今話題のMicrosoft Flowとは？

今話題のMicrosoft Flowとは？

最近はRPA（Robotic Process Automation）をビジネスで活用する事例が増えたことから、「自動化」というキーワードが目を引くようになっています。日常にある業務や作業のほんの一部でも自動化できれば、時間に余裕を作ってより多くの仕事をこなしたり、いつもより早く仕事を終えたりすることができますね。

そんな「自動化」というキーワードで今話題なのが「Microsoft Flow」というサービスです。2016年11月にリリースされたMicrosoftの公式ツールであり、Microsoft製品を含む様々なアプリケーションと連携して「タスクの自動化」を実行できます。

本稿では、そんなMicrosoft Flowの概要やその魅力についてご紹介します。

Microsoft Flowとは？

Microsoft Flowにおける「タスク」とは、たとえばメールを受信したら添付ファイルを保存するといった一連の作業を指しています。Microsoft Flowではこれを自動化できるというのですから、高い生産性が期待できそうですね。

どのようにしてタスクを自動化するかというと、Microsoft Flowでサポートされているコネクタ（Microsoft製品を様々なアプリケーションのこと）を組み合わせて、ユーザーが望む処理を自動的に実行することでタスクを自動的に行います。

現在Microsoft Flowでサポートされているコネクタの数はなんと250個以上です。その中にはGmailやEvernoteといったお馴染みのツールも含まれていますし、SQL Serverといったデータベースまで含まれます。

好きなコネクタ同士をつなぎ合わせてフローを作成することで、高度なタスクの自動化を作ることも可能です。

Microsoft Flowのメリット

すでにMicrosoft Flowのメリットについて想像されているかと思いますが、ここでそのメリットを整理していきましょう。

単純作業を減らして業務効率をアップする

日々の仕事の中にはたくさんの単純作業で溢れています。そのほとんどが、ビジネスには直結しない作業であり、手間を取られることにストレスを感じている方も多いでしょう。

たとえば定期的に届くメールから添付ファイルを所定の場所に保存しなければいけないという作業があった場合、メールを確認して添付ファイルを保存するのに3分かかるとします。この作業が1日に5回発生すればそれだけで15分です。1年間の労働日数が245日間だとすると、3,675分もの時間を1つの作業に費やしていることになります。営業日数に換算すると7.6日間です。

ここにMicrosoft Flowがあれば1つの作業にかける7.6日間が丸々削減されることになるため、他の重要な仕事に多くの時間を割くことができますね。そして、日常の中の様々な単純作業にMicrosoft Flowを活用したら？と想像すると、そのメリットのすごさは容易に感じ取れるでしょう。

人為的ミスを回避する

単純作業が面倒な理由は、ビジネスに直結しないものが多いにもかかわらず、入念な確認によってミスを回避しなくてはいけないことです。たとえば会計帳簿からシステムに情報を転記する際などは、かなり慎重に数値を入力していく必要がありますし、2者確認を経てミスがないかをチェックする必要があります。

しかしミスとは常に起こるものです。当人がどんなに気を付けていても、ちょっとした気の緩みからミスが発生します。コンピューターと違って人為的ミスが発生するリスクは常にたるため、単純作業はそのリスクと隣り合わせです。

人為的ミスを回避する有効的な方法はタスクを自動化することです。人手で行っていた作業をソフトウェアが処理してくれることで、人為的に発生していたミスをゼロにしてくれます。

単純作業におけるミスが無くなることで、ユーザーはストレスから解放され、クリエイティブな仕事により集中することができるでしょう。

Microsoft Flowを利用するには？

RPAはパソコンにインストールされているアプリケーションやクラウドサービスなど、パソコン上の操作を定義して自動化プログラムを作成することで、タスクの自動化を実行します。Microsoft Flowはサポートされているコネクタを組み合わせてタスクの自動化を実行するため、RPAと比べると自動化の自由度は低いでしょう。

しかし、RPAを導入すると月数万円のライセンス費用が必要だったり、初期投資に多額の費用が必要になったりすることから、Microsoft Flowはかなり手軽に導入できるタスク自動化ツールだと言えます。

そんなMicrosoft Flowを利用するためにはまずサービスにサインアップ（登録）する必要があり、3つのプランから利用したいものを選択します。

＜Microsoft Flowのプラン＞

※SalesforceやOracleなどの基幹業務サービスに接続する

まずは無料のFlow Freeから使用してみて、より高機能を求めるのであればFlow プラン1やFlow プラン2にアップグレードするとよいでしょう。ちなみに月額料金は円ではなくドルになっており、その時の為替レートによって円相場が変動するため注意しましょう。

サインアップのためにはMicrosoft Flowホームページにアクセスして、画面右上の［サインアップ］を入力してメールアドレスを登録するだけで利用を開始できます。

Office 365ユーザーは無料でMicrosoft Flowを利用できる？

実は、Office 365を利用しているユーザーは専用のMicrosoft Flowを追加料金なしで利用できます。利用できるのが「Microsoft Flow for Office 365」というサービスであり、先にご紹介Microsoft　Flowとは少し機能が異なります。

Office 365の組み込みサービスなのでもちろん料金は無料です。1ヵ月あたり最大実行数は2,000回、チェック頻度は5分ごと、Premiumコネクタは提供されていませんが、独自のシステムに接続するためのカスタムコネクタを作成することができます。これによって、高度なタスク自動化を実行することも可能です。また、他のユーザーが所有権を共有してタスク自動化を実行できるので、Microsoft Flowを組織的に利用することもできます。

ただし、Microsoft Flow for Office 365は特定のプランでのみ提供されているサービスなので、利用中のプランにサービスが含まれているかしっかりとチェックしましょう。皆さんもこの機会に、Microsoft Flowを利用してタスク自動化を行ってみてはいかがでしょうか？