本記事では、企業の生産性の向上や働き方改革において重要な業務効率化について解説します。また、業務効率化に役立つ具体的なサービスとして「Microsoft Workplace Analytics」や日本ビジネスシステムズ株式会社（JBS）のコンサルティングサービスのご紹介もします。自社で業務効率化の実施を検討中の企業の方はぜひご参考ください。
働き方改革を推進！業務効率化が求められる理由
現在多くの企業で進められている業務効率化は、行政によって推進されている「働き方改革」の一助としての役割も担っています。以下では働き方改革と業務効率化の関係について解説していきます。
厚生労働省が推奨する働き方改革とは
そもそも働き方改革とは、労働者が個々人のニーズに応じた働き方を自分で選択できるように、多様かつ柔軟な働き方を可能にするための改革を意味します。働き方改革は、日本がいま直面している少子高齢化による労働人口の減少や労働者のニーズの多様化に対応するための施策として、厚生労働省によって推奨されているものです。
具体的な事例としては、フレックスタイム制や、テレワークによる在宅勤務の導入が挙げられます。就業時間や就業場所に選択肢を与えることで、労働者は育児や介護などの家庭や個人の事情に対応しやすくなり、就業を継続しやすくなります。こうした施策は労働者の「ワーク・ライフ・バランス」を整え、生活の質を高めることにも寄与するものです。
このように、就業機会を拡大し、労働者が快適に就業を継続できる環境を整えることで、将来的な人手不足に備えるというのが働き方改革の骨子です。
働き方改革と業務効率化の関係
前項で説明したように、働き方改革の核心は労働者が働きやすい環境を構築することです。
それゆえ働き方改革においては、「長時間労働の改善」が大きな課題として掲げられています。とはいえ、「長時間労働を改善した結果、生産性が低下して企業の業績が悪化した」というシナリオは当然避けるべきものです。
長時間労働を改善しつつ企業が生産性を維持するためには、職場の管理職の意識改革や適正な納期設定の見直しなどと共に、以前より短い時間で以前と同じかそれ以上の効果を生み出すための業務改善が不可欠です。
そのための取り組みこそが、「業務効率化」です。大手・中小問わず、これからの日本企業は、業務効率化を通して生産性を向上させつつ、「働き方改革」による魅力ある職場づくりを促進することが求められています。
業務効率を高めるために必要なポイント
働き方改革において重要な役割を果たす業務効率化ですが、具体的にはどのように進めていけばいいのでしょうか。以下では業務効率を高めるために必要なポイントについて順を追って解説していきます。
現状の業務プロセスの把握と見える化
業務効率化を行うためには、そもそも現状の業務のどこに改善の余地があるのか、問題点を分析しなければなりません。この作業をおろそかにしたまま業務プロセスに闇雲に手をつけると、生産性の悪化や、製品やサービスの質の低下を招くこともあります。
正確な現状把握のためには業務プロセスの見える化（可視化）が必要です。一連の業務のために必要な手順、内容、場所、時間、担当者、ツールなどを、できるだけ正確に書き出すことで、業務の全容が把握しやすくなります。多くの業務は複数人の共同作業で成り立つので、この作業にあたっては、多くの従業員の協力が必要になる場合もあります。
効率化の対象業務の選択
業務の見える化が終わったら、そこから改善すべき部分を特定しましょう。
たとえば別々の従業員が、知らないうちに重複した作業を行っていないか、業務プロセスのあいだに余計な待ち時間が発生していないかなど、非効率な部分を探していきます。
また、一見業務がうまく回っているように見えても、それが特定の従業員に依存してのものだったら要注意です。業務の属人化は当人の負担はもちろんのこと、組織運営の観点から見ても中長期的にリスクのあることなので改善せねばなりません。
業務効率化の対象の選定にあたっては、「ムリ・ムダ・ムラがないか」という3つの観点から検討することがポイントになってきます。
改善策の立案
業務プロセスの問題点が明確になったら、次には改善策を立案します。業務効率化にあたっては、定型的なフレームワークを参考にするとスムーズに進めやすくなります。たとえばフレームワークのひとつ「ECRS（イクルス）」では、非効率な業務の改善を「排除」「統合」「代替」「簡素化」の順で進めることを提唱していします。
つまり、まずはそもそも重要でない業務、利益の薄い業務をカットします。次いで、ひとつの担当部署や作業過程に一元化できそうな作業を統合し、さらに現状の作業手順や作業場所、担当者などを他のもので代替して再配置します。そしてそれでも残った厄介な問題に対しては、設備投資やツールの導入などの大掛かりな施策を通して、業務全体の変革を行います。
このように一定の方法論に沿って進めることで業務効率化は過不足なく実施することが可能になり、また、業務効率化の影響を直接被る現場の従業員にも意図を説明しやすくなります。
業務効率化のツールの種類
業務の効率化は各種のビジネスツールを活用することで効果を得やすくなります。以下では、どんな種類のツールがあるのか簡単にご紹介していきます。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、ビジネスチャットやオンライン会議システム、社内SNSなど、社内の情報共有や意見交換を円滑化するツールです。これらを活用することで情報の周知にかかる時間は大幅に短縮され、不要な会議の減少も見込めます。とりわけテレワーク環境においては、こうしたコミュニケーションツールの導入は必須と言えるでしょう。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールは、従来なら紙ベースで行っていた業務をデジタル化するためのツールです。2020年には行政におけるハンコの廃止が話題になりましたが、ハンコの代替として使える電子署名などもペーパーレス化ツールの一種と言えるでしょう。ペーパーレス化することで、紙資料の場合に必要だった郵便費や保管スペースなどのコストをカットできます。
マネジメントツール
マネジメントツールないしはプロジェクト管理ツールは、チーム単位でワークフローやスケジュールを共有し、各従業員の業務内容や業務進捗度の管理などに役立つツールです。コミュニケーションツールなどと連携させることで、チーム全体で歩調を合わせて業務を進めることが容易になります。また、こうしたツールの活用は業務の見える化にも繋がります。
業務効率化を推進する「Workplace Analytics」とは
すでにご説明したように、業務効率化のスタートは業務の「見える化」です。チームの各メンバーが日頃どんな業務を担当しており、今その業務はどれくらい進捗しているのかを正確に把握するのは、マネジメント上の基本でもあります。
業務を可視化し、業務改善を図るべきポイントを明確化にするためには、Microsoft社の「Workplace Analytics（ワークプレイス・アナリティクス）」導入がおすすめです。
「Workplace Analytics」の機能
Workplace Analyticsは「Microsoft 365」に蓄積されたメールやスケジュール、Web会議などのメタデータを分析するツールです。Workplace Analyticsはこれらのメタデータを基にして、各従業員の業務内容や業務上関係の深い人物、勤務時間の使い方などを細かく分析します。Workplace Analyticsの分析結果を受けて、ユーザーは業務の可視化が可能になり、業務効率化が必要なポイントを的確に見分けることができます。
Workplace Analyticsの大きな魅力は、分析のために個々の従業員がシステムにデータ入力する作業が不要な点です。Workplace Analyticsは自動で従業員のデータを蓄積・分析するので、多忙な従業員の手を煩わせる必要がありません。業務効率化は現場の従業員の協力が不可欠なので、こうしたツールの活用を通して、できるだけその負担を軽減するのが重要です。
Workplace Analyticsは、Microsoft 365ライセンスを持っていれば新たなツールを導入する必要もなく、迅速に業務効率化を開始できます。
働き方を可視化して改善の機会を提供
Workplace Analyticsは単体でも有用なサービスですが、日本ビジネスシステムズ株式会社（JBS）が提供する「コラボレーションスタイル診断サービス with Microsoft Workplace Analytics」と連携することで、さらに大きな効果を発揮します。
Workplace Analyticsは、業務の可視化に寄与しますが、業務の可視化は業務効率化のスタートポイントに過ぎません。業務の可視化を通して現状の問題点を的確に把握し、実際の改善策に繋げていくことは、どの企業にとっても容易なことではありません。それには、一定のノウハウやメソッドが必要になってくるからです。
JBSのコラボレーションスタイル診断サービスは、こうした企業のニーズに応えるために、JBSがコンサルティングを行うサービスです。このサービスにおいては、Workplace Analyticsを活用し、効果的に働き方改革を持続していけるように、JBSが企業をサポートします。
現在働き方改革に取り組もうとしているが、どう行えばいいのかわからない、という企業にはコラボレーションスタイル診断サービスの導入が特におすすめです。
自社の業務員が効率的に働けているのかを知るための「洞察」、洞察結果をもとに、業務の多寡や働きすぎ、改善方法、組織の柔軟性などの4つの分野に沿った詳細な「分析」、自社でWorkplace Analyticsを活用していくための「トレーニング」の3つの柱を提供してもらえます。
特別なノウハウがない状況からでも、利用開始から6週間で働き方改革に着手できるようになるでしょう。
まとめ
本記事では、働き方改革と業務効率化の関係の解説から始め、業務効率化の手順やツールについてご紹介しました。
業務改善はMicrosoftが提供する「Workplace Analytics」と共に、JBSの「コラボレーションスタイル診断サービス」を利用することで大きな効果が期待できます。ぜひ導入をご検討ください。
