企業が事業において必要な資材を経済的に調達・購入することは経営戦略の重要な要素です。購買手法の中でもコスト削減や廃棄軽減に直結する手法として集中購買が挙げられます。ここでは購買プロセスの効率化の効果があり、コスト削減が見込める集中購買について解説します。
集中購買とは
企業の購買方法には本社が窓口となり、全ての事業所で利用する資材の調達を一括で行う「集中購買」と、複数の事業所がそれぞれ独自に資材を調達する「分散購買」があります。両者にはメリットとデメリットがあり、どちらの購買方法もうまく運用できなければ効果を得られません。ここでは集中購買とは何か、分散購買との違いについて解説します。
集中購買の定義>
集中購買は、JIS（日本工業規格）によると「購買の発注契約又は業務を集中的にまとめてとり行う購買方式」と定義されている、購買方式の一つです。一箇所に集約して購買を行うため「中央購買」とも呼ばれています。事業所が複数箇所ある時に、各窓口で資材や物品の購入を行うのではなく、本社が全ての事業所の事務用品や必要資材を調達するという構造を持っているのが特徴です。
分散購買との違い
集中購買と異なり複数事業所が独立して購買活動を行う分散購買は、JISによると「必要とする場所ごとに分散して購買する方式」と定義されている購買方式です。各事業所がそれぞれ独立して資材の調達を行うため、現場の状況に合わせて柔軟に対応できる強みがあります。その事業所だけ発生する特殊な事例に対しても迅速に対応できるため、急な要望でも即座に取り掛かれます。また、本社を通す必要がなくなるので発注から納品までのラグはほとんどありません。在庫状況の管理も事業所単位で行うため容易です。地方を拠点としている場合、資材購入時のサプライヤーとの関係性も直接構築できるため、地元顧客との良好な関係を築くことにもつながります。
ただし、事業所単位での購買で基本的に少量発注になるため大幅な値引きは期待できません。また、事業所ごとでの費用や品質にばらつきが生じるので、経費節減の意識が薄くなる懸念があります。データ面でも、事業所ごとの購買だと集約して分析するのが難しくなります。
集中購買のメリット・デメリット
集中購買にはメリットとデメリットそれぞれがあります。自社の生産プロセスやプロダクト・サービスの特性などと照らし合わせながら、最適な購買方式であるか判断することが大切です。ここでは導入する際のメリット・デメリットについて解説します。
メリット
一つの窓口で全ての事業所の資材を購入するため、一回あたりのロット数が大きくなり、その分単価が下がるためコストを削減可能です。原価がそもそも高額な資材や発注金額が高くなってしまう資材、どの拠点でも共通して利用する規格品・標準品などの資材、ロット数によって価格が変動する資材、輸送費がかかる輸入品、研究や開発で使用する取り扱いが難しい資材などは、窓口をまとめた方がコストを削減できます。また、窓口を集約することで価格交渉が行いやすくなるのも大きなメリットです。
組織全体で在庫管理を行えるため、在庫量や廃棄量を削減できるようになります。購買データを統合できるので、経営戦略を立てる際に正確でムラのないデータを元に意思決定を行えるのもポイントです。品質管理も統一した基準で行えるので、事業所ごとに品質が異なるといった事態を未然に防げることも重要な要素の一つです。
購買時に複雑な手続きが必要な資材を取り扱っている場合、発注・検査・受け入れといった業務を一度に処理できるため人材コストの削減にも影響します。作業効率も上がるため、結果として組織全体の生産性向上につながる点もメリットと言えます。
デメリット
集中購買は一つの窓口で統合している反面、各事業所単位で自主的に購買することができません。そのため、ある特定の事業所で問題が発生するような緊急時において、即座に対応できない点が大きなデメリットとなります。各拠点への運搬日数や運搬費用の問題も生じます。工場やサプライヤー側の特殊な要望に対して柔軟な対応ができない点もネックの一つです。生産工程に合わせた調達が必要になる場合、分散購買の方が適切になる可能性があります。
また、購買方式を集中購買に変更した場合、各事業所が築き上げたサプライヤーとの信頼関係を崩してしまう恐れもあります。そのため、地域に密着する事業を展開している場合は、仕入れ先に直接コミュニケーションを取り続けた背景を考慮し、仕組み変更時には細心の注意が必要です。
購買方法の使い分けが重要
集中購買にはメリットとデメリットがあり、多くの企業はそれぞれの特徴を分析した上で、適切な方法を工程ごとに導入し使い分けています。ここでは業界や企業によってどのような購買方法を導入しているのかを紹介します。
自動車業界では自動車メーカーが使用する鋼板だけでなく、部品メーカーが使用する鋼板まで一括で管理をします。日本を代表する自動車メーカーのトヨタ自動車では鋼板を低コストで仕入れ、下請けや部品メーカーに有償ベースで供給をする仕組みを構築しています。それにより個々で仕入れるよりも原価を極限まで落とす、コスト削減が可能になります。
建設業界では工事にかかる調達費の割合が大きく、利益に直結しています。ここでは、資材調達のコスト削減のために集中購買と分散購買を併用している会社の例を挙げます。まず、社内データに基づいて、同じ材料を発注しているものは集中購買にしてコストを削減しています。そして、分散購買でも現場で社内データを確認した上で決定し、現場代理人による費用のバラつきが出ることを防いでいます。
また、前述したメリット、デメリットを考慮した上で状況に合わせて柔軟に対応できるように全資材の窓口を統一するのではなく、特殊性が高い物や低額で調達できて重要度が高い資材などは臨機応変に対応できるように、分散購買を導入しているケースもあります。取引する資材に応じて使い分けることが重要です。
購買管理システムの導入でより効率アップ
自社に集中購買を組み込む場合は購買管理システム（SCM）を導入することで、より効率的に運用が行えます。集中購買では部門や事務所の垣根を越えて大量発注を行います。また、トヨタのように下請けや部品メーカーのような関連性のある企業が使用する資材も調達するケースもあるため、管理する購買データは膨大になります。通常、購買活動では依頼伝票や電話・メールなどで受け付ける購入依頼、見積依頼の確認、発注時に発生する手続き、過去の購買履歴の確認、検収伝票の作成など様々な工程が発生します。購買管理システムを導入することで大幅に作業を効率化できます。
例えば、マイクロソフト社が提供している基幹業務システム（ERP）「Dynamics365」では基幹業務を統合して管理することが可能なため、受注から請求書作成までの販売や生産、在庫、原価、一般会計まで統合して管理が行えます。そして仕入れに関する購買管理も一連のフローの中で合わせて作業できるため、部門を跨ぐ集中購買の仕組みと相性が良い点が魅力です。
まとめ
集中購買は複数事業所が個別で行っている購買活動を一つの窓口に集約し、コストを抑えながら効率的な資材調達を可能にする仕組みです。メリット・デメリットがあるので、全ての購買活動を一元化するのではなく、資材に合わせて分散購買と組み合わせることで効率良く資材調達を行えます。扱う購買データが増加し、管理する範囲も膨大になるため集中購買を利用する場合は購買管理システムの活用を検討するのも良いでしょう。
