コラボレーションワークには欠かせない、綿密な会議や打ち合わせ。必要経費とはいえ、交通費や通信費、さらには時間的コストがかかるものです。そこで最近では、IT技術をフル活用したコラボレーションツールやビデオ会議システムなどを多くの大企業が採用しています。しかしコストが高く、導入は難しいと考える企業も多くありました。
そこで今回は、上記の課題に直面した企業が押さえておくべき勘所として、一部のOffice365に付属するコラボレーションツールをご紹介します。Officeアプリケーションならではの機能をフル活用することで、より高いコミュニケーション環境の構築、そして効果的なコラボレーションが低コストで実現可能です。
コラボレーションワークにかかるコストは削減可能！
企業同士が手を組むコラボレーションワークや、異なる拠点に滞在する複数のメンバーとグループで業務を勧めることで、企業は、より大きなビジネスを実現させることが可能となります。その際、やはり人と情報のコミュニケーション力をいかに高めるかが、プロジェクト成功のカギを握っていることはご存知の通りです。
プロジェクト成功のためにも、綿密な会議や打ち合わせは欠かせないと考える企業は多いことでしょう。たしかに足を運び、顔を合わせて対話を重ねることはとても重要です。しかしグローバル化が進んでいる今、コラボレーション先は国内に限りません。たとえ近距離であっても、頻繁に顔を合わせたミーティングを行うようであれば、交通費もかかりますし、なにより移動時間がかかります。結果的に、金銭的・時間的・人的コストがかかりすぎてしまうという現実的な問題がありました。
その問題を解決するツールとして、近年、ITの発達とともにテレビ会議システムなどが大企業を中心に導入されるようになりました。これを活用して、海外とのコラボレーションや、研修などで活用されている企業も少なくありません。しかし、システムそのものが高額で、中小企業にとっては文字通り高根の花でした。本格的なソリューション導入が難しいことから、セキュリティ面には目をつぶり、フリーのチャットツールなどを活用していた企業も少なくないはずです。
しかし「Office 365 Enterprise E1/E3」、「Office 365 Business Essentials」および「Office 365 Business Premium」には、標準で「Skype for Business」「Microsoft Yammer Enterprise」などのコラボレーションツールが搭載されています。詳しくは後述しますが、これらのアプリケーションをフル活用することで、コストを抑え、セキュリティを損なうことなく、遠隔地の従業員や作業者とのグループワークをより円滑に行えるようになったのです。
「Skype for Business」で距離を感じさせない臨場感ある会議を低コストで実現
顔を合わせてリアルタイムなコラボレーションを実現するツールとして最大の戦力となりえるのは、「Skype for Business」です。Skypeには無料版もありますが、Skype for Businessは、なじみ深い無料版SkypeのUIや機能を踏襲しつつ、よりエンタープライズ向けの機能が搭載されています。
たとえばメンバーの在席確認が行えることはもちろん、テキストチャット、ユーザ同士の無料通話、ビデオ会議、ホワイトボードの共有など、Skypeで可能なことはすべて行えます。パソコンやスマートフォンに付属しているカメラを使えば、気軽にリアルタイムでの映像、音声を共有した会議が行えるのです。
Skype for Businessでは、ビデオ会議で最大10,000人がブロードキャスト可能となっています。画面上に複数拠点の様子を映しながら会議を行えるだけでなく、リアルタイムの投票機能も搭載。さらにインターネットアクセスができない場所からでも、電話を利用することで会議への参加を可能としました。この機能を活用すれば、社内セミナーなどが簡単にかつコストをかけずに開催できます。
Officeアプリケーションとの連携も可能となり、ビデオ会議やチャットを行いながらのスケジュールの追加や資料の制作も可能となっています。そして無料版との最大の違いが、情報保護機能です。従業員全員のアカウントを集中管理でき、さらにすべての通信が暗号化によって保護されるため、より高いセキュリティ環境下でのコミュニケーションを可能としたのです。
「Yammer Enterprise」でチームの結束を高める
Yammerは、共同作業を効率化するソーシャルツールです。Officeアプリケーションとのシームレスな連携を行えるため、ファイルでの共同作業や、プロジェクトの管理や議論を行えるだけでなく、社内SNSとしても機能し、チーム内の連携を高めることを可能とします。
もちろんマルチデバイス対応のため、インターネットにつながりさえすれば、世界中のどこにいても連携可能です。チームごとのコミュニケーションを深めるだけでなく、チームを超えた連携やコラボレーションも可能です。実際にYammerのようなエンタープライズソーシャルツールを導入することで、プロジェクトの共同作業における効率が37％も向上したという調査結果もあります(Bringing Social to the Enterprise: How Microsoft Can Help Your Organization Work Like a Network, Microsoft, 2014)。
Yammer Enterpriseでは、カスタムブランディングと使用ポリシーを定められたり、ユーザとアプリケーションの管理も行えたりするなど、セキュリティ面をより高められるだけでなく、ディレクトリ同期やシステム全体のユニバーサル検索など、業務効率化も全面的に支援しています。
遠隔コラボレーションの成功は、ワークスタイル変革、そしてBCP対策にも効果あり！
対面会議は交通費など物理的な出張費のほか、移動時間など時間的コストの損失が激しいものです。これらのコストをかけずに会議を行うという選択は、企業にとってコスト削減になるというだけではありません。
遠隔地とのコラボレーションを、対面せずとも会議や作業をセキュアな環境で密に進められるようになるため、たとえば、子育てや介護のため出社が難しい社員でも、自宅で業務を行うことが可能となります。テレワーク推進による人材確保につながるというわけです。
さらには、先の東日本大震災のときのように、交通マヒなどによって出社が難しい状況に陥ったとしても、ネットワークが使用できる社員たちによって、出社せずとも業務を止めずに遂行することが可能となります。莫大な費用がかかると考えられているBCP対策も、Office365を導入することで簡単に解決できるのです。
もっと見る：「Office365 とは」
まとめ
ビジネスには欠かせない定番ツールであるOfficeアプリケーションだけでなく、コラボレーションツールもコストを抑え、簡単に導入可能となったOffice365シリーズ。まれにしかコラボレーションツールを使用する業務が発生しない場合は、Office365シリーズのリーズナブルな別プランを利用して、必要な時だけ必要なユーザ数のみ「Skype for Business Online」や「Yammer Enterprise」を導入することも可能です。高いコストをかけて新たなツールを探して導入するという多大なる負担から企業を解放するでしょう。
