輸入・輸出業務を行う企業が業務効率化を図るうえで重要なポイントとなるのは、貿易管理です。貿易管理業務はグローバルな視点で行う必要がありますが、管理すべきことが非常に多く、日常的な事務処理の量も膨大になりやすいのが特徴です。
そのため、近年は貿易管理を行うためのシステムを導入し、業務効率化を図る企業が増えています。事務処理の多い貿易管理をスピーディーかつミスなく進めていくためには、自社に合う貿易管理システム・ツールを導入しなければなりません。
そこで今回は、貿易管理の具体的な業務をわかりやすく解説したうえで、システムを導入することで見込める業務効率化やフローの改善について見ていきます。
貿易管理とは
まず、貿易管理の意味や概要を確認しておきましょう。
貿易を行う際は、輸入・輸出ともにさまざまな管理と事務処理が発生しますが、これらの一連の業務をまとめて「貿易管理」といいます。
事業をグローバルに展開する企業は、日々の貿易管理をスムーズに行うことが求められます。近年はさまざまな業種・業態でグローバル化の流れが顕著になっているため、主たる事業が貿易業でない企業でも、貿易管理効率化のニーズは高まっているのです。
貿易管理の具体的な業務内容は後述しますが、輸出業務には輸出通関手配、通関書類作成、運送便の手配などの業務があり、輸入業務には輸入通関手配、関税・消費税納付、商品納入管理などの業務があります。
貿易管理の業務内容
ここからは、貿易管理の具体的な業務内容を一つずつ見ていきましょう。貿易管理を効率化するためには、主に以下のような業務のフローやコストを整備・管理していくことが大切です。
貿易書類の作成及び確認
貿易関係書類の作成とチェックは、貿易管理における事務処理で特に重要です。行われる取引に応じて数量や価格、取引の条件などを整理し、必要となる書類を作成します。
国際的なやり取りになるため、単純な書類でもその数とチェック項目などは非常に多くなります。書類自体も、貿易手続きに関するものから、支払いに関するものまで多岐に渡ります。アナログで作成していては追いつかないことも多々あるでしょう。
輸送手配
貿易管理では、輸送の手配を行う業務も非常に重要です。輸入した商品、輸出する商品の輸送をどのような手段で行うかについて、よりスムーズでコストパフォーマンスの高い方法を見極めて、実際に輸送を手配することになります。
輸送手配は、単に貨物を運ぶための手配ではありません。輸送のために必要となる倉庫を手配し、それを管理することも重要な業務です。
輸送を行う際は、多くの会社や組織と関わることになります。密にコミュニケーションを取って、間違いなく輸入した品物が届くように、もしくは輸出する品物が宛先に届くように業務を行うことが求められます。
通関手配
通関手配も、貿易管理においては欠かせない業務です。
輸出入の際は、必ず輸出・輸入の許可を得て正式な手続きを踏む必要があるのです。そのため、貿易管理では、税関への申告業務も頻繁に発生することになります。
通関手配の中には、通関のためにあらかじめ必要となる調査を行うことや、書類を作成することなども含まれます。トラブルなくスムーズに輸出入を行うためには、通関に関する専門的な知識も求められるでしょう
出荷・納品管理
貿易管理と聞くと、通関や輸送に関わる業務ばかりをイメージしがちですが、国内における出荷や納品管理を行うことも、貿易管理の重要な業務の一つです。輸入した商品、もしくは輸出する商品の在庫数などを把握し、それをデータ管理することによって、素早い出荷と納品を可能にします。
出荷・納品管理では、依頼に応じて数量などのデータ入力を行います。輸出入の際は、途中で輸送スケジュールが前後しやすいという特徴があります。これを受けて出荷・納品のリスケジュールを行うことや、各事業者に対して連絡を行うことも、出荷・納品管理における重要な業務と言えるでしょう。大幅な輸送遅延があれば何らかの代替案が必要になる場合もあるため、的確な提案を求められることも少なくありません。
貿易管理システムで業務効率化を実現
貿易管理は、ここまで見てきたように複雑かつ多様な業務が多いことで知られています。そのため機能性の高い貿易管理システムを導入することは、グローバル事業を積極的に展開する企業にとって、業務効率化を図るうえで重要なポイントと言えるでしょう。
自社に最適な貿易管理システムを導入すれば、多くの業務の自動化を実現できます。これは、人件費の削減や業務の高速化といったメリットをもたらします。
貿易管理システムには、主に輸出管理や輸入管理、船舶管理、為替予約管理などの機能があります。輸出管理では受注管理や出荷管理、利益管理などが可能で、輸入管理では発注管理や入荷管理、取得価額管理、L/C管理などを効率的に行うことができます。
貿易業に欠かせない船舶管理も、貿易管理システムなら簡単に管理を行うことが可能です。また、貿易管理システムには為替予約の機能も搭載されており、為替変動に伴って損失が出ないよう、為替をあらかじめ予約しておくことで売買時のリスクを最小限に抑えます。
まとめ
貿易管理業務の中には、輸出入に関する書類作成からデータ入力、輸送手配、通関手配まで多種多様な業務があります。どの業務にもさまざまな会社や組織が関わってくるため、貿易管理業務は複雑になりやすいという特徴があるのです。
グローバル化が急速に進む現代においては、輸出入の際に発生する業務をいかに効率化し、時間的・金銭的コストを削減していくかが、競争に勝つためのポイントになるでしょう。そのため、多機能で利便性の高い貿易管理システムを導入し、業務効率化を目指す企業は増えるばかりです。
さまざまな機能が備わった貿易管理システムなら、あらゆる貿易管理業務の自動化と効率化を実現できます。ほかのシステムとの連携も柔軟に対応可能なので、貿易管理業務の効率化を目指して、自社に合った貿易管理システムを見極めていきましょう。
