リモートワーク環境での課題のひとつは「従業員の業務実態を適切に把握できないこと」です。そこで求められるのが、働き方を可視化するツール。本記事では、そんな働き方可視化ツールの代表Microsoft Workplace Analyticsについて、概要や導入のポイントを解説します。
リモートワークで社員の見える化が課題
働き方改革や新型コロナウイルスの影響で、急速に広まっているテレワーク。感染対策や通勤時間の削減など、さまざまなメリットがあります。しかし一方で、「社員がどのように働いているかわからない」というデメリットもあるでしょう。
社員の働き方が可視化できないままテレワークを実践してしまうと、以下のような問題が生じます。
仕事内容や進捗が把握できない
テレワークでは監視の目がないため、仕事に対する意欲が低下し、ともすればサボってしまう社員まで出る恐れがあります。また上司も、部下の仕事内容や進捗が把握しづらいため、成果を判断することが難しくなります。いくら頑張って業務を遂行しても、上司に認められなければ、社員の勤労意欲は著しく低下してしまうでしょう。
加えて、そもそもコミュニケーション自体も取りづらくなるため、チームワークに支障をきたす可能性すらあります。
労働問題が起こりやすくなる
テレワーク環境では、社員一人ひとりが時間の管理を自分でしなければなりません。うまく管理できない場合、残業が増える可能性もあります。企業側からの勤怠管理がずさんだと、長時間労働やサービス残業といった労働問題まで起きやすくなってしまいます。
これらの課題を解決するのが、働き方可視化ツールの導入です。なかでも業務の可視化には、「Microsoft Workplace Analytics」の利用がおすすめです。
Microsoft Workplace Analyticsとは
Microsoft Workplace Analyticsとは、データを活用して、社員それぞれの働き方を分析し、コミュニケーションや仕事の効率化に関する洞察を提供してくれるクラウドサービスです。
分析に使用するのは、Microsoftが提供している「Microsoft 365」に蓄積された、メールや予定表、Web会議などのメタデータです。このメタデータを用いて、各社員について、「日々、誰とどのように連携しているのか」「会議中の時間を、どのように使っているか」など、細かい業務分析を行います。分析結果として、残業時間の総計を算出することはもちろん、不必要な会議に費やした時間やコストなどまで可視化し、業務改善を図るべきポイントを明確化します。
またMicrosoft Workplace Analyticsは、自動で従業員のデータを蓄積・分析するため、データ入力が不要です。データ収集のために、わざわざ社員に残業や会議の時間を入力してもらう必要はありません。すでに「Microsoft 365」を活用して業務を行っているのであれば、新たなツールを導入する必要もないため、すぐに業務改善に取り組めます。
実際に日本マイクロソフトは、自社でMicrosoft Workplace Analyticsを導入した結果、前年同月比で会議時間が24.5%減少、長時間会議が6%減少、残業時間が33.7%減少したと公表しています。
JBSのコラボレーションスタイル診断サービスがおすすめ
先述のMicrosoft Workplace Analyticsはとても便利なサービスですが、集計されたデータを元に適切な改善を行わなければ、導入の意味がありません。もし「導入してもうまく使いこなせないかもしれない」という不安があるなら、JBSによるコンサルティング付きの「コラボレーションスタイル診断サービス with Microsoft Workplace Analytics」がおすすめです。
「コラボレーションスタイル診断サービス with Microsoft Workplace Analytics」とは、Microsoft Workplace Analyticsを活用して、効果的に働き方改革のPDCAが回せるよう、日本ビジネスシステムズ株式会社（JBS）がコンサルティングを行うサービスです。
JBSは、Microsoft製品の豊富な導入実績を保有しています。2018年には、Microsoft Workplace Analyticsを国内で初めて導入し、業務改善を行いました。日本Microsoftが選出する「Microsoft ジャパン パートナー オブ ザ イヤー」を 2013年から連続で受賞しています。さらに、世界標準のチェンジマネジメント認定資格「Prosci®チェンジマネジメント」も保有しています。
「コラボレーションスタイル診断サービス with Microsoft Workplace Analytics」は、Microsoftに精通しているJBSだからこそ提供できる、コンサルティングサービスです。Microsoftからも『JBS の「コラボレーションスタイル診断サービス with Microsoft Workplace Analytics」を活用して、生産性向上に貢献することを期待している』と期待の声が届いています。
コラボレーションスタイル診断サービス with Microsoft Workplace Analyticsの導入ポイント
では、「コラボレーションスタイル診断サービス with Microsoft Workplace Analytics」を利用すると、業務改善についてどんなメリットが得られるのか、具体的なポイントを紹介します。
働き方の改善機会と効果の大きさを試算
先述したように、この診断サービスでは、Microsoft Workplace Analyticsで集計したデータを活用して、働き方改善ができるポイントを分析します。しかし改善点をただ分析するだけでなく、「その改善により、どれだけビジネス効果があるのか」を試算し、明確な数値として提示するため、より改善に取り組みやすくなります。
このように課題を明確化できれば、「早急に改善に取り掛かるべきか・まだそのままにしておけるか」という判断もしやすくなり、業務スケジュールも調整しやすくなるでしょう。
4つの分析テーマから社員の働き方を可視化
JBSが作成した4つの分析テーマを用いて、社員の働き方を可視化します。テーマは以下の通りです。
- コラボレーション過多
- 業務負荷・拘束時間の偏り
- 実効性の高いマネジメント
- 組織のサイロ化・硬直化
これら4テーマを、たった6週間という短期間で分析します。そのため、すぐに業務改善へと移ることが可能です。
ワークショップ形式で分析ナレッジを提供
高い専門知識を持ったJBSが、ワークショップ形式でMicrosoft Workplace Analyticsの分析方法を共有します。このトレーニングにより、自社でも上記の様な4テーマについて、迅速な分析作業が行えるようになるでしょう。
分析作業の習得は、自社の強みを見つけ、組織改革を進めることにも直結します。ぜひこのワークショップを活用し、Microsoft Workplace Analyticsを使いこなしましょう。
まとめ
リモートワークでの働き方を可視化することは、企業がこれから発展していくために必須でしょう。
Microsoft Workplace Analyticsは、可視化自体はもちろん、それがどんな業務改善へつながるのかまで具体化・提示します。
このツールの適切な導入や、より高度な分析をご希望なら、JBSへの相談を検討されてみてはいかがでしょうか。
