会社には、さまざまな業務が存在します。業務にはそれぞれ決まったプロセスがあり、そのプロセスに則って日々業務を進めていることでしょう。しかし、その業務プロセスが本当に最適か疑問に感じる方もいるのではないでしょうか。もしかすると、その業務には必要のない作業や非効率的な作業を行っているかもしれません。
そこで重要となってくるのが、業務効率化です。
本記事では、この業務効率化とはどのようなものか、得られるメリットについて解説します。
また、実際に業務効率化を行った事例も紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
業務効率化とは？
業務効率化とは、現在行っている業務に対してその成果を維持・向上させつつ、プロセスの改善を行うことです。プロセスの改善には、ツールによる自動化やワークフローの見直しなどさまざまな方法が存在します。業務効率化を進めるためには、業務プロセスを把握してその業務にマッチした改善を行うことが大切です。
業務効率化を行うことで、さまざまなメリットを得ることができます。それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
業務のコスト削減
業務効率化によって業務プロセスを改善することは、業務コストの削減につながります。業務には、「ムリ・ムダ・ムラ」が潜んでいる恐れがあります。これらは、業務を進めるうえで障害となる要素です。
人や機械に許容を超える業務負荷をかけることは、かえって業務効率を落としてしまいかねません。ムリをさせることは、作業ミスの誘発や機械の故障の原因です。ムダな作業は、業務効率を悪化させる直接的な原因でしょう。ムラとは、ムリとムダが混在している状況のことをいいます。
一部の人や部署に業務が偏よってムリが発生している一方で、業務が少なく暇な社員がいるというムダが発生している恐れがあります。
この「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけだして省くことで、業務コストを削減できるのです。
社員のモチベーション向上
非効率な業務は、社員のモチベーション低下につながる恐れがあります。ムダな作業が多いと、労働時間が増えて長時間労働の原因になります。また、自分の業務が会社の利益にどう影響しているかが分からず、モチベーションが低下してしまうこともあるでしょう。
業務効率化によって業務が行いやすくなれば、労働時間の短縮や労働環境の改善が見込まれます。非効率な業務がなくなり、空いた時間で価値の高い業務を行うこともできます。自分の業務が会社の利益につながっていることを認識しやすくなり、モチベーションの向上にもつながります。
新規事業の展開
非効率な業務を続けていると、ムダなコストの発生によって会社に余力が生まれません。余力が生まれなければ会社が新規事業を展開できず、機会損失が発生する恐れがあります。業務効率化によってムダなコストが削減できれば、会社に余力が生まれます。この余力を利用して新規事業を展開できれば、会社全体の利益を向上させることができるでしょう。
業務効率化の事例
さまざまなメリットがある業務効率化ですが、実際にどのような事例があるのでしょうか。
ここでは「Power Platform」を利用した3件の事例をご紹介します。
事務作業の電子化・標準化
独創の技術で小型エンドミルの製造を行う日進工具株式会社では、事務作業の電子化・標準化を行いました。同社では帳票の種類や作成する頻度が多い事務作業において、なかなか紙の書類を廃止できず、あふれかえっている状態だったのです。取引先ごとに帳票の仕様や手順が異なることもあり、紙の書類では非効率な事務作業を強いられていました。
そこで導入したのがPower Platformです。Power Platformでは、異なる仕様や手順の帳票に対応するアプリケーションを作成することが可能です。これにより、取引先ごとや業務ごとに標準化された帳票を作成できるようになりました。結果、従来は紙で行っていた帳票作成のデジタル化が大きく前進したのです。
社内情報の一元化
野村不動産株式会社では、物件に関する情報や業務が社内で分散していることを問題視していました。同時に事務的な業務の効率化も推進したいと考えていたのです。とくに商品戦略部では建物に関する情報を集約し、活用することが求められていました。
そこでPower Platformの導入を決めます。Power Platformには4つのサービスがあり、なかでもPower AppsとPower BIの活用で労働効率があがりました。Power Appsで自社専用のアプリを開発し、物件のデータを入力します。それをPower BIに集約することで、分析や管理を容易にしたのです。
Power Platformでは、各サービスを活用することで社内のあらゆるデータを正確に統合できます。さらに、集計したデータの分析を簡素化でき、自動的にレポートを作成することも可能です。
シャドーITの抑制
3件目の事例は、シャドーITの抑制による業務効率化です。シャドーITとは、会社内で利用されているシステムのうち、情報システム部門が把握できていないシステムのことです。たとえば各事業部門が独自に業務プロセスを改善することがあります。それ自体は問題ないのですが、業務プロセスを改善するにあたって、情報システム部門が利用を把握していないシャドーITを利用される恐れも否定できません。シャドーITを利用されると、セキュリティリスクが増大して最悪の場合情報漏洩などの重大なインシデントが発生する原因にもなります。
Power Platformの導入で業務改善を行い、シャドーITの発生を防ぎました。情報システム部門が会社内のシステムを包括的に把握できるようになり、セキュリティリスクを抑えることにつながったのです。
業務効率化にPower Platformが最適な理由
業務効率化には、Power Platformの利用が最適です。
その理由は、Power Platformを構成する下記4つのサービスにあります。
- Power Apps
- Power BI
- Power Automate
- Power Virtual Agents
Power Appsとは、ほぼプログラミングなしでアプリケーションを開発できるサービスです。会社ごとの業務に必要な要件をすべて満たすようなシステムは、基本的にはありません。カスタマイズをして導入する場合も、大幅なコストアップやアップデートが煩雑になるなどの問題が発生します。
Power Appsで要件に合うアプリケーションを独自に開発することで、最適な業務効率化を目指すことができます。開発したアプリケーションは、情報システム部門で中央管理できるため、シャドーITを抑制できるでしょう。
データの分析には、Power BIを利用します。Excelのような簡単な操作でビッグデータを解析でき、レポートの作成までサポートしてくれます。
Power Automateを利用すれば、それぞれの業務をワークフローに落とし込むことで業務効率化を図れます。期限切れの業務はアラートで知らせてくれたり、システム間の業務データを定期的に移動させたりと、業務の自動化に寄与します。
Power Virtual Agentsでは、専門的な知識を持たずともチャットボットの作成が簡単にできます。
このように、Power Platformには業務効率化に最適な機能が備わっているのです。
まとめ
業務プロセスを改善することで、業務コストの削減をはじめとするさまざまなメリットを得られるのが業務効率化のメリットです。事例をもとに、現在行っている業務の改善点と改善方法をイメージしてみましょう。Power Appsを活用して、自社に特化したアプリケーションを制作すればより目的に合った効率化を達成できるでしょう。ぜひ「Power Platform」の導入を検討してみてください。
