業務改善に第三者視点を取り入れるために、コンサルティングの依頼を検討している企業も少なくないでしょう。業務改善に特化したコンサルティングを依頼すれば、プロジェクトを効率良く進めたり、高い施策効果を得たりできるはず、と考えてのことでしょう。時にそうしたコンサルティングの存在は確かに必要ですが、「必ずしも」というわけではありません。
そもそも、業務改善コンサルティングとは何をしてくれるのでしょうか？本稿ではその仕事内容についてご紹介し、業務改善コンサルティングに依頼するメリット・デメリットも併せてご紹介します。
業務改善コンサルティングの仕事内容とは？
それではさっそく、業務改善コンサルティングの仕事内容についてご紹介します。
※あくまで一般的な仕事内容であり、実際の内容はコンサルティング会社やコンサルタントによって異なります
業務プロセス可視化
業務改善のスタートは常に「業務プロセスを可視化すること」から始まり、業務改善コンサルティングにおいても例外ではありません。多くの場合は「BPMN（Business Process Model Notation）」などの手法を用いて、特定の範囲の業務プロセスを図式化したりします。
問題定義
業務プロセスの可視化が完了したら、業務効率や労働生産性、あるいはビジネス上の目標達成を阻害している要因を探し、問題定義を行います。
原因追及
定義した問題に対して「なぜその問題が発生しているのか？」という原因を追究していきます。原因追及にはロジックツリーやバリューチェーン分析など、いくつかの分析手法を用いることが多く、コンサルティングによってその内容は異なります。
業務改善案立案
主にクライアントと一緒になって業務改善案を立案していきます。自分の経験から最適な業務改善案を出すコンサルタントが多く、改善案はコンサルタントによっても違うでしょう。
施策効果測定
施策を実行したとはその効果測定を行います。業務改善案が正しいものだったかどうかを知り、次の改善に役立てていきます。
異常が業務改善コンサルティングの主な仕事内容です。コンサルティング会社やコンサルタントによって、具体的な作業などは違いますので、依頼する際は都度確認を取ることが大切です。
業務改善コンサルティングのメリット・デメリット
業務改善コンサルティングに依頼することにはメリットもあればデメリットもあります。メリットばかりに着目して依頼してしまうと、業務改善が進まない可能性もあるので注意しましょう。
メリット
業務改善のスキル・ノウハウを取り入れられる
業務改善に成功している多くの企業は独自のスキルやノウハウを持っています。それは長年、業務改善に取り組むことで積み上げたものであり、一朝一夕で手にできるものではありません。
そこで、業務改善コンサルティングを依頼するとコンサルタントが持つスキルやノウハウを吸収できるというメリットがあります。もちろん、コンサルタント側にも自分自身が持っているスキル・ノウハウを最大限伝えようという姿勢が大切なので、その点は優良コンサルタントを見極める必要があります。
業務効率の向上推進が行える
業務プロセスのウォークスルー、定型作業の時間計測などにもとづき、組織・業務運営体制の見直しを図ったり、会社既定や業務マニュアルの作成、帳票の制定や改廃、ITシステムの導入・刷新などなど、業務効率の向上推進のための体制を整えることができます。
プロジェクトを納得させることができる
ある業務改善プロジェクトに対して社内に反対勢力がある時に、有名コンサルタントやコンサルティング会社に依頼することで「権威付け」ができ、業務改善プロジェクトに対して納得させやすいというメリットがあります。
第三者視点を取り入れられる
社内にはない第三者からの視点を取り入れるということは、業務改善コンサルティング最大のメリットであり最大の目的でもあります。社内人材だけで業務改善を推進すると、偏ったアイデアしか出なかったり、施策が間違った方向に進むというリスクがあります。そうした状況を防ぐためにも、業務改善コンサルティングは有効な選択肢の1つです。
デメリット
カスタマイズ性に欠ける可能性
業務改善コンサルティングの中には、教科書通りの施策としては立派なものでも、自社の一体や業界にそぐわないという可能性があります。一般論はクライアントの事情に合わせてこそのものであり、その手間を惜しんだり、固定概念にとらわれているような業務改善コンサルティングに注意しましょう。
広い視野を持てない
それとは反対に、業界・業種に特化した業務改善コンサルティングの中には一般的で広い視野を持たない場合もあります。業界・業種の当たり前やベストプラクティスばかりが正解ではありません。時には他の業界・業種で当たり前に行われているようなことお取り入れたり、斬新なアイデアを持てるコンサルティングが必要です。
継続的な取り組みができない
業務改善コンサルティングを依頼してその指導や協力を仰いでいるときは適切な取り組みが行えても、契約が切れて自分立ちだけで運用するとなると問題が発生するというケースはよくあります。業務改善コンサルティングのスキルやノウハウが社内に定着するための施策が必要です。
コンサルティング費用の発生
業務改善コンサルティングを依頼すれば、当然ながら費用が発生します。臨時に高額報酬の人材を雇用しているようなものなので、経済面への影響力は大きくなります。
業務改善コンサルティングの選び方
業務改善コンサルティングを依頼するにあたり、クライアント企業としてはどういった点に着目すればよいのでしょうか？ここでは業務改善コンサルティングの選び方についてご紹介します。
ある程度業務改善のコンセプトを絞り込む
クライアント企業の方である程度の業務改善コンセプトを絞り込んでおくと、そのコンセプトに沿ったコンサルタント等を選ぶことになるため、自社にとって適切な業務改善コンサルティングを依頼しやすくなります。
業務改善コンサルティングごとの仕事を確認する
前述のように、業務改善コンサルティングによってその仕事内容は変わります。自社にとって適切なコンサルティングを実行してくれるかどうかを確認するために、仕事内容についてしっかりと明確にしておきましょう。
業務改善コンサルティングにかかる費用を確認する
業務改善コンサルティングは高額ですので、費用面もしっかりと確認しておきたいところです。ただし、「安いから」という理由で業務改善コンサルティングを選ぶことはしないよう注意しましょう。
コンサルタントの理念について尋ねる
大方のコンサルタントはそれぞれ理念を持っています。その理念が、自社の業務改善コンセプトにマッチしなければ依頼しても失敗になる可能性が大きいでしょう。
業務改善実績にとらわれない
素晴らしい業務改善実績の数々を持っているコンサルタントでも、自社との相性が良いとは限りません。業務改善実績を参考にするのは良いですが、そればかりにとらわれないよう注意しましょう。
業務改善コンサルティングの依頼を検討する際は、自社の現状を見極めつつ、慎重に選んでいきましょう！
まとめ
いかがでしょうか。社内のメンバーだけで進めるとどうしても煮詰まってしまったり、遠慮や社内の利害関係が関係して、建設的な検討がしずらくなることが少なくありません。
専門のコンサルタントはそういったケースをいくつもこなしていますので、的確なアドバイスを得ることもできると思います。
また、業務改善は社内ITの基盤を無視して進めることもできません。
業務不可やボトルネックがシステム面で解決できることも視野に入れて、IT関連のエキスパートに相談することもお勧めします。
Office 365をはじめ、マイクロソフト製品は多種多様なラインナップがあり、解決方法も多岐に渡ります。是非認定パートナーにご相談してみてはいかがでしょうか。
