Office 365で利用できるWord最新版

Office 365を契約すると、多彩なOfficeアプリケーションの最新版を使用できます。Wordもその中の一つであり、ビジネスにとって欠かせないツールでもありますね。皆さんは既に、Wordの最新機能を体感したでしょうか？

まだ、というのであれば、ここで紹介するWord最新版の機能を知り、ぜひ新しいOfficeの導入を検討してみてください。今までありそうでなかった、そんな機能が多様に追加および強化されています。

Office 365で利用できるWord最新版の機能

それではさっそく、Word最新版の機能を紹介していきます。

ワンクリックで簡単に共有

これまでWordで作成したドキュメントを共有するには、メールに添付するか共有ファイル上に保存するのが一般的でした。しかし、こうした作業は意外にも手間であり、ドキュメント作成などをいったん中断して行うため、生産性が下がります。一説では、人間が仕事の切り替えを行うために5分以上かかるといいます。表面上は一瞬のことでも、数分の生産性が下がっていることになります。

ただし、Wordならそうした生産性低下は起こりません。リボン上部にあり「共有」ボタンをクリックすれば、共有したい相手のメールアドレスを入力するか連絡帳から呼び出すことで、簡単に共有できるのです。さらに、共有相手の編集権限まで設定できるので、外部の人間とも安心して共有できます。

デバイスを問わず共同編集ができる

よく、Googleドキュメントのように複数人でドキュメントを編集できる機能がWordにもあったらいいな、という声を聞きます。従来のWordでも共同編集はできるものの、共有ファイルサーバを設置したり、何かとコストと手間がかかっていました。それがWord最新版になり、かなり簡単に共同編集ができるようになったのです。

先述した手順でドキュメントを共有し、再びリボン上部の「共有」をクリックすると、現在共有しているユーザーが一覧で表示されます。それらのユーザーは権限があれば編集が可能であり、各ユーザーが加えた変更はリアルタイムに反映されます。

文書の校閲や会議の議事録作成など、様々なシーンで活用できるでしょう

インターネット上の情報を簡単に引用できる

Word文書を作成していると、リソースやコンテンツをインターネット上から引用することがよくあります。そうした作業を行う際は、Wordとは別にWebブラウザを起動しなけれればならず、何かと面倒です。デスクトップがごちゃごちゃしてストレスに感じる方も多いでしょう。

Word最新版では簡単な手順でインターネット上の情報を検索し、そのまま引用することができます。

手書きで文章の添削ができる

Word最新版にはインクエディターという機能があり、作成したドキュメントに対して手書きでコメントを入れたり、文章の添削などが行えます。タブレット端末をビジネスで活用することが多くなった昨今、Word文書に直接手書きできる機能があれば、Wordがもっと自由になります。

Wordは常に進化している

Word最新版の機能はいかがでしょうか？もちろん、新たに追加された機能や強化された機能はこれだけではありません。前バージョンから比較して多彩な機能が追加され、デザインが変更され、利便性が大幅に向上しました。

さらに、Wordは進化しつづけます。最新版OfficeでもあるOffice 2016の大きな特長といえば、定期的なアップデートにより新機能追加や機能強化が継続的に行われることです。従来のOfficeならば機能は常に固定されており、利便性が向上することは難しかったのです。これがOffice 2016になって改良され、アップデートによってWordをはじめとしたOfficeが常に進化するようになりました。

たとえば、2017年7月に配信されたアップデートでは、Wordに3Dモデルを挿入できる機能が追加されています。3Dモデルはいわゆる3D画像のことです。ただ挿入できるだけでなく、ドキュメント上で3Dモデルを操作して、確度を変えたり編集することも可能になりました。ちなみにExcelとPowerPointにも同様に機能が追加されています。

細かいアップデートでいえば、スマートクォートという新機能が便利です。文書作成の際に引用符(“ ”)を使用することは多いでしょう。この引用符を使用する際、開始と終了が区別されていない文書を多く見かけます。非常に細かい点で気にしないという方も多いかもしれません。しかし、見る人は見ています。こうした細かいところで「横着な人だな」という印象を与える場合もあります。

Word最新版のスマートクォートは、引用符を使う際に自動的に開始と終了の引用符が使用されます。このため、引用符の開始と終了に気を配ることなく、文書作成に集中できます。

こうした大胆な新機能から細かい新機能まで、すべてはビジネスパーソンの作業効率をアップさせたり、デザインに優れたドキュメントを作成できるためにあります。Word最新版を使うということは、歴代のWordの中でも最も効率良く作業でき、かつ簡単にデザインできるツールを手に入れたも同然です。

Word最新版を使用できるプランに注意

Word以外にもExcelやPowerPointといったOfficeアプリケーション、さらにビジネスに欠かせないコミュニケーションツールを提供するのがOffice 365です。ただし、各プランによって提供される機能が違います。

Word最新版を手に入れるためには、次の5つのプランのうちいずれかを契約しましょう。

Office 365 Business
Office 365 Business Premium
Office 365 ProPlus
Office 365 Enterprise E3
Office 365 Enterprise E5

各プランの違いを簡単に説明すると、Office 365 BusinessおよびOffice 365 ProPlusはコミュニケーションツールはなく、WordなどのOfficeアプリケーションを提供します。ただし、Office 365 ProPlusに関してはSkype for Businessのみ備わっているので、オンライン会議に活用できます。

Office 365 Business Premium、Office 365 Enterprise E3、Office 365 Enterprise E5の3プランに関しはOfficeアプリケーションも多彩なコミュニケーションツールも同時に導入しています。上位プランになるほど高度な機能が増えるので、Office 365で何をしたいかによって導入するプランを選択しましょう。

ちなみに各プランは必要に応じて自由にサブスクリプションを構成できます。ただし、ユーザー数に応じて使用できないプランがあることも留意しておきましょう。