これまで人が行っていたマニュアル化された業務を自動化することで、多くのメリットが生まれます。本記事では、それに加えて業務自動化の実現方法、実施のポイントを解説し、さらに業務自動化におすすめのシステムまで紹介します。
業務自動化とは
業務自動化とは、ルーティン業務などを、IT技術により自動化することを言います。近年、デジタル技術が進んだことにより、人が行っていた簡単な業務を、デバイスやロボットなどに代行させることが可能になりました。
今注目を集めている業務自動化ですが、それにはいくつか理由があります。まず労働人口減少という社会的背景です。少子高齢化により人材の確保が難しくなっています。また、行政が主導する働き方改革により労働時間の短縮を求められています。こういった企業の課題解決に期待されているのが業務自動化なのです。
一口に業務自動化と言っても、そのやり方やどこまでの範囲を自動化するかは、後述しますがいくつかの選択肢があります。
業務自動化がもたらすメリット
企業が業務自動化を取り入れることにより、どのような効果が得られるのでしょうか。ここでは、業務自動化がもたらすメリットを「作業の効率化」「人件費の抑制」「ミスの防止」に分けて解説します。
作業の効率化
業務自動化により、これまで人の手で行っていた業務の効率化が見込めます。例えばシンプルな入力作業を自動化することで、大幅な業務時間短縮が可能です。これにより従業員の負担が軽減されます。またその分の時間を、企画を考えたりするクリエイティブな作業に回すこともできるのです。これにより総合的に見て生産性の向上、ひいては利益アップも期待できるでしょう。
人件費の抑制
上述の作業の効率化にも関連するのが人件費です。業務自動化により作業が効率化し、それにより人的コストも減らすことができて、その結果人件費や残業代の抑制にもつながるのです。
一方で、業務自動化の導入や運用にも当然コストがかかります。しかし、これまで多くの人材や時間を投入していた部分を自動化することで、トータルでコストを抑制できる可能性があるのです。
ミスの防止
人の手で行われる作業においてミスを完全に避けることはできませんが、業務自動化により人為的ミスを防止できて確実な作業遂行が可能になり、結果的に業務の質が高まります。それは企業の利益損失、損害といったリスク軽減にもつながるのです。また、これまで必要だった人為的ミス防止のための対策が不要になるのもメリットと言えます。
業務自動化の実現方法
業務自動化を実現する方法として、「プログラミング」「RPAの導入」について解説し、関連して「サイロ化したシステムの連携」についても紹介します。
プログラミング
プログラミングを用いて自動化する方法にはマクロやVBA、Pythonなどがあります。一番身近なのはマクロです。MicrosoftのExcelに搭載されている機能で、マクロ自体はプログラミングの知識がなくても利用できるようになっています。マクロにより、「複数の操作を記録して再現」するという自動化を行えます。
VBAはMicrosoftが提供しているOffice系専用のプログラミング言語で、Excelのマクロにも使われています。マクロでは対応できないOfficeアプリ内の複雑な動きの自動化が可能です。マクロとVBAは混同されることもありますが、マクロは機能でありVBAはプログラミング言語です。
アプリケーションやWebサービスの開発にも利用されるPython（パイソン）はオープンソース、無料のプログラミング言語で、初心者でも覚えやすい、自動化に役立つライブラリが豊富、といった特徴があります。また、VBAと異なりOfficeアプリに縛られることもありません。
RPAの導入
RPAは、Robotic Process Automationの略で、ソフトウェアロボットによる自動化のことです。プログラミングができなくても自動化の設定は可能ですが、プログラミングスキルがあるほうができることが増えます。自動化できる範囲はマクロやVBAよりも大きく広がり、パソコン内全般の作業を自動化できます。例えばWebサイトを介する作業にも対応が可能です。
また、様々なツールが開発されているのも特徴です。テンプレート型と呼ばれるタイプはプログラミング不要で手軽に設定ができ、簡単な作業の自動化に向いています。開発型と呼ばれるタイプはプログラミングにより複雑な作業を自動化できます。
さらに、OCRやAIとも連携が可能です。例えばOCR（光学文字認識）と組み合わせることで、請求書など紙のデータを読み取って経理業務の自動化を図れます。AIとの連携では、ルーティン業務に加え、非ルーティン業務の自動化の実用段階まできています。
サイロ化したシステムの連携
サイロ化とはそれぞれの組織、システム、コンテンツやデータが全体から孤立してしまい、他との情報共有、連携ができていない状態を言います。
各組織内だけでの情報管理で組織間の情報の共有ができないと、業務自動化の妨げになる恐れがあります。システムが連携し情報の一元的な管理ができればRPAなどのツールが導入しやすくなり、自動化、業務効率化へとつながっていくのです。
業務自動化の実施ポイント
業務自動化を実施するポイント、「業務の棚卸」「自動化領域の検討」「効果の測定」について解説します。
業務の棚卸
業務自動化に当たっては、自動化に適する業務かどうかを判断するために、業務の可視化が重要です。多くの業務はマニュアルがあると思われますが、実際の業務内容とマニュアルに書かれていることが一致しているか、業務が滞る原因になっている箇所はないかなどを確認する必要があります。実際の工程がマニュアルでは省略されるなどして書かれていない場合もあり得るので、気を付けます。
自動化したい業務でもしマニュアルがないものがあれば、上記の点に注意しながらマニュアル化しておくと判断しやすいでしょう。また、他にも自動化可能な業務はないかもここでチェックしておきます。
自動化に適する業務は基本的にパターン化されている業務です。まずはここに絞って検討しましょう。業務現場からの要望の強さを考慮することも大切です。
自動化領域の検討
自動化実施に当たり、その範囲を検討する必要があります。先述した自動化方法は個々の業務を効率化するものですが、例えば生産、物流、販売などいくつかの部署間をまたいだ大がかりな自動化を検討するのであれば、ERP（統合基幹業務システム）というものがあります。ここでは詳しく述べませんが、企業の規模によっては、また自動化にさらに大きな効果を求めるのであれば、検討対象となるでしょう。
一方で、RPAなどの自動化システムを初めて導入する際のポイントは、「スモールスタート」です。いきなり大きく展開してしまうと、壁にぶつかり計画がうまくいかない可能性があります。簡単かつ高い効果を見込めるスモールスタートから始め、実績を確かめながら範囲を広げていくことが重要です。
効果の測定
自動化を導入し、実施したら、必ず効果測定と検証を行いましょう。例えば、RPA導入後の検証方法として、数字で把握できる「定量的な効果」と、数字では測定が難しい「定性的な効果」があります。
定量的な効果でわかりやすいのは、時間の短縮でしょう。業務にかかる時間を測定し、導入前と導入後で比較します。また、コスト削減も定量的な効果測定に該当します。
一方、定性的な効果としては、人的ミスがなくなることによる従業員の精神的負担の軽減、クリエイティブな業務への注力によるサービスや商品の改革の土台作り、さらには個人情報の扱いに関して、人の手を介さないことによるセキュリティ性の向上などが挙げられます。
まとめ
プログラミングやツールにより人が行っていたマニュアル化された業務を自動化することで、作業の効率化や人件費抑制が可能になります。業務自動化に当たっては、業務の可視化、自動化の範囲、効果の測定がポイントになります。
Microsoftが提供する「Power Platform」は、様々なアプリケーションやサービスと連携し業務自動化に貢献するRPAツールです。「Microsoft Dynamics 365」は情報統合、情報共有を可能にするアプリケーションで、情報のサイロ化を解消し、自動化推進に役立ちます。
