現在、各所で働き方改革が進められています。そんな働き方改革の中で注目を集めているのが、業務効率化です。働き方改革を行い、社員の残業を減らすためには、仕事量を減らすか、既存の業務をより短時間で行えるように効率化するしかないからです。
そこで、この記事では働き方改革が必要になった背景から、業務効率化を進めるアイデアまで詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
働き方改革の目的や必要になった背景とは
そもそも、働き方改革はなぜ必要になり、どのような目的で進められているのでしょうか。まず定義を確認しておくと、働き方改革とは、厚生労働省によると「投資やイノベーションによる生産性向上とともに、就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる環境を作る」ことです。簡単にいうと、働き方改革では「生産性向上」「従業員がより働きやすくすること」に重点が置かれています。
以前までは、日本では会社は従業員に対して強い立場を持つことが多く、従業員は社会人として生きていくためにさまざまなものを犠牲にすることも少なくありませんでした。会社に忠誠を示していれば、終身雇用が保障されていましたから、それが当たり前になっていたともいえます。
しかし、現在では終身雇用は崩壊しつつあり、以前と比べて従業員が1つの会社に縛られることは少なく、転職する人も増加傾向にあります。そのため、働き方改革によって従業員にとって魅力的な会社にするという動きが加速しているのです。
また、日本は他の先進国と比べて生産性が低いことも指摘されています。これを解決し、日本の国際競争力を上げるためにも、働き方改革が推進されているのです。
働き方改革を実現するための業務効率化アイデア3選
業務効率化とは、簡単にいえば、業務をこれまでよりも短時間でできるようにすることです。そのためには、誰でも簡単に、無駄なく業務をこなせる仕組みづくりが重要です。しかし、具体的にどのような仕組みを作り、どうしたら業務効率化につながるかわからない、と感じている人も多いのではないでしょうか。
そこで、ここでは業務効率化のアイデアについて3つ紹介します。
ITツールを利用する
業務効率化をするときには、ITツールを利用するのがおすすめです。特にパソコンで行う業務はITツールを用いることで驚くほど高速でこなせるようになる可能性があります。たとえば、今までExcelの手作業でやっていた業務をマクロで自動的にできるようにすれば、その業務に関わる手間をほとんど0にすることが可能です。
現在では、さまざまな業務を自動化できる製品が揃っています。多くの人にとって一番身近なのは、Excelのマクロではないでしょうか。マクロとはExcelで行う操作を自動化することが可能になる機能です。
また、近年ではPower AppsやPower AutomateなどのRPAツールも注目を集めています。RPAツールではマウスやキーボードでの操作を自動化し、幅広い作業をロボットに行わせることが可能です。たとえば、Excelから業務システムに必要事項を転記する作業を自動化することもできます。
ただ、どの業務が自動化できるのか判断するのが難しい、と感じることも多いかもしれません。そんなときには「何も考えずにできるか」が1つの判断基準になるでしょう。作業のようにできる業務は、ロボットでもできる場合が多いです。社内にエンジニアなど技術に明るい人材がいる場合には、エンジニアに判断してもらうと、業務を自動化できるか判定しやすいでしょう。
クラウドを最大限活用する
業務を効率化する方法としては、クラウドを活用するという方法もあります。クラウドとは「いつでもどこでも必要なファイルやソフトを取り出せる仕組み」です。業務で使用するファイルやソフトなどをクラウドに保存しておけば、違う場所や違うデバイスでも簡単にアクセスできます。クラウドを活用すれば会社にいなくても業務を行えるため、大変便利で効率的に業務を遂行できます。また、社内のデータや資料をクラウドに保存しておけば、毎回印刷する必要もないため、ペーパーレス化を推進することが可能です。
テレワーク・リモートワークの推進
業務を効率化する方法としては、テレワークやリモートワークの推進も挙げられます。テレワークやリモートワークではコミュニケーションを取りにくくなり、部下の仕事を把握しにくいというデメリットはありますが、それに余りあるメリットがあります。
たとえば、移動時間を減らせることです。移動時間を減らせば単純に仕事にあてられる時間が長くなるだけでなく、移動による疲れも軽減できます。また、「周りに人がいると集中できない」と感じている人や、自己完結性の高い業務に携わっている人なら、テレワークやリモートワークにより集中でき、効率的に業務を遂行できるでしょう。
現在ではリモートワークで働きたいと考える人も増えています。そのため、リモートワークの推進が、優秀な人材の確保につながる可能性もあるのです。
業務効率化を促進して働き方改革を成功させるコツ2選
業務効率化はただ行うだけでは大きな成果につながらないかもしれません。コツをつかんで業務効率化を進めることが、大きな成果を創出につながります。ここでは、業務効率化を成功させる2つのコツを解説していきます。
現在の業務を徹底的に把握する
業務効率化を成功させるコツとしてまず挙げられるのは、現在の業務を徹底して把握しておくことです。情報が少ないまま業務効率化を進めようとすると、一番効率化すべき業務を見落としてしまうかもしれません。また、ボトルネックになっている場所を効率化しないと、他の業務を効率化しても、大きな成果を得られない可能性が高いです。まずは業務を把握し、どのように効率化をしていくか戦略を立てる必要があるのです。
アイデアを1つずつ確実に実施する
業務効率化を成功させるコツとしては、アイデアを1つずつ確実に実施することも挙げられます。なんとなく業務効率化をしたいと考えていても、結局のところ実現できなければ意味がありません。業務効率化は極めて広範囲に及ぶこともあり、先が見通せないと感じることもあるかもしれません。
しかし、業務をひとつひとつ効率化していけば、やがて大きな成果を生み出せるでしょう。実際に実行する前に終わることのないように、どのように業務効率化を行っていくか、はじめに計画を立てておくことが重要といえます。
Power Apps / Power Automateで業務を効率化する
業務効率化をするときには、Power Apps やPower Automateを活用するのがおすすめです。
まず、Power Apps は簡単にビジネスアプリを作れるソリューションです。通常、アプリを作成するときには、エンジニアが地道にコードを書き、数ヶ月かけて完成を目指すことになります。一方、Power Appsを用いれば、ローコードでほとんどプログラミングすることなく、少ない手間でアプリを作成できるのです。
また、Power AutomateはさまざまなWeb操作をローコードで自動化できるソリューションです。これまで地道に行っていたさまざまな定型業務をロボットに代行させることが可能です。業務効率化に大きく役立つことでしょう。
まとめ
この記事では、働き方改革を実現する業務効率化のアイデアについて解説してきました。
Power AutomateやPower Appのような業務効率化を可能にするツールを導入することで、組織の生産性向上が期待できるでしょう。この機会にぜひ、業務効率化ツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。
