、情報システムのセキュリティ自体にもRPAが活用可能なことも併せて知っておくとよいでしょう。
働き方改革・柔軟な働き方の実現
RPAの導入により、厚生労働省が提言する「働き方改革」の実現に向けた前進ができるという効果もあります。働き方改革とは、働く人、一人ひとりが多様で自由な働き方を目指すというもので、その実現のためにRPAが大きな役割を果たすと言われています。例えば、RPAシステムを導入すると単純作業を自動化できるため、社員の手間や労働時間に余裕が生まれます。その時間をほかの作業に回したり、テレワークへと移行させたりすれば、これまでに比べて柔軟な働き方を実現できます。
また、コロナ禍で推奨されるテレワークへの移行をはじめ、今後期待されるICT活用とRPAシステムを組み合わせることで、残業や出勤日数の調整ができるなど、労働環境の本質的な改善にもつながるでしょう。
RPAの費用対効果
ここからは、RPAシステムを導入する際にかかる費用と、その効果のバランス「費用対効果」について考えてみましょう。RPAにかかる費用
まず、RPAシステム導入にかかる費用についてです。RPAにはどのような費用がかかるのかを細かく見てみましょう。- 導入のための費用について
導入には、どのRPAシステムを導入するかを選ぶ際にかかる選定費用をはじめ、利用にかかるライセンス料、端末などのハードウェア購入費、さらにRPAシステムを使いこなすための教育コストなどがかかります。 - 運用のための費用について
実際にRPAシステムを稼働させた後は、運用にかかる保守費用、更新費用、その後追加を考える関連ツールの追加購入費用などがかかります。 - RPAを担当する人の人件費
RPAシステムの運用や利用を担当する社員に対する人件費はもちろん、運用後のメンテナンス（保守）に関する人件費も必要です。
RPAで得られる効果の数値化
RPAシステム導入に期待されるさまざまな効果を紹介しましたが、その効果がどれくらい得られたのかを「数値化できるもの・できないもの」があります。費用と対比するために、よりわかりやすく効果を可視化するのが「数値化」です。RPAによって削減される人件費など、効果を可視化しやすいものから数値化してみましょう。- 削減できた人件費の計算について
1件の処理にかかった時間×1年で処理できた件数×担当者のとき給
上記で担当者が複数人いる場合には、まずすべての担当者の平均値を計算してから算出しましょう。
数値化できない効果の考慮
RPAシステム導入によって得られる効果には、可視化（数値化）できないものもあります。例えば、RPAシステムで作業を自動化したことにより、どれくらいミスが減ったか、人手不足がどれくらい解消されたかなどがあてはまります。
また、RPAシステムを導入したことで、人手が足りない部署に社員を配置転換させた場合に得られる効果も、数値化は難しいでしょう。しかし、その部署で働く社員は効果があったかどうかを実感できます。
RPAシステムであれば、うっかりミスなどのヒューマンエラーを防げるため、これまで起こっていたミスによるトラブルの発生も防止可能。RPA導入に成功していれば、日ごろの業務遂行が滞りなく進んでいると実感できるでしょう。
まとめ
業務効率化を図るために活用されるRPAシステムについて、その導入効果やメリットを紹介しました。業務効率化を図るおすすめのツールとして「Dynamics 365」や「Microsoft Power Automate」などがあります。
Microsoftによって提供されるツールで、情報管理の一元化などビジネスのさまざまな場面で役立つ機能です。既存の社内システムだけでなく、こうしたツールを積極的に活用し、業務効率化を図っていきましょう。
