RPAはオフィスで行われている定型業務を自動化するツールです。生産性向上や人件費の削減などが実現できるため、近年導入を検討する企業が増加しています。RPAの中にはフリーソフトも配布されていますが、本当に機能するのか気になるという声も少なくありません。そこで本記事では、無料で使用できるRPAの特徴について詳しく解説します。また有料版RPAとの比較、RPAフリーソフトも紹介していますので、導入時の参考にしてください。
RPAツールにはフリーソフトも存在
RPAとはRobotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、処理件数が多い業務やくり返し行う単純業務などを自動で処理するロボット（ソフトウエア）のことです。RPAツールを導入すると大量のデータが高速処理されるだけでなく、反復作業に起こりがちな人的ミスが減るというメリットもあります。
RPAツールの具体的な活用例としては、メールの自動送信やデータ入力、ウェブの情報収集などが挙げられます。他にも一覧表の比較やデータの集計・検証といった複数のアプリを横断するような業務の自動化も可能です。ExcelマクロやVBAを使っても似たようなことができますが、マクロやVBAはプログラムを組むための専門知識を必要とするのに対し、RPAツールはプログラミングが未経験でも使用できます。
RPAツールには、有料版と無料版のフリーソフトがあります。RPAツールを複数試したい場合やコストを抑えたいときなどは、ハードルの低い無料のRPAツールから使用する方法もあります。
無料版RPAツールのメリット・デメリット
無料版のRPAツールの最大のメリットは、運用コストがかからない点です。その反面、電話などのサポート体制が不十分だったりマニュアルが配布されなかったりするケースもあります。ここでは、無料版のRPAツールのメリットやデメリットについて解説します。
無料版RPAツールのメリット
無料版RPAツールの最大のメリットは、費用をかけずにRPAが試せる点でしょう。有料のRPAツールの中には、運用コストが年間百万円以上という製品も珍しくありません。高額なRPAツールを導入してもうまく活用できず効果が得られないことも考えられるため、まずは無料のRPAツールで使用感を確認しておくと安心です。
また、予算が少額のスモールスタートであったとしても、無料のRPAツールであればコストを抑えることが可能です。万が一、導入に失敗したとしても損失は少ないでしょう。
無料版RPAツールのデメリット
無料版のRPAツールは導入コストがかからない点が魅力ですが、デメリットもあります。中には、公式サポートが受けられない製品もあります。その場合は、導入時や運営中の不具合などに対応してもらえないため、社内で対応できる人材の確保が必要です。
また、無料版RPAツールには使用できる機能に制限が設けられていたり、試用期間が限られていたりするケースもあります。短期間ではRPAツール全体の機能が体感しにくいため、無料版を使用する際は、事前に機能制限や利用期間の確認が必須といえるでしょう。
有料版RPAツールのメリット・デメリット
続いては、有料版RPAツールのメリットやデメリットについて解説します。有料版RPAは無料版と比較してどのような点に違いがあるのでしょうか。以下で詳しく説明していきます。
有料版RPAツールのメリット
有料版RPAツールの多くはサポート体制が充実しています。遠隔サポートや訪問サポートなどを用意しているRPAツールもあり、導入間もない時期でも安心して運用可能です。機能面においても無料版RPAツールと異なり、複数のロボットを駆使して大量のデータを処理したり、業務に合わせてカスタマイズしたりと充実している点もメリットです。
また、RPAツールは大量のデータを迅速に処理するため、大規模な運用にも適しています。人の判断を必要としない単純作業のほとんどをRPAツールに任せることができ、労働時間や人的コストの削減が可能です。また、RPAツールは一定のルールに基づいてくり返される作業を得意とするため、単純作業に発生しやすい人的ミスが減るというメリットもあります。
有料版RPAツールのデメリット
有料版RPAツールの大きなデメリットとして代表的なものは、やはり導入コストが発生する点でしょう。有料ツールは導入・運用に数十万～数百万円かかる場合があります。導入する際は費用対効果の見極めが必要です。
また、有料版RPAツールは運用にあたってもさまざまなリスクが潜んでいます。中でも想定されるのが、業務のブラックボックス化です。RPAツールは一度設定すれば自動で作業をこなすため、異動などで担当者がいなくなったあとでもRPA自体はそのまま稼働していることがあります。引き継ぎに誤りがあると、RPAの作業内容や処理手順にエラーが起きたときに対処できず、ブラックボックス化する可能性があります。RPAツールのマニュアル化・可視化・社員同士の情報共有などの対策を行うことで、ブラックボックス化を防ぐことができるでしょう。
無料で使えるRPAソフト「Microsoft Power Automate 」
Microsoft社が提供する「Power Automate」をご存知でしょうか。そのソフトにはRPA機能の「Power Automate for Desktop」が付いており、2021年にはWindows10以降を対象に無償で提供されるようになりました。Windows11からは標準でインストールされます。
Power Automate自体は単純作業を自動化するためのツールであり、誰でも直感的な操作で自動化のクラウドフローを構築可能です。外部ツールとの連携にも対応し、AI Builderの利用により、コードを書かなくても自動化フローにAIを組み込むことも可能です。AIの利用で自社のデータ活用がより効率的に行えるでしょう。ワークフローが複雑化したとしても、豊富に用意されたAPIコネクタを使用すれば承認プロセスを簡単に作成可能です。
RPAの「Power Automate for Desktop」は単体でも使えますが、クラウドフローと連携するには有償版の利用が必要です。RPA機能の使い方は簡単で、400以上ある「アクション」という部品を組み合わせて一つひとつの処理動作を決め、自動化フローを構築していきます。アクションを使わずとも、デスクトップレコーダー機能を使って手動操作を記録し、自動化させることも可能です。
デスクトップ上で行う作業はPower Automateを利用することで、誰でも簡単に業務の自動化を実現できます。Windows10以降なら無料利用できるため、導入費用がかかりません。RPAツールの導入を考えている人はぜひ検討してみてください。
まとめ
フリーソフトRPAは一定の手順で行われる定型業務を自動化するツールで、導入することで大幅な業務の効率化が見込めます。RPAは有料版と無料のフリーソフトがあり、フリーソフトを選択すると導入コストをかけずにRPAが試せます。失敗したときの損失があまりないのは大きなメリットですが、フリーソフトは制限が設けられていることが多く、一部の機能しか試せないといったデメリットもあります。
コストの面などで導入を踏み切れない場合やスモールスタートの際は、フリーソフトを試してみるとよいでしょう。RPA機能があるMicrosoft Power Automateを利用すれば、無料で高度な自動化処理を構築できるためおすすめです。また、ローコードで簡単に業務アプリを開発できるPower Appsも併用することで、さらなるビジネスの効率化を見込めるでしょう。
