システムをうまく活用して働き方改革を進めたい場合、はじめに要点を押さえることが大切です。この記事では、働き方改革を成功させるにあたって大切な3つの法則を解説します。株式会社スノーピークビジネスソリューションズの事例や、おすすめのITツールとして Microsoft 365 も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
働き方改革を成功させる3つの法則とは?
社内システムをうまく使いこなしている会社は、働き方改革を成功させやすい土壌が整っているといえます。ここでは、そうした会社でよく見られる、3つの共通点について解説します。
法則1：Whyの合意形成
働き方改革に成功した会社では、システムを導入し運用する「目的」が明確化されています。プロジェクトを実行する前に、なぜシステムを導入するのか、何のために使うのかといった、「Why＝なぜ」に関する共通認識を持つことは大変重要です。
プロジェクトは、あらゆる組織と連携して進めることも少なくありません。それぞれの目的意識を合わせることが基本であり肝要です。
法則2：プロセスの共有
プロジェクトの効果を求めるあまり、一気に進めることはおすすめできません。それよりも、スモールスタートかつスモールステップを積み重ねていくと、プロジェクトの進行プロセスをメンバーと共有できるようになります。
たとえば、どれほど優れたシステムを導入したとしても、急にトップダウンの指示で使用するように言われると、一般的には抵抗感が生じます。人は本質的に、従来の方法を変えたり命令に従ったりすることをよく思わないからです。
システムを導入した際には、まず些細でもできることから始めましょう。システムを一緒に育てていくようなイメージで、全員が参加型で使いながら改善していくことが重要です。
もちろん、指示を出す経営陣や管理者もプロジェクトへ積極的に参加し、プロセスを共有します。これにより、関係者全員がイノベーションを生み出せる組織へと変化します。
法則3：良好な人間関係
先に述べた法則1と法則2をより加速させ、継続させるためには、良好な人間関係が欠かせません。
職場では、一緒に働くメンバーが互いにリスペクトし合うことで、信頼関係が生まれます。同じ目標に向かって協力しながら業務を進めれば、コミュニケーションが活発化し、導入したシステムの活用ノウハウも共有できます。
業務はチームで進めることが基本であり、どのような人間関係かによってパフォーマンスや生産性も大きく変わります。
3つの法則を使った職場づくりの成功事例
これら3つの法則を実践し、よりよい職場づくりに成功した事例は多くあります。ここでは、株式会社スノーピークビジネスソリューションズの実践例について紹介します。
Whyの合意形成の事例
同社では、「Vision Sharing Day（VSD）」というイベントを四半期に1回開催しています。これは、全社員が参加して社会情勢やマーケット変化などのトレンド情報を共有し、各事業部・会社方針を理解するための場です。
たとえば、働き方改革のために何らかのITシステムを導入する場合、そのシステムが業務効率化や生産性向上、会社の成長にどのように寄与するかについて、イベントを通じて共有できます。
導入されるシステムに関心を高め、「Why」を認識できている社員を増やせるとともに、全社一丸となって同じ目標に向かって動ける組織になります。
プロセスの共有事例
同社では、ITツールを使うための環境整備にともない、職場のデスクを固定式からフリーアドレス式へ変更しました。それまでは備品や書類が各自のデスクで煩雑に管理されていましたが、整理整頓の行き届いた環境へとアップグレードされました。ツールを活用することで、アナログな紙ベースの業務をデジタル化し、ペーパーレスなオフィスも実現できています。
とはいえ、フリーアドレス実施当初は、固定席時代の習慣から抜け出せず、各自がほぼ決まった席に座ることも少なくありませんでした。
この課題には、ゲーミフィケーションの要素を取り入れて対策しました。具体的には、出退勤システムの仕様を変更し、表示される自分の似顔絵とランダムに出てくる背景色によって、座れるエリアを決めるといった遊び心のある仕組みです。
同社では、このようにスモールステップでひとつずつ課題に取り組み、フリーアドレス式の職場を作り上げました。小さな改善を繰り返すため、思うような結果が出ない場合の修正も容易です。さらに、フリーアドレスがリモートワークの練習の場にもなり、結果的に在宅勤務が推進されました。
活用ノウハウの共有事例
ノウハウやナレッジは、蓄積しても属人化しやすいのがネックです。そこで同社では、個人やチームが持っているシステム活用のノウハウを属人化させず、会社の財産として残すことにも力を入れています。
たとえば、毎日行う昼礼で、働き方改革のシステム運用で得られた気づきを全員で共有するコーナーを設けました。こうした共有活動により、社内専用に構築しているSNSにおいても、情報がどんどん蓄積されるようになりました。積極的な情報発信の文化醸成につながっていると考えられます。
ですが、ノウハウを蓄積するだけでは、実際の業務に活かしにくいものです。それらをあらためて振り返りできるよう、社内セミナーを実施するといった工夫もしています。
蓄積したノウハウをさらに活用できるよう後押しすることで、社員はシステムに関するリテラシーが向上しました。また、セミナーに参加できなかった社員も情報を得られるよう、動画アーカイブとして残し、いつでも閲覧できる環境を整えています。
働き方改革は、Microsoft 365 で実現
Microsoft 365は、2011年からマイクロソフト社が提供しているクラウドサービスです。ビジネスに欠かせないアプリケーションであるWordやExcelのほか、コラボレーションプラットフォームのMicrosoft Teamsなど、さまざまな機能をトータルで使えます。従来、買取型であったOffice 365とは異なり、サブスクリプション形式であるのも特徴です。
クラウド環境で使えるため、PCからのみならず、スマートフォンやタブレットなどモバイルデバイスからのアクセスも可能です。インターネット環境があれば、いつでもどこからでもファイルを編集したり、オンライン会議へ出席したりできるため、働き方改革を推進する多くの組織で活用されています。
Microsoft 365の運用について、下記の記事でも詳しく紹介しています。
関連記事：Microsoft 365の運用でお困りなら必見! 導入成功のポイントを紹介
Microsoft 365 の運用支援なら「スノーピーク」へ
株式会社スノーピークビジネスソリューションズは、マイクロソフト社の認定パートナーとして、 Microsoft 365 の導入・運用支援やコンサルティングを行っています。自社の働き方改革においても活用しているため、より効果的な運用方法などについての細かなアドバイスも可能です。これまで200社以上の導入実績があり、会社の規模に合わせて最適なプランを提示しています。
Microsoft 365 の導入から運用、定着までトータルでサポートが可能なため、自社リソースに不安がある場合は特におすすめです。
まとめ
働き方改革を成功させるためには、社内における「Why」の合意形成やプロセス共有、良好な人間関係といった3つのポイントを意識することが大切です。
さらに、Microsoft 365 などのITツールを活用すると、よりスピーディーかつ効果的に改革を推進できます。導入から運用、定着までトータルでサポートが可能な株式会社スノーピークビジネスソリューションズへ、ぜひ一度お問い合わせください。
