パッケージ版のOfficeアプリケーションからクラウド版のOffice365に移行後、運用業務に関するお悩みを抱えてはいませんか？本記事では、Office365の運用でよくある課題や、それを解決してくれるOffice365運用サービスについて解説します。
「Office365」の導入後の課題
近年、パッケージ版のOfficeからクラウドサービスのOffice365に切り替える企業が増えてきています。ところが、既存のOfficeをOffice365に移行したまではよいものの、想定していなかった問題や作業が発生し、Office365を使いこなせずにいる企業も多いようです。Office365導入後によくある企業の課題としては、主に以下のような例があります。
日々の運用・保守業務
Office365の運用業務には、社員の入退社や部署移動に伴うユーザーの追加・削除、グループの追加・削除、パスワード設定、アプリケーションごとのアクセス権限管理などがあります。障害発生時には保守業務として復旧対応も行わなければなりません。
また、会社の承認を受けていない社員の私物端末からOffice365にアクセスできる場合、重要なデータの流出や、セキュリティの脆弱性によるウイルス感染なども懸念されます。
操作方法のトレーニング
Office365に含まれるアプリケーションやコミュニケーションツールは、連携させて使うことで利便性が高まります。しかし機能が豊富なあまり、社員がそれらを使いこなせるようになるまでには、一定の適応期間が必要です。管理者はOffice365への移行前に、社員に対して機能の説明や操作方法に関するトレーニングを施さなければなりません。
社内からの問い合わせへの対応
一通り社員へのトレーニングを済ませたとしても、導入後すぐは社内からの問い合わせが管理部門に殺到する可能性があります。社員数が多い企業ほど、問い合わせ対応の負担が大きくなるでしょう。
新機能の追加や仕様変更への対応
新機能や仕様変更へのキャッチアップも欠かせません。既存業務への影響が大きい場合、管理者は事前に社員に周知したり、新機能の操作方法を説明したりする必要があります。
Office365の活用を支援「Coo Kai 運用支援サービス」
社内に専任のIT部門を有していない中小企業の場合、Office365導入後の運用・保守業務に不安を感じるケースが多く見受けられます。上記で触れたようなOffice365の課題は、運用・保守業務をアウトソーシングすることで解決できます。
株式会社ピーエスシーの「Coo Kai（クーカイ）」は、Office365への移行支援から教育支援、運用支援、Office365の機能を補完するアドオンアプリケーションの導入までをワンストップで提供するクラウドグループウェア支援サービスです。
今回ご紹介する「Coo Kai 運用支援サービス」は2016年、国内で初めてMicrosoftのクラウドサービス専用サポート「Microsoft Advanced Support Partners」と連携したOffice365運用支援サービスとして、提供を開始しました。
Microsoft社と緊密に連携したピーエスシーのサービスマネージャーを顧客ごとに配置するため、「オンプレミスとは環境が異なるため障害対応に困る」「仕様変更の影響度を早めに知りたい」「より多くの機能を活用したい」といった企業の悩みを高品質かつ迅速にサポートします。
提供する3つの主なサービス
以下では、Coo Kai 運用支援サービスが行っている主なサービスを3つご紹介します。
1.Office365の最新情報配信サービス
「最新情報配信サービス」とは、Office365の新機能や仕様変更にまつわる情報を日々キャッチアップし、活用事例や操作方法をわかりやすい資料にして配信するサービスです。
Officeの最新情報は、Microsoftの複数のサイトに英語で開示されます。同サービスでは、それらを日次で収集し、日本語に翻訳して知らせてくれるため、「いつの間にか新しい機能が増えていた」という心配がありません。確認した情報の中から、事前に周知したほうがよいと思われる大きな変更があれば、速報としてメールで配信されます。
また、新機能の操作方法や活用方法については、単に開示情報の内容を翻訳して通知されるだけではありません。細かな挙動を把握するために新機能の検証を行い、検証結果をまとめた資料ととともに、利用者へメールで送られます。
2.テクニカルヘルプデスクサービス
「テクニカルヘルプデスクサービス」は、過去の事例や豊富な知識をもとに、操作方法や仕様に関する質問に回答するサービスです。顧客の利用環境に合わせた検証、およびMicrosoft社との連携によって、より正確かつスピーディーな情報提供を実現します。
標準サポートは以下の通りです。
- 受付時間：平日9〜17時（祝祭日とピーエスシーの指定休日を除く）
※対応は18時まで - 対応言語：日本語
- 受付方法：契約時に登録したシステム管理者からのメール・電話による問い合わせ
- 対応件数：1ヶ月あたり10インシデントまで
- 月額費用：20万円〜
また、ヘルプデスクでのサポート内容は、顧客の運用状況に応じてカスタマイズすることも可能です。例えば専用窓口の設置や、1ヶ月あたりのインシデント数の追加、サードパーティ製品との窓口一元化、対応時間の延長（24時間365日の常駐対応も可）、多言語対応（英語・中国語など）、管理者ではないエンドユーザーからの問い合わせ受付などのオプションがあります。
Office365への移行直後など手厚いサポートが必要な時期のみ常駐対応とし、社員が操作に慣れてきたタイミングで標準サポートに変更する、といった利用方法を検討してみてもよいでしょう。
3.利用・活用支援
Office365をより使いこなしてもらうために、運用支援以外のサービスも実施しています。
アドオンアプリケーションの導入支援
グループウェアをより便利に利用してもらうため、アドオンアプリケーションを活用した不足機能の追加やカスタマイズ、Share Pointを活用した社内ポータルサイトの構築・更新などの個別開発に対応します。
データ移行支援
Notesやその他システムからのデータ移行を支援します。
運用支援相談会
定期・不定期で顧客企業を訪問し、新機能の説明を行います。ほかにも、定期勉強会の開催により、運用課題の抽出と運用方法の改善もサポートします。
まとめ
「Coo Kai運用支援サービス」はMicrosoft社と連携することで、より早く正確に管理者からの問い合わせに回答するほか、新機能を随時お知らせしてくれるサービスも提供しています。Office365導入後の運用・保守業務に追われている管理部門の方は、ぜひ活用を検討してみてはいかがでしょうか。
