企業経営の根幹ともなる販売管理は、システム化することで業務効率性やデータ正確性のアップや、業務フローの適正化など様々な導入効果を得ることができます。今や企業規模を問わず、すべての企業が導入すべきソリューションです。
近年クラウドサービス市場が活発化していることにより、企業規模を問わず販売管理システムの導入が進んでいます。また、既存のオンプレミス環境からクラウドサービスへと移行する企業も増加しています。
今回はそんな販売管理についての基礎知識を紹介していくので、今後販売管理システムの導入を検討している企業はぜひ参考にしてください。
販売管理とは？
販売管理とはSCM(サプライチェーンマネジメント)における、商品(部品や原材料も含む)の受注から納入、出荷、納品、そして代金の回収までを管理するための業務です。
「SCMとは」について調べてみよう！
具体的には次のような業務を行います。
- 何をいつどこから仕入れたか
- 何がいつどこから納入されたか
- 何をいつどこに納品するのか
- いくらで販売しいつまでに納品するのか
- 発注のかかった商品をいつまでに出荷するのか
- 販売した商品の代金はいつ支払われるのか
- 受注した商品の代金はいつまでに支払うのか
少々かみ砕いた説明ですが、販売管理で行う業務は「受注から納品までの商品の流れ、及び仕入れや販売に発生する代金を管理するもの」となります。
また、製造業ではこれらの業務に加え生産管理まで行う必要性があります。
販売管理システム導入のメリット
導入することで様々なメリットが得られる販売管理システム。ここではその一部を紹介します。
情報の統合化で業務効率性がアップ
販売管理システムでは受注管理、入荷・出荷管理、在庫管理、債権・債務管理など複数の業務システムが統合されています。つまり、各システムから生成されるデータは一元的に管理されるということです。
販売に関わる情報が統合化されることにより、部署間での確認作業が確実に減少するので、業務効率性が大幅にアップします。
重複入力防止でデータの正確性がアップ
各システムでは情報のデータの関連付けがされているため、例えば出荷管理で入力した内容はそのまま在庫管理へと反映されたり、全てのシステムがそれぞれを補完するように成り立っているのです。
従って、販売管理システム内ではデータの重複入力はなく、正確性と信頼性の高いデータ管理が可能になるのです。
蓄積されたデータで将来の発注予測が立てられる
営業部門では販売管理システムに蓄積されたデータを分析することで、将来的な発注予測を立てやすくなります。また、過去の案件から再び成約へと繋げられる案件も出現してくるでしょう。
統合化されたデータを経営に活かす
データドリブン(データを基準とした)な経営が重要視されている中、販売管理システムから生成されるデータは貴重な情報源です。さらにそれが統合化されたデータならば、分析することで経営へと活かすことができます。
データの関連付けで発注ミスなどが減少する
伝票やエクセルで作成した管理シートなどを使用していると、発注ミスなど重大なミスが発生する可能性が大いにあります。対して販売管理システムでは各システムにおいてデータの関連付けがされているため、業務上のミスを減少することができます。
上記は一般的な販売管理システムの導入メリットですが、クラウドサービスとして導入するかオンプレミスとして導入するかでは、またメリットも違ってきます。各導入形態のメリットデメリットをしっかりと把握した上で、導入検討を進めていくことが大切です。
販売管理と会計の関係
会計業務の中でも、財務会計と販売管理は密接に関係しています。
財務会計とは貸借対照表や損益計算書を中心とした財務諸表を作成し、企業の財政状態や経営成績を取り扱い、外部ステークホルダー(税務署や銀行、株主、債権者、取引先など)へと公表する目的があります。
そのためには毎日の取引を正確に記録する必要があります。
エクセルや伝票で販売管理を行っている場合、データの正確性も低いため財務会計を正確に行うことが難しく、必要以上に時間を使った業務を遂行しているケースが少なくありません。
販売管理システムを導入していれば、データの正確性が大幅にアップするため、正しい財務会計を行うことができるようになります。
販売管理の業務の流れ
ここで簡単に、販売管理の業務の流れを紹介します。
- 受注管理業務：見積もり→取引契約の締結→受注業務
- 仕入管理業務：見積もり依頼→購買契約の締結→発注業務→入庫検収業務
- 在庫管理業務：在庫管理
- 仕入管理業務：支払い締め業務→支払い業務
- 出荷管理業務：出荷、納品管理
- 請求回収業務：請求、回収業務
以上が一般的な販売管理業務の流れです。もちろん、企業が取り扱う商品や業種によって異なる部分もあります。
次項から販売管理システムを構成する各機能の特徴について解説していきます。
受注管理
受注管理は販売管理システムの基幹であり、取引の起点ともなる機能です。従って如何に正確なデータ管理ができるかが重要になります。
顧客との取引データに不備があれば、そのミスが後々の管理まで尾を引くことになり、重大なトラブルに繋がることさえあります。従ってシンプルな機能性と、見積依頼書を発行するまでのワークフローや、捺印申請機能なども必要です。
入荷・出荷管理
入荷・出荷管理は商品の流れや在庫数を把握する上で重要な機能です。
どの商品がいつ入荷されどの程度保管されているのか、顧客の受注からいつまでに出荷すればいいのかなど、細かな商品の流れを記録することが可能です。特に部品や原材料を仕入れるような製造業では、入荷管理がその後の生産スピードに直結するケースがあります。
在庫管理
在庫管理とは商品ごとに入荷数と出荷数を差し引き、現状保管している商品を可視化するための機能です。商品管理は言葉で説明するよりも複雑かつ重要な業務であり、「在庫管理は経営そのもの」と言われることもあります。
適正な在庫を保つことは企業のキャッシュフローを改善し、投資へ回す費用を確保することができます。在庫を適正化することで、様々なメリットを受けることができるのです。
債権・債務管理
債権管理が正しく行えていなければ企業経営は成り立ちません。また、債務管理が正しく行えていなければ企業の信頼性は低下します。従ってこれら機能も、販売管理システムにおいて非常に重要な機能なのです。
債権管理では取引先ごとに締め日が異なるので、それらを適切に管理する必要があります。債務管理では支払い期限を正確に把握し、期限までに支払いを済ませるという作業が重要です。
まとめ
いかがでしょうか？今回は販売管理の基礎知識について紹介しました。まだ販売管理システムを導入していないという企業において、システムの全体像を掴んでいただけたのであれば幸いです。
また、販売管理システムと会計システムなどを統合したERP(エンタープライズリソースプランニング)というソリューションも存在し、こちらも現在中小企業を中心にクラウドサービスでの導入が盛んに行われています。
ERPでは販売管理システムを含めて複数の業務システムを統合的に導入することができるため、全体で連携の取れたシステム環境の構築が可能となります。販売管理システムを検討する際は、ぜひ同時に検討してみてください。
