Microsoft Teamsとの連携とは？対応したアプリを知って業務効率化につなげよう

Teamsを長い期間利用していると、欲しい機能や使いたい機能があっても現状のTeamsでは利用できないことに気付く方もいるかもしれません。しかし、昨今、Teamsはさまざまなアプリと連携しておりTeamsの利便性が向上しています。本記事ではTeamsと連携できるアプリを13個解説します。

Teamsの詳細については、以下の記事で詳しく解説しています。本記事と併せてご覧ください。

Microsoft Teamsとは｜利用者の声を元に導入メリットや機能を詳しく紹介

Microsoft Teamsの連携とは

Teamsはそれ自体を単体として利用できますが、その他のアプリと連携できます。連携することでTeams単体では実現できなかったような機能を活用できます。

アプリとの連携

Teamsとその他のアプリを連携することによって、アプリで行っていた業務をTeams上で行うことや通知を受け取ることができます。

Teamsと連携できるアプリの中には特別なスキルを必要とすることなくすぐに連携できるものがあります。例えば、Teamsの中で連携できるアプリ一覧を選択し、追加するだけで連携が完了するアプリなどです。

Microsoft Teamsとアプリを連携するメリット

パソコンを使用した日々の業務では、Teamsを起動しつつ、他のさまざまなアプリを立ち上げることが少なくありません。Teamsとその他のアプリを連携すると、アプリ上で行っていることがTeams上で管理できます。ここではそのメリットを2つ説明します。

業務の効率化

タスク管理はタスク管理用アプリ、スケジュール管理はスケジュール管理用アプリのように、さまざまなアプリを横断して業務を行っていると情報の整理に手間がかかったり抜け漏れが発生したりします。また、アプリを多数立ち上げてしまうと、パソコンのメモリ不足を招いてしまうこともあるでしょう。

Teams上でアプリが行っていることを管理できれば、メモリ不足などの問題が発生することなく業務の効率化を図れます。

円滑な情報共有

Teamsの特徴は、その俊敏性にあります。通知が来ると受信者のTeams上にアイコンが表示され、自分宛てにメッセージが来たことがすぐに分かります。

アプリをTeamsと連携するとTeams単体で通知を受け取れるため、迅速に反応し相手に返答することが可能です。これにより円滑な情報共有ができるようになるでしょう。

複数のアプリで通知を受け取り、通知数が多くなってしまうと、管理しきれずに忘れていたり気付かなかったりするような事態が発生します。

連携できるアプリのタイプ

Teamsと連携できるアプリは数多くあります。アプリは大きく分けて２つのタイプに分けることができます。それぞれについて解説します。

Microsoft 365が提供するアプリ

TeamsはMicrosfot 365が提供するアプリと連携できます。Word、ExcelをはじめとするOfficeアプリ、SharePointと呼ばれるドキュメント共有アプリ、Power Appsと呼ばれるビジネスアプリケーション作成ツール、Power Automateと呼ばれる業務自動ツールなどがそのアプリに該当します。

これらのアプリと連携すると、Teams内で作業が行えるだけでなく、通知や投稿もTeamsのチャット上に表示できるようになります。

Microsoft社以外が提供する外部アプリ

Microsoft社以外が提供する外部アプリも、Teamsと連携するように開発されているものが数多くあります。外部アプリによっては、プログラミング不要で画面上の操作のみでTeamsと連携できるものもあります。外部アプリとTeamsを連携すると、外部アプリ上で投稿した内容がTeamsのチャットに自動的に投稿されるということが可能になります。

Teamsの機能ではできない作業を外部アプリで行い、その後、Teamsに自動投稿してグループに共有するというような活用方法があります。

Microsoft 365アプリとの連携

Teamsは、Microsoft 365で利用できるさまざまなアプリと連携できます。ここではその代表的なアプリを4つピックアップし、Teamsとの連携でどのように活用できるのか解説します。

「Planner および To Do タスク」アプリとの連携

「Planner および To Do タスク」は、タスクの進捗管理をするためのアプリです。Teamsを利用できれば、無料でこのアプリを使えます。複数メンバーでプロジェクトを進めていく際にタスク管理を容易にし、タスクの進捗状況を可視化する際に便利なアプリです。

画面上を直感的に操作するだけで利用できるため、初心者でも使いやすいUIでしょう。各タスクには期限、担当者、優先度を設定でき、リスト一覧、カレンダー形式、グラフ形式、ボード形式で表示させることができます。

PowerAutomateとの連携

Power Automateは、業務アプリを開発するためのツールです。Power Automateを通じて定型的な業務をアプリによって自動化することにより、業務の効率化が図れます。

例えば、定期的なアンケート調査の配信と集計、複数のステークホルダーをまたがる承認プロセスなどを自動化したり、Power AutomateからTeamへの通知や投稿を自動的に行ってくれます。

Microsoft 365などのMicrosoft製品を契約している企業であれば、追加料金なしで利用できます。

Outlookとの連携

Outlookはメールアプリです。TeamsとOutlookとの連携ではスケジュール管理とメール連携が可能です。TeamsとOutlookは通常同じMicrosoftアカウントで使用しているので、スケジュール管理の連携は自動的に行われています。Teamsのカレンダーに会議を設定すると自動的にOutlookのカレンダーにも反映されます。

Outlookに届いたメールをTeamsに共有すると、Teamsのチャットにメールが投稿されるという使い方もあります。

SharePointとの連携

SharePointは、社内でファイルを共有する際に利用するクラウドストレージサービスです。社内ではさまざまなドキュメントが日々作成されメンバー間で共有されています。SharePointはそれを1カ所に一元管理して社内のメンバーがいつでもアクセスし、資料を閲覧できるようにします。

TeamsとSharePointにおける連携では、Teamsのチャットで投稿したり共有したりした資料がSharePointでも管理できるようになります。これによって、SharePointで改めてファイルをアップロードするという手間が省けます。

Microsoft Teamsと連携できるおすすめの外部アプリ9選

Teamsはさまざまな外部アプリと連携できます。ここでは、特におすすめしたい外部アプリを9つに絞って解説しましょう。

Slack

Slackは、チャットやオンライン会議を提供するコミュニケーションツールです。タグを活用してテキストを簡単に装飾できるため、エンジニア間でよく利用されています。絵文字が豊富にあるのも特徴です。

Teamsと連携することによってSlackからTeams会議を立ち上げることができます。OutlookカレンダーをSlackに同期させれば、Outlookカレンダー上からTeams会議に参加できます。

Zoom

Zoomは、ビデオ会議ツールとして利用されているツールです。ビデオ会議向けにUIが設計されているため、他のツールと比較するとビデオ映像が非常に見やすいのが特徴です。

Zoomからの通知をTeamsに連携したり、Zoomで設定したスケジュールをTeams上で確認できたりします。ビデオ会議はZoom、それ以外のチャットはTeamsで業務を行うという使い分けがあります。

DropBox

DropBoxは、クラウドストレージとして利用されているサービスです。データはクラウド上に保管されるためインターネットに接続できる端末があれば、いつでもどこからでもデータにアクセスできるというのが特徴です。

Teams側からクラウドストレージとしてDropBoxを選択すると、Teamsのチャットやグループで共有したファイルはDropBoxで管理できます。Teams内でDropBox内にあるファイルを閲覧したり、共同編集したりすることも可能です。

Trello

Trelloは、タスク管理として利用されているツールです。個人のみならずグループ内でタスク管理を可視化しチーム内でのコラボレーション業務を円滑にする際に役に立ちます。

Teamsと連携すると、Teams内からTrelloのタスク管理ができます。これによって自分にタスクが振られた際や期限が近づいたタスクがあると、通知をTeamsで受け取ることができます。Trelloはタスク管理向けに優れたUIを持っているため、タスク管理のみTrelloを活用するという方法がおすすめです。

Salesforce

Salesforceは、顧客データの管理や営業活動を支援するツールです。主にBtoBをメインにビジネス活動する幅広い企業でされています。

Teamsと連携すると、TeamsのチャットやチャネルからSalesforce内で管理している顧客管理情報の閲覧や直接編集が可能となります。これによりTeamsに参加しているメンバー間で同じ顧客管理情報にアクセスできるため、営業活動の業務効率化を期待できるでしょう。

LANSCOPE

LANSCOPEは、パソコンやモバイル端末などのIT資産をデータとして可視化するIT資産管理や社内外における不正アクセスを防止するためのセキュリティソリューションを提供するツールです。

Teamsと連携すると、Teams上でやり取りされたデータを監視し不正なやり取りがないかをチェックできます。その他に、チャットボット形式でITシステムに関する質問に対して自動応答する機能も提供しています。

RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、会社受付業務をタブレット端末のみで応対し、クラウド上で管理することによって無人化を実現するサービスです。RECEPTIONISTを利用することで会社受付に充てていた人件費や業務を削減することが可能です。

Teamsとの連携では、会社に自分宛ての来客があるとメンション付きでTeamsを通じて通知が届きます。これにより来客を見逃すことはなくなります。

調整アポ

調整アポは、OutlookカレンダーとGoogleカレンダーと連携し、関係者と会議を開催する際の日程調整を自動的に行うツールです。社外メンバーとの日程調整にも対応しています。

会議の日程が決まると自動的に「Teams会議のURL」が発行され、OutlookカレンダーとGoogleカレンダーにそのリンクが共有されます。会議URLを別途メールで共有するという手間が省けるでしょう。

Qast

Qastは、社内ナレッジをクラウド上にストックするサービスです。社内では個々人によって持っているナレッジが異なるため、分からないことがあるとその都度同じ質問をしてしまうということが発生します。ナレッジをいつでも閲覧できるようにすることにより、社内の情報共有を効率化するのがQastの特徴です。

Teamsと連携すれば、Qastに投稿したナレッジをTeamのチャットに投稿したり、Teamsでやり取りしたチャット内容がナレッジとして利用できそうであればQastにストックしたりできます。

まとめ

Teamsは、本記事で取り上げなかったさまざまなアプリと連携も進んでおり、Teamsとのコラボレーションを通じた業務の効率化と円滑な情報共有がますます発展しています。日々の業務を振り返りながら、どのアプリをTeamsと連携すると業務が改善するのか考え、さらなる業務効率化を目指しましょう。