Unattendedのシナリオでofficeソフトを利用する場合、Microsoft 365の専用ライセンスが必要であることをご存じでしょうか。本記事では、Microsoftの定義におけるUnattendedの概要や、Microsoft 365とRPAを組み合わせてできることなどを解説します。
RPAとMicrosoft 365を組み合わせてできること
Microsoft 365は、サブスクリプションで利用できるofficeのクラウドサービスです。従来のようにパッケージ製品を購入する必要がなく、月額料金を支払えばExcelやWord、PowerPointなどをクラウド上で利用できます。常に最新版を利用できるのも、Microsoft 365の大きなメリットといえるでしょう。
近年では、Microsoft 365とRPAを組み合わせてビジネスへ活かす企業が増えてきました。RPAは、Robotic Process Automationの略語であり、定型化したデスクワークをソフトウェア型ロボットが記憶し、忠実に再現できる技術、概念のことです。
たとえば、単純なデータ入力やコピペ作業、メール送信などは、毎回同じ操作を行うケースが少なくありません。そのため、必ずしも特定のスタッフが担当する必要はなく、誤解をおそれずにいえば誰にでもできる仕事です。このような単純作業をロボットに任せて自動化しよう、という概念や技術がRPAです。
すでに、国内における多くの企業が、RPAツールを導入しているといわれています。操作においては専門的なITのスキルが求められず、知識や技術のないデスクワーカーでも自動化を行えることが理由のひとつでしょう。
従来の単純作業を自動化することにより、業務効率化が図れ、生産性の向上も期待できます。人材不足の解消やコスト削減を実現できるのも、RPA導入の大きなメリットといえるでしょう。
また、RPAとMicrosoft 365を組み合わせれば、さらなる業務効率化や生産性向上が期待できます。たとえば、Microsoft TeamsからRPAツールを操作する、基幹システムとExcelを連携させることも可能です。
Excelからシステム、システムからExcelといった作業は人の手で行われてきましたが、RPAと組み合わせればこれらの作業を自動化でき、手間を大幅に削減できます。
RPAでMicrosoft 365を操作して実現した自動化例
すでに、多くの企業がRPAとMicrosoft 365を組み合わせて活用しています。
たとえば、マクロを利用しないExcelの自動化もそのひとつでしょう。マクロの処理結果をほかのシステムへ登録し、広範囲にわたる自動化を実現する事例もあります。
そのほか、Excelを用いた帳票の作成でも力を発揮してくれます。必要な情報の入力だけでなく、プリントアウトの作業まで一貫して自動化できるのは、大きなメリットといえるでしょう。
しかし人によっては、わざわざRPAを用いずとも、マクロだけでよいのでは？と思う方もいるかもしれません。たしかに、マクロも利便性は高いですが、利用するにあたってはさまざまなリスクが潜んでいるのも事実です。
脅威のひとつとして挙げられるのが、マクロウイルスを用いたサイバー攻撃です。1995年ごろからサイバー攻撃に用いられ始めたマクロウイルスですが、2015年あたりから再び猛威を奮っています。
一般的な手口としては、マクロウイルスを仕込んだExcelファイルを送りつけるというものです。ファイルにはもっともらしい名前がつけられているため、つい開いてしまった結果、ウイルスに感染してしまうのです。
このように、マクロは便利な反面、それを利用した悪意ある攻撃が多く行われています。そのため、セキュリティの観点から近年ではマクロを使わず、RPAで自動化しようとする流れが拡大しつつあります。
RPAでMicrosoft 365を操作する場合、ボットに専用ライセンスは必要？
RPAによる処理の自動化は、ボットがアプリケーションを操作することにより実現します。人間がMicrosoft 365を利用する場合には、ユーザーごとにライセンスが必要ですが、ボット用にも取得しなければならないのでしょうか。
普通に考えた場合、イメージとしてボットは人間ではないため必要ないと考えるでしょう。実際、かつてはボットによるMicrosoft 365の操作におけるライセンス取得の有無は、長らくグレーゾーンでした。つまり、ライセンス違反なのかそうでないのか、判断が曖昧な状態だったわけです。
ただ、現在ではMicrosoftが立場を明確に定め、ボットでもライセンスが必要であるとし、そのうえでRPAの利用が可能になると発表したのです。結論、RPAでMicrosoft 365を操作するにあたっては、ボットに専用ライセンスは必要ということです。
有人 (Attended)と無人(Unattended) 2種類のMicrosoft 365ライセンス
ライセンスは、いうなれば許可証や免許証のようなものです。Microsoft 365のサービスを利用するにあたってはライセンスの取得が必須で、製品を使う人、モノにより対象となる正式なライセンスの付与が必要です。
Microsoft 365のライセンスは大きくわけて、有人(Attended)と無人(Unattended)の2種類です。有人ボットと無人ボットにはそれぞれ定義があり、該当するライセンスを付与しなくてはなりません。
有人 (Attended)ボットとは？
こちらは有人自動化とも呼ばれ、完全な無人化ではなく、ユーザーがRPAを介してExcelやWordなどを利用するケースが挙げられます。あくまで人が操作を行うため、このケースでは人間用のライセンスがあれば問題なく利用できます。
有人ボットの活用例としては、ユーザーの操作によって顧客の連絡先情報を自動更新する、などが挙げられるでしょう。また、キーボードをタッチしたタイミングで、特定の社員へ会議の招待状をメールで送信するのも、有人ボットの活用例といえるでしょう。
いずれにしても、これらは人がいないとミッションは完了しないため、このようなケースにおいては有人自動化とみなされ、人間用のライセンスが必要です。
無人 (Unattended)ボットとは？
先述した、有人ボットの定義に当てはまらないボットを無人ボット、Unatteded型と呼びます。こちらは、人を介さずに操作するのを特徴とします。RPAがダイレクトに指示を出し、ExcelやWordを操作します。
有人ボットの場合、最終的な操作は人間が行っていました。キーボードをタッチする、などの特定の操作を行うことによりボットがアクションを起こしていましたが、無人ではそのようなことは不要です。
Unattendedボットも、すでにさまざまなシーンで活用が始まっています。活用例としては、SQL、クエリを実行しフォームへデータを入力するなどがあるでしょう。データベース上でさまざまな要求を実行できる命令文は、SQLと呼ばれる言語であり、それを利用しフォームへ自動的にデータを入力します。
また、Microsoft Wordで提出されたファイルを自動で開き、データを抽出してCRMアプリケーションへ送信する、といったことも可能です。
無人(Unattended)RPAのためのライセンス、Microsoft 365 – 無人ライセンス
無人RPA環境を構築するにあたっては、Microsoft 365 Apps for enterpriseのライセンスが必要です。もともと、Office365 ProPlusの名称でリリースされていましたが、2020年4月に変更されました。このライセンスなら、人間のユーザーはもちろん、ロボットアカウントにもライセンスを付与できます。
基本的に、無人RPAに相当する環境を構築するのなら、無人ライセンスを取得しなくてはなりません。では、具体的にはどのようなケースが該当するのでしょうか。
たとえば、クライアントや取引先などから受信したメールを組織内の複数ユーザーへ配信する仕組みをRPAで構築したとしましょう。この場合、ユーザーのクリックやキーボード操作により、関係者へメールが送信されるのなら、有人RPAだと判断されます。
一方、ユーザーがアクションを起こさずとも、自動的にメールが関係者へ送信できる仕組みなら、無人RPAだとみなされます。このケースにおいては、無人ライセンスが必要です。
現在では、Microsoft 365の公式ホームページでも、ライセンスに関する細かい規定が記載されています。どのようなケースで無人ライセンスが必要なのかも、わかりやすく事例で解説されています。気になる方は、公式ホームページの情報もきちんと目を通しておきましょう。
まとめ
ライセンス違反とならぬよう、無人RPAを構築するのなら必要なライセンスをきちんと取得しましょう。なお、officeアプリケーションは、大規模な無人使用RPA用に設計されていないため、機能に制限があることも覚えておくとよいでしょう。必要なライセンスを取得し、RPA環境を構築して業務効率化や生産性向上を実現しましょう。
