近年ではERP導入により業務の効率化を図る企業が増えており、多くの業界でERPの導入が欠かせないものとなっています。企業がERPを導入する際には、それぞれの業界にあった機能を兼ね備えているERPを選択することが重要です。本記事では、輸出入・貿易に必要なERPの機能と導入のメリットについて解説します。
貿易業界で求められるERPとは
貿易業界では、専門知識を持った担当者だけが管理の詳細を把握しているなど、業務が属人化して業務プロセスの標準化ができていなかったり、扱う品目の契約形態によっては在庫管理が難しかったりといった課題を抱えています。また、輸出入処理、通関処理、荷物の船積み、他国通貨との取引など、国内向けの企業にはない業務が数多く発生します。基幹業務で扱う管理項目が通常の企業とは異なるため、ERPシステムも貿易業界に合ったものを選定しなければなりません。
貿易業界がERPを導入する際に必要な機能は、「輸出入に必要な書類の自動作成機能」、「在庫管理機能」、「多通貨取引用の処理」、「一連の取引業務を一元管理する機能」などです。また、「輸出入管理」、「貿易帳票管理」、「外貨での債権債務管理」などのシステムも必要です。販売管理では、海外で使用される重量単位であるオンスやポンドをキログラムに変換するシステムが必要です。こういった機能やシステムは、貿易業界が抱える特殊な課題を解決する手助けとなります。
さらに、通常の管理システムと貿易システム間での連携も重要です。複雑な管理が発生する貿易システムでは、一般的な管理システムと連携できないことがあるからです。そのため、利用するシステムが外部サービスと連携できるかを事前に確認したり、追加で貿易システムを導入できるようなサービスを選定したりするのが望ましいといえます。
輸出入・貿易業界のERPに必要な機能
ここでは貿易業界向けERPの必要な機能について詳しく解説します。
輸出入管理
貿易向けERPシステムでは、輸出入に関わる作業の自動化や細かい管理が可能です。インボイスなどの情報は、リアルタイムで取引仕分けに入力されるため、手打ちする必要もありません。
さらに在庫管理では、ロット単位での在庫管理が重要です。入荷商品のロット別管理や輸入原価をロットごとに保存できれば、在庫管理の精度向上に役立ちます。
また、洋上にある在庫を、未着品リストとして出力する機能も利用可能です。船積み時に書類を作成する場合も、売上データを抽出することができるため、効率的な作成ができます。
輸出入が多いと、その分、発生する経費が増えます。経費計算は、按分計算が発生するため、手作業では工数がかかるでしょう。その点、貿易向けERPでは、按分計算を簡単に行うことができます。体積や重量、関税率など、さまざまな按分計算が可能です。
取引管理
他国との取引先が多い場合、貿易帳票などの作成に大きな工数を要します。インボイスやパッキングリスト、B/LやL/Cなど、作成・管理する書類は多義に渡ります。これらを紙媒体で利用していた場合、保管場所が必要であったり印刷費用がかかったりとデメリットが多くあります。
しかし、貿易向けERPでは、こうした貿易帳票の作成が簡単にできます。実際、貿易帳票管理システムを導入した企業では、工数を37％も削減しているという例もあります。同企業では年間200万枚も発行していた帳票のペーパーレス化も実現しました。さらにデジタル管理を行えば、過去のデータを簡単に取得できるといったメリットもあります。データ参照時も無駄な作業を減らすことができるのです。
為替管理
他国との取引をおこなう貿易業務では、為替管理は必須です。レート差の計算や為替の管理は、手作業でやると大きな手間となります。ミスが発生しやすく、作業が属人化している可能性も高いといえます。
為替管理を取り入れたERPを導入する際に確認する項目は、扱っている外貨の種類です。多くの国と取引する企業では、外貨の数に制限のないサービスの導入がよいでしょう。さらに外貨での債権債務管理も必要です。各伝票入力時に計上レートが入力されているものや、手動で入力ができるものがよいでしょう。多通貨同士の消込への対応も重要です。
また、他国との取引では、レート差によるリスクを回避するために為替予約取引を行います。そのため、上記の管理項目に加えて、為替予約の管理ができるサービスでなくてはいけません。レート差が発生した場合の入金、支払処理では、為替差損益の自動計算があると便利です。
三国間取引管理
貿易業務の中で複雑な管理が必要なものに、三国間取引があります。仕入、販売、在庫といった複数の管理を行わなくてはいけないため、通常のERPでは、多くの場合作業が煩雑化します。手入力の場合は作業効率が悪いだけでなく、ミスが発生するリスクもあります。
そこで貿易業界向けのERPでは、受発注データを在庫モジュールとの経由で連携することで複雑な管理をできるようにしています。これにより輸入と輸出を同時に自動計上できるのです。
事務作業において、受発注入力を別々で行っている企業も多いかと思います。しかし、三国間取引管理ができるERPを導入すれば、入力が一度にすむため作業の効率化に役立てられます。
まとめ
貿易管理におけるさまざまな課題は、通常のERPにはない貿易業界ならではの機能が複数盛り込まれたERPの導入によって解決が期待できます。
貿輸出入の管理、為替管理、三国間貿易の対応などERPで業務をシステム化することで、作業効率の向上やミスの防止、そしてスマートな管理が実現できるでしょう。
