会議予約システムを導入すれば効率的に予約管理ができる上、人的ミスを減らすことも可能です。しかし、導入する製品は自社に適したものでなければなりません。そこで、本記事では会議予約システムを選ぶポイントを解説するとともに、おすすめのシステム10選を紹介します。導入や移行の参考にしていただければと思います。
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会議室予約システムとは？
会議予約システムはその名の通り会議室の予約をするためのシステムです。しかし単に予約するだけでなく、役に立つ関連機能も多数搭載されています。
例えば、入退出管理はもちろん、空き室の検索ができたり、利用状況がリアルタイムで把握可能にする機能などもあります。現状会議室の利用に関して無駄な作業が生じてしまっている企業には、特に導入することをおすすめします。
会議室予約システムを選ぶ際のポイント
基本的な機能はいずれも共通していますが、使い勝手や詳細な機能には違いがあります。そこで以下の点に着目して選定を行うようにしましょう。
導入方式
ツールの導入方式にはオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型であれば自社内でシステムの管理からメンテナンスまで完結させられますが、自由度が高い反面、運用コストや労力がかかります。内部にIT部門が置かれており、自社でのメンテナンス対応が可能な企業には向いているかもしれません。
逆に、利便性や手軽さを求める企業にはクラウド型の利用がおすすめです。別システムとの連携も図りやすいですし、メンテナンスの手間もかかりません。
自社の利用目的
ほかのツール導入でも言えることですが、事前に利用目的を明確にしておくことが重要です。「具体的にどのような課題があり、それをどのように解決するのか」そして、「その解決にはどのような機能が必要なのか」を明確にしておかなければ、導入に失敗してしまう恐れが高まります。
導入・運用コスト
コストの問題も避けて通れません。自社で許容可能なコストを考え、その範囲内で利用でき、かつ必要な機能を搭載している製品を選定しましょう。ただし、利用料のみに着目するのではなく、得られる利益の比較もしなければなりません。「コストがかかっても利便性が非常に高く、自社にもマッチしていることから十分に元が取れる」というケースも考えられるからです。
使いやすさ
機能充分なツールでも使いにくければ十分に効果を発揮できません。そして、使いやすさは実際に操作する者の感じ方によって異なるところでもありますので、現場で実際に扱うことになる従業員の意見を取り入れつつ評価する必要があります。
従業員の年齢や職種といった属性も影響してくるでしょう。ITツールに慣れている現場であれば比較的高度な操作性を求められる製品を採用してもそれほど問題にはならないでしょう。しかし、ITツール利用経験が浅い従業員が多い現場だとシンプルな操作性であるほうが望ましいです。
セキュリティ
単純な予約・キャンセルの機能のみであればそれほど気にする必要はありませんが、当該ツール上に重要な個人情報を入力する場合にはセキュリティにも配慮しなければなりません。情報漏えいが起こりにくいよう、機能性は十分であるのかどうか確認しなければなりません。
おすすめの会議室予約システム10選
会議室予約システムの実態をより把握するためにも、実際の製品を確認することが大事です。そこで、以下ではおすすめできる製品について、その特徴等を紹介していきます。
SmartRooms
「SmartRooms」は部屋の入口に端末を設置し、そこで操作した内容とグループウェアがリアルタイムで連動する会議室予約システムです。クラウド型で、Android・Windows・iOSいずれの端末からも利用できます。その他グローバル対応や終了前のアラーム、利用状況レポートなどの機能も搭載されています。
具体的な個別の料金に関しては公式サイトから見積もりを行って確認してください。
iMeeting®-R
「iMeeting®-R」も入り口に端末を設置するタイプです。標準ではクラウド型ですが、オンプレミス型への対応も可能。ネットワークにつながる端末であれば本社のみならず支社からでもどこからでも予約や変更、キャンセルなどができます。これまでに700室以上の導入実績があります。
BRoomHubs
「BRoomHubs」はクラウド型のシステムで、会議室の予約のみならず来訪者管理システムとしても機能します。来訪者に関しても一元的に管理することで、限られたワークプレイスの有効活用を促進します。また来訪者の管理は受付業務の支援にもなり、応対品質の向上や業務の効率化なども図れるでしょう。
これまでに10室程度の部屋数がある企業への導入から、300室規模の企業への導入など、規模を問わず導入実績があります。
なお、料金に関しては、月額5万円からの利用が可能となっています。
touch-mee
「touch-mee」では、スマートフォンアプリとタッチシートを部屋に貼り付けるだけで、簡単に予約管理ができるようになっています。そのため大きな端末を設置するなどの大掛かりな作業は必要なく、気軽に導入がしやすいという特徴があります。シートにスマートフォンをタッチするだけでチェックインやチェックアウトができ、扱いやすいと言えるでしょう。
基本料金は1室月額3,500円です。スマートフォン以外にもICカードのタッチでも可能ですが、その場合オプション扱いとなるため、追加で1室月額1,300円が必要になります。無料トライアルも設けられていますので、気になる方は一度試してみるとよいでしょう。
ACALL MEETING
「ACALL MEETING」でも、PCやスマートフォンからいつでも会議室・ワークスペースの予約ができます。また、OutlookやGoogleカレンダーとも連携しやすいので、すでに利用しているこれらのアプリをそのまま使いつつ会議室等の管理もできるようになるという利点があります。
管理画面のデザインもシンプルで、残り時間の表示なども視覚的にわかりやすくなっています。
料金プランは3パターン用意されており、Basicはお試しに近い0円のプランで、ほかにはProとUnlimitedがあります。ProとUnlimitedの細部料金に関しては問い合わせが必要です。
ROOM CONCIER
「ROOM CONCIER」では、人感センサーで利用状況が管理できるようになっています。内部に人がいることをセンサーが感じて入室確認を自動的に行うため、頻繁に会議室を利用する場合でも手間がかかりません。退室時も同様にセンサーで判別します。
また、Microsoft 365との連携もできますので、グループウェアに入力された情報を連携させられ、利便性も高いと言えます。個別の利用料金に関しては問い合わせして確認しましょう。
ChoiceRESERVE
「ChoiceRESERVE」は2010年と比較的早い時期からサービスを始めており、予約管理に関してノウハウが蓄積されている製品と言えるでしょう。実際、著名な国内企業でも多数の導入実績があります。機能としては一般的な会議室予約に加え、ゲスト会員の一元管理から店舗・メニューごとに個別の予約ページを作成するなど、多数の機能が備えられています。
またセキュリティに関しても有人監視を24時間体制で行うなど、万が一の事態の備えとしても役立ちます。
料金プランは月額11,000円のLite、月額22,000円のPro、そしてEnterpriseが用意されています。Enterpriseの料金に関しては別途問い合わせが必要です。
SmartTimeShare
「SmartTimeShare」は入口に端末を設置するタイプの製品で、自席のPCおよびWebブラウザからでも確認ができます。予約時間を過ぎても入室確認が取れないときには自動キャンセルが行われるなどの機能が搭載され、また操作画面がシンプルに構成されているのも特徴的です。
利用料金に関しては問い合わせが必要です。
AirRESERVE
「AirRESERVE」は予約管理全般を扱うWebサービスです。クリニックや飲食店、スタジオなど、さまざまな予約を要する場面で活用できるでしょう。活用事例の一つとして会議室も含まれています。専用の機器は使用せず、利用者や管理者がアプリなどから操作を行うことで管理します。
利用料金は、月額0円のフリープラン、月額5,500円のベーシックプラン、そして要問い合わせのプレミアムプランから選べます。
ZENO
「ZENO」も端末の設置をしないタイプの製品で、マルチデバイス対応、クラウド型という特徴を持ちます。さらに、ZENOで提供されている勤怠管理やタイムカード、人事情報管理、顧客管理、工数管理、日報管理など多数のアプリを組み合わせて使うことも可能なので、会議室予約に加え、別のツール導入も検討している企業におすすめできます。
料金は1ヶ月プランで月額500円、年間プランなら月額450円となっており、比較的低コストで始められます。また30日間の無料トライアル期間も設けられているため、気になる方は一度使用してみるとよいでしょう。
会議室予約システムの導入メリット
会議予約システムを導入することで得られるメリットについても紹介しておきましょう。
会議室の空き状況がいつでもチェックできる
一つは「空き状況がいつでも確認できる」ということです。会議室を使おうと考え、いざ予約しようとしたものの、その段階に至ってようやく空きがないということに気が付いたのでは無駄な労力を費やしたことになります。
この問題を是正するために会議予約システムが活躍します。いつでも空き状況が確認できるようになりますし、クラウドサービスとして利用する場合にはインターネット環境さえあればどこからでも状況把握できます。
人的ミスを減らせる
アナログでの管理、もしくはExcelなどのソフトを使って毎回記録していたのではミスが発生しやすいです。予約を取ったつもりが取れておらず、多数人に迷惑をかけてしまうことも起こり得ます。
他方、ツールで管理をすれば人的ミスが発生しにくくなり、ミスがあった場合でもその事実に気づきやすくなります。間違えて時間が重複してしまうなどのアクシデントも起こりにくくなるでしょう。
会議室の運用状況を改善できる
会議室の利用のみに活用するのではなく、その運用状況等のデータを集めることで、業務改善に役立ちます。「どの部署がどのような人数で、どれほどの頻度で会議をしているのか」といった情報を管理することで、会議室の増設判断などにも活用可能です。
会議室の確保にもコストがかかりますので、感覚だけで設置するのではなく、こういった客観的なデータを用いることが重要です。
まとめ
会議予約システムを導入する場合、利用目的を明確にし、コストや使いやすさ、セキュリティを考慮の上、慎重に選定することが求められるでしょう。ここで解説したように、製品にもさまざまなものがありますし、それぞれに特徴も機能も異なります。機能性の高さだけでなく、自社に適しているかどうかを重視して選定しましょう。
