Microsoft Teams会議でホワイトボードを使う方法

Microsoft Teamsのホワイトボードとは、同ツールでビデオ会議を開催する際に情報共有しやすくするための機能です。この記事ではMicrosoft Teamsの概要について振り返った上で、ホワイトボードの概要や使い方、利用シーンを紹介します。

Microsoft Teamsとは

Microsoft Teamsとはマイクロソフト社が提供するコミュニケーションツールです。Microsoft Teamsでは、任意で作成したチーム内でチャットや通話、ビデオ会議、ファイル共有等を行うことができます。

またMicrosoft Teamsは、Microsoft Officeのサブスクリプションサービス「Office365」に含まれるアプリであり、他のOffice365との連携も可能です。たとえば会議の際にPowerPoint等で作成した資料を参加者同士で共同編集したり、会議の通知をOutlook予定表で送信したりする機能があります。

Microsoft Teamsはこのように様々な機能を備えており、単なるチャットツール・会議ツールとは一線を画すツールです。本ツールを使うことで、チーム内のコミュニケーションを活性化できます。

対応デバイス

Microsoft Teamsにはアプリ版と、ネットワークへ接続しブラウザ上で利用可能なWeb版があります。PCではアプリ版・Web版の両方が利用可能です。以下、対応するPCのハードウェア要件をまとめます。

【Windows PC】
CPU：1.1 GHz 以上、2コア
メモリ：4.0 GB RAM
ハードディスク：3.0 GB の空きディスク容量
【Mac OS】
CPU：インテル® Core Duo プロセッサー
メモリ：4.0 GB RAM
ハードディスク：1.5 GB の空きディスク容量
【Linux】
CPU：1.6 GHz以上(32 ビットまたは 64 ビット)、2コア
メモリ：4.0 GB RAM
ハードディスク：3.0 GB の空きディスク容量

一方、モバイルデバイスではWeb版は利用できません。アプリ版はAndroid・iOSのいずれでも利用可能です。

利用料とアカウント

Microsoft Teamsは1アカウント当たり540円/月～の有料版の他、機能が制限された無料版があります。無料版の主な制限内容は以下の通りです。

【無料版の主な制限内容】※

会議の長さ：最大60分まで（有料版は24時間）
会議に参加可能な人数：最大100人（有料版は300人）
チャットに添付可能なファイルサイズ：ユーザーごとに2GB（有料版はユーザーあたり1TB）
ストレージ：全チームで10GB（有料版は1TB以上でライセンス数によってさらに増加）
SLA：なし（有料版はSLA99.9％）
その他、予定表・会議の録画・会議の予約・ユーザーポリシーの設定・ユーザーとアプリの管理ツール・Microsoft365サービス使用状況レポート等が利用不可

また、マイクロソフト社による電話やWebサポートを受けられるのは有料版のみとなります。Microsoftアカウントは無料で作成可能です。なお招待された会議に参加する際は、アカウントは必要ありません。

※新型コロナウイルス感染拡大中につき、当面の間は無料版でも会議参加可能な人数が最大300人、会議の長さを30時間までとされています。

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Microsoft Teams会議でホワイトボードを使う

Microsoft Teamsで開催する会議では、参加者が共同で編集が可能なホワイトボード機能が用意されています。実際の会議で使うホワイトボードのように、Microsoft Teamsの会議で使えるホワイトボードも、参加者が自由に記入可能です。

ビデオ会議時に適宜ホワイトボードを使えば、互いの考えを伝えやすくなったり、会議を活発にしたりできます。ホワイトボードの機能は有料・無料いずれのアカウントでも利用できます。

書き込む方法

Microsoft Teamsでの会議中にホワイトボードを利用する場合、「コンテンツを共有※」から「ホワイトボード」欄にある「Microsoft Whiteboard」を選択します。ホワイトボードでは、以下にあげる方法で書き込みが可能です。

※四角の中に上向きの矢印が入っているマークです。

■マウスポインタ等を使い、フリーハンドで記入
黒の他、いくつかのペンを使い分けて記入できます。

■テキスト（ボックス）の挿入
任意の場所にテキストボックスを配置し、その中にキーボードで文字入力が可能です。

■図形の挿入
基本的な図形や線、矢印を挿入できます。サイズ変更・回転・塗りつぶし等の編集も可能です。

■イメージの挿入
手元の端末から画像をアップロードして挿入可能です。挿入した画像は、サイズを変えることもできます。

■付箋の挿入
ホワイトボードの好きな場所に付箋を貼ることができます。付箋の中に文字を書き込むことも可能です。

■リアクションの挿入
「いいね」や「ハート」「拍手」といった気軽に感情を表現できる絵文字が用意されています。会議を円滑に進めるために役立つでしょう。

■テンプレートの利用
ブレインストーミングやワークショップ、問題解決など様々なシーンで使えるテンプレートが用意されています。テンプレートはそのまま使うだけでなく、カスタマイズして使うことも可能です。テンプレートは、今後も新しい種類が追加される予定となっています。

その他、事前の操作を元に戻したり、やり直したり、消しゴム機能によって記入したものを消したりすることも可能です。

データの保存先

Microsoft Teamsの会議で使ったホワイトボードは、自動的にマイクロソフトのクラウド上に保存され、あとからいつでも見直すことができます。手動で保存作業をする必要はありません。

また同じ会議を再開する際は、そのホワイトボードを再利用可能です。その他、ホワイトボードを画像（PNG）形式でエクスポートし、手元の端末に保存する機能もあります。

利用シーン

Microsoft Teamsのホワイトボード機能は、単に会議で使うだけでなく様々なシーンで利用が可能です。以下、利用シーンの例を紹介します。

ブレインストーミング、スプリント計画、プロジェクト管理、インシデント管理、ラーニング・コーチング、ワークショップ、ゲーム等

この中でブレインストーミングやワークショップ等は、既存のテンプレートを使って行うこともできます。その他、特に使い方は限定されていないので、ユーザーの自由な利用が可能です。会議室に設置してあるホワイトボードのように、特に使い方を限定せず柔軟に活用するとよいでしょう。

Microsoft Teamsのホワイトボード機能とは、会議中に参加者同士でホワイトボードに任意の情報を書き込み、情報共有をはかる機能です。実際のホワイトボードのようにフリーハンドで文字や画像を書き込める他、テキストボックスや画像、図形等を挿入する機能もあります。ホワイトボードの内容は自動でクラウド上に保存され、あとで見直すことも可能です。必要に応じ、手元の端末へ画像形式でエクスポートする機能もあります。利用シーンは様々で、単純に会議で情報共有するだけでなく、ブレインストーミングやワークショップ等のシーンでも活用可能です。ホワイトボードを適切に利用すれば、会議の効率や生産性が向上するでしょう。