営業支援システム(SFA)とは？解説+導入のポイント

営業マンごとに能力のバラつきがある。営業活動が属人化してしまい管理者から見えない。営業活動を効率化できていない。提案型の営業ができず、相手先の要望ばかり聞き入れている。他部門との連携が上手く取れていない。

上記はいずれも、多くの企業の営業部署が抱えている課題です。本稿を読まれている方の中にも、思い当たる節はあるのではないでしょうか？

この他にも様々な課題を持つ営業ですが、それを解決するソリューションとして注目されえているのが営業支援システム、通称「SFA(セールスフォースオートメーション)」です。

もちろん営業支援システムを「導入するだけ」で営業課題が解決されるわけではありませんが、導入することで課題解決を強力に支援してくれます。

今回はそんな営業支援システムの基本を解説しつつ、導入のポイントも紹介していきたいと思います。

営業支援システム(SFA)とは？

営業支援システムとは営業活動を支援することを中心に、様々な顧客管理機能やレポート機能などを提供するソリューションです。

導入する目的としては前述した課題解決の他に、営業活動の付加価値を高め継続的な収益性アップを狙ったり、営業部署全体で組織的な営業活動を行うことで成約率のアップを狙うなど、様々な目的があります。

一つ確かなことは、これまでの営業プロセスを見直す機会と基盤を作り、新たな営業活動を展開できるということです。

次項で営業支援システムの具体的な機能について確認していきましょう。

営業支援システム(SFA)に備わる機能

営業マンごとの営業活動を可視化する

営業活動のほとんどは社外で行われるものであり、故に管理者からはブラックボックス化してしまっているケースが大半です。これでは付加価値の高い営業活動を行っているのか、あるいはラッキーパンチにより成約が取れているのか判断ができないため、正しい評価も下せません。

営業支援システムの基本はまず営業マンが、日々の営業活動を記録していくことにあります。営業の進捗、商談内容、顧客の反応、これからの営業活動内容などの情報がシステムに集約されるので、管理者は各営業マンの活動を可視化し、正確な評価や営業指南を行うことができるようになります。

ベストプラクティスを定義する

各営業マンから収集された営業情報をもとに、ハイスキルを持つ営業マンの活動を分析することで、ベストプラクティスを定義しシステムの登録することも可能です。

ベストプラクティスを持つことで、営業マンごとのスキルのバラつきを一定に保つことができます。もちろんだからといって、すべての営業マンが高いスキルを持つようになるのではありません。

ただベストプラクティスがしっかりと定義されていれば、営業マンごとの細かな癖や改善ポイントを正せば、効率的にスキルの高い営業マンを生み出すことができます。

営業活動の進捗を共有する

ほとんどの時間を社外で過ごす営業マンにとって、最も時間を効率化したい部分は社内にいて上司に営業報告を行ったり、同僚と情報交換などをしている時間です。また、営業マンが時間を効率化できる唯一のポイントでもあります。

営業支援システムで収集されて営業活動情報は営業部門全体で共有することができるので、システムに入力した情報がそのまま上司への営業報告にもなります。また、同僚間での情報共有がされていれば、情報交換に費やす時間も大幅に効率化できるでしょう。

確度の高い見込み客を抽出する

一部の営業支援システムでは、マーケティングオートメーション(MA)ツールのように、見込み客の商談内容や営業ステージに応じて確度の高い見込み客を抽出してくれる機能が備わっています。上手く活用できれば「今最もセールスをかけるべき見込み客」がシステム上で確認できるので、非常に効率的な営業活動を展開することが可能です。

チームのコミュニケーションを加速する

チームで営業活動を行っている場合、最も重要なことは円滑なコミュニケーションが取れて

るかいないかです。コミュニケーションがしっかりと取れている営業チームなら、多少の問題が発生した際も迅速に対処することができ、効率的な営業活動を展開していくことができます。

営業支援システムがあると情報共有がされるということは前述しましたが、中にはシステム上でコミュニケーションが取れる製品もあります。営業支援システムで情報共有やコミュニケーションが完結すれば、営業チームの結束もより強くなることでしょう。

営業支援システム(SFA)導入のポイント

営業課題を解決したり、収益性をアップさせたりと様々な効果を持つ営業支援システムですが、導入したすべての企業がその恩恵を受けているわけではありません。中には、導入したものの現場に定着しなかったなどの理由で失敗している企業も存在します。

そうした失敗をしないためにも、まずは導入時のポイントを押さえておくことが重要です。

営業マンに負担がかからないこと

営業マンは何かと車外に出る機会が多いため、基本的にはシステムへの入力作業を嫌います。もしも導入した営業支援システムが営業マンの負担になるようなものなら、次第にシステム離れが起き現場に定着しない営業支援システムを生んでしまいます。

この失敗を回避するためには、営業マンにとって「楽にデータ入力できる営業支援システム」を選ぶことが重要です。

インターフェースがシンプルで見やすかったり、入力項目を調整できたりなど様々な部分に着目してみましょう。

時間を有効活用できること

また、隙間時間を有効的に活用できるということも重要です。例えば営業先から貴社する際の時間など、営業マンには隙間時間が多く存在します。この時間を活用した営業支援システムへの入力作業を行えれば、貴社してからの負担はグッと下がるはずです。

モバイル対応のクラウド型営業支援システムの検討をおすすめします。

入力をサポートする機能があること

見込み客の企業名、担当者名、住所、電話番号などを一から入力するのは意外と手間であり、時間を惜しみたくなる部分でもあります。このため名刺から情報を取り込めたり、アンケートフォームから情報を取り込めるような営業支援システムを選ぶといいでしょう。

必ずトライアルを実施すること

営業支援システムの導入目前まで来たら、焦らずに一度トライアルを実施してください。慎重な選定を重ねた選んだ営業支援システムも、100％自社にフィットするものである保証はありません。

実際に使用してみない限りは、本当に正しい選択かは判断できないのです。

また、トライアルを実施する際はできるだけ現場の営業マンに触れてもらうようにすると、より現実的な評価が下せます。

まとめ

いかがでしょか？今回は営業支援システムの基礎や導入のポイントについて紹介しましたが、これらの情報はほんの一部に過ぎません。営業支援システムは奥が深いシステムであり、実際に使用してみないとわからないこともたくさんあります。

従って、営業支援システム選定に入る前に、いったん使用してみるの一つの手ではないでしょうか。

導入ポイントをしっかりと押さえた上で正しい選定を重ね、失敗のない営業支援システムを導入を行っていただきたいと思います。