Power Appsはノンプログラミングでビジネス用途のアプリを開発できる便利なツールです。複数の企業でさまざまな形で使われています。テレワークによってPower Appsはより積極活用されるようになっているので、具体的な事例などについて紹介します。
リモートワークにおける勤怠管理の課題
従来までのオフィス勤務であれば、会社にいる時間が勤務時間でした。会社にいるかどうかを上司が直接確認し、「従業員が出勤しているか、どれだけの時間働いたのか」といったことが簡単に把握できる状況だったのです。
しかしリモートワークでは、従業員がいつどこで何をしているのかを正確に把握するのが難しくなっています。ツールによって勤怠管理は可能なのですが、勤怠ツールだけ稼働させて業務をサボる・悪用する、といった事例も少なからず発生しています。
このように、リモートワークでは勤怠管理を正確に行うのが難しいという課題があるのです。
勤怠管理アプリの機能
リモートワークでも勤怠状況を正確に把握できる方法を知るためには、勤怠管理アプリに必要な機能を把握する必要があります。
ここからは勤怠管理アプリの機能について紹介します。
入力機能
勤怠管理アプリには入力機能が必須です。従業員が勤怠管理アプリに出退勤を入力することで勤怠管理を行うからです。入力はパソコンから行う場合もあれば、モバイル端末から行う場合もあります。
具体的な入力項目としては、出勤時間、退勤時間、連絡事項、休暇申請を入力します。
集計機能
勤怠管理アプリには集計機能も必要です。集計機能とは、入力した内容を集計し、従業員の出勤日数や出勤時間を把握するなどの機能になります。集計を行うことで、従業員の給与の判定などを行います。
また集計はリアルタイム性が重要であり、リアルタイムに集計することで管理者は随時勤怠状況を把握できます。残業が多くなりすぎている場合は業務量を調整する、などの改善策にもつながるでしょう。
Power Appsのアプリ作成事例
それではここからは、Power Appsでアプリ作成された事例から、特に有用な実例を3つピックアップして紹介しましょう。Power Appsはノンプログラミングで業務用のアプリケーションを作成できるツールで、勤怠管理アプリの作成に使われることも多いです。
ただし勤怠管理アプリのみだと、どの企業でもあまり代わり映えがしないので、Power Appsを活用して自社に合った独自のツールを開発した事例を紹介します。
事例1: ヘルプデスクの紙業務のデジタル化（Pinnacle社）
Pinnacle社は公共物件の住宅、学校などの管理・運営を行う企業です。Pinnacle社では管理する物件に対して、いろいろなチェックを行い、それらに対するチェック結果を報告しています。しかしこのチェック報告書は紙ベースで管理していたことで面倒な業務が多く発生していました。
さらに紙ベースの業務が原因で、情報入力漏れや転記ミスが多く発生していたため、問題視されていました。そこで、Pinnacle社はPower Appsを活用して、チェック工程を効率化する安全衛生管理アプリを開発したのです。
このアプリにはチェック業務に沿った業務の流れが設定されており、工程ごとに担当のチェック官が必要情報を登録できるようになっています。そのほかにもタスクの追跡などで作業漏れが発生しない仕組みを搭載しています。
チェック業務がすべて完了すると、システム内で未完了のチェック項目が集計されて、報告書情報の情報がメールで関係者に報告されます。
報告書はPower BIに連携されて、自動で作成されるので、1つのツールで業務すべての流れを追えるのです。
Pinnacle社はPower Appsの導入により、紙ベースの作業改善による紙の印刷を1年間に3300枚削減することに成功しています。また、業務効率化により、データを入力する時間が550時間削減、業務調整のために必要だった時間を1年間に450時間削減することに成功しています。
Power Appsで非効率的な紙の業務をすべてシステムに置き換えることで、高い業務の効率化を実現している事例です。
事例2: 顧客情報の一元管理（Telstra社）
Telstra社はオーストラリアの大手通信会社です。顧客サポートを行うための情報が社内に分散化しているという課題がありました。そこで、顧客のための万全なサポートを行うためにPower Appsを導入しました。
Telstra社では、TIDEと呼ばれる顧客からのお問い合わせを、効率的に解決していくためのシステムを作成しました。独自開発されたTIDEには顧客からのお問い合わせが保存され、すべての担当者がアクセスして、お問い合わせに対する進捗管理、情報共有することが可能です。
顧客のお問い合わせ情報が記載されたシートには、関連情報やコメントが記載できるようになっています。状況の変化に応じて関連するすべての従業員に通知される仕組みです。また管理者はTIDEで顧客からのお問い合わせシートの状況をチェックし、状況を簡単にチェックできます。
TIDEの利用によって、顧客からお問い合わせを受けたら、その問題の解決に必要な情報がすべて、その瞬間に把握可能となります。そのため、作業現場の担当者は顧客へ対応する前にTIDEをチェックすることで事前に対応方法がわかります。
TIDEによって作業現場の担当者は問題を素早く解決できるため、顧客満足度が向上しました。
事例3: テレワーク出退勤報告（DIS社）
DIS社は新型コロナウイルスの影響によりテレワークが普及する前からテレワークを推進していました。そのため、テレワークでもスムーズに業務を行えるように社内情報管理や申請業務アプリなどを開発し利用しています。
社内ではメールやチャットで出勤・在宅勤務日を報告するフローを行なっていましたが、管理が面倒になりやすいことから、スマートフォン上でも出勤に関する報告が可能なテレワーク用の業務報告アプリを開発しました。
リアルタイムにデータが集計され、グラフの表示も行える仕様になっています。この出退勤管理アプリはPower Appsで作成されていて、ほぼすべての業務時に使用されています。
まとめ
Power Appsはテレワークによってより活用が活発化しました。今回紹介したような形で使われるケースが多いですが、Power Apps自体は幅広い用途に対応しています。
自社の業務に活用できないかを検討し、可能であれば導入することで大幅な業務の効率化につながる可能性もありますのでぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
