業務効率化やセキュアなリモートワークの実現に欠かせない、クラウド型サービスのMicrosoft 365は、運用を定着させることで高い効果が期待できます。本記事では、導入するメリット・デメリット、運用を定着させるための4つのポイントを解説し、おすすめの運用支援サービスを紹介します。
Microsoft 365（マイクロソフト 365）とは
Microsoft 365とは、「Office 365」と「EMS」、「Windows」という3つの製品を提供する、Microsoft社のクラウド型サービスです。WordやExcel、PowerPointといった業務アプリケーションだけでなく、グループウェアなどのコミュニケーションツールや、デバイス管理およびIDとアクセス管理ができるセキュリティ対策機能も兼ね備えています。これらのアプリケーションやツールを使いこなすことで、作業品質の向上や業務の改善・効率化、セキュリティ性の高いリモートワーク環境の構築などが期待できます。
Microsoft365は、今や企業の業務デジタル化にとって欠かせないサービスです。
Microsoft 365運用のメリット・デメリット
ここからはMicrosoft 365 のメリット・デメリットを紹介します。導入後に最大限の成果を得るためにどのようなものがあるのか確認しておきましょう。
メリット
Microsoft 365を効率的に運用することで、企業は多くのメリットが得られます。
大きなメリットのひとつは、サブスクリプション型サービスのため、導入にかかるコストが抑えられることです。また、クラウド上で自動的にバージョンアップされることから、常に最新版が利用できるという特徴もあります。加えて、クラウド管理であることから、時間や場所、デバイスを選ばずに作業することが可能です。従業員が利用するツールや進捗の確認、業務やライセンスの割り当てなどの一元管理も実現できます。
さらに、高度なセキュリティ対策がとられていることに加え、サポートが充実していることも大きなメリットです。
デメリット
導入時のコストが抑えられる一方、サブスクリプション型であることから利用中は常に支払いが発生します。利用年数や使用する台数によっては買い切り型のほうがコストを抑えられるケースもあり、導入前にしっかり検討する必要があります。
また、導入したとしても、多種多様なアプリケーションやツールを使いこなせないのではないかという懸念があるのもデメリットのひとつです。業務のデジタル化および効率化に向けて導入したものの、使いこなせていない、運用が定着しないといった問題は多くの企業で発生しています。
ここからは、Microsoft 365の運用を成功させるためのポイントを解説します。
Microsoft 365の運用を成功させるポイント
Microsoft 365の運用を成功させるには、クラウドサービスおよびITに対する理解、効果的な導入方法、企業における組織力の向上が必要です。ここでは、それらを4つのポイントに分けて解説します。
1. クラウドサービスの本質を理解する
これまで、企業が業務効率化などを目的としてサービスを導入する場合、その機能の比較検討を行い導入することが一般的でした。しかし、クラウドサービスにおいて、機能の比較検討は無意味になります。なぜなら、クラウドサービスでは、現時点において実装されている機能に対して、定期的なアップデートによる改修や追加がなされるためです。そのため、クラウドサービスの導入を検討する際は、現時点の機能ではなく、メーカーの方針で選択することが大切です。
なお、Microsoft 365を提供するMicrosoft社の理念は、「地球上のすべての個人とすべての組織が、より多くのことを達成できるようにする」ということです。Microsoft社は、組織および企業に対してのサービス提供実績も豊富で、多国籍企業であるトヨタ自動車株式会社をはじめ、総務省や最高裁判所などへの導入実績もあります。今後も日本国内における導入事例は増え続けると見られており、運用を定着させることは、デジタル化および企業の成長において重要な取り組みとなります。
2. ITへの考え方を変える
これまで多くのITシステムは、導入先の企業が要求する仕様に「合わせていた」という事実があります。そのような自社に特化したシステムでは、以下のような弊害が生まれます。
- Microsoft 365への切り替えが困難
- 切り替え時に現場から不平不満が出やすい
- 既存システムの機能を踏襲させるためにカスタマイズを行うと移行費用が高くなる
そのため、自社に合わせてカスタマイズされた機能を使うのではなく、システムに搭載された機能を使いこなせるリテラシーを身につけることが重要です。ITに対する考え方を変え、ITが人に合わせるのではなく、人がITを使いこなすことが求められています。
3. ボトムアップで導入する
新しいサービスに切り替える際、現場から不満が出やすい理由のひとつは、経営層からトップダウンで導入しているためです。
たとえば、チャットやオンライン会議、アンケート作成などの機能は、必ずしも業務に必要な機能ではない場合があります。また、代替手段があるため、結果、利用する機会がないということになります。効率的に利用し、運用を定着させるにはボトムアップで導入することが大切です。ボトムアップとは、現場から定着させていくやり方であり、現実的な業務改善に役立つ手法です。たとえば、業務改善のためのツールは全員参加型のプロジェクトで使用し、参加者全員がアイデアを出しあうようにすると、現場に受け入れられやすくなります。また、現場の社員同士で連携・協力することで関係性が向上し、働き方改革にもつなげられます。
4. 組織力を向上させる
ボトムアップにおける社員の関係性向上は、組織力の向上につながります。
マサチューセッツ工科大学教授のダニエル・キム氏が提唱したのは「組織の成功循環モデル」です。このモデルは組織を以下の4つの要素で捉え、数字の順番で循環することがグッドサイクルとしています。
- 関係の質：尊重し合う、一緒に考えることができる関係
↓ - 思考の質：気づきや共有ができ、アイデアが出る
↓ - 行動の質：自発的・積極的な行動ができる
↓ - 結果の質：目標を達成し、高い成果や業績を得る
一方、バッドサイクルは、これらの質がマイナスに作用してしまっているような状況です。たとえば、結果だけを追い求めることで関係の質が低下し、次々と思考の質や行動の質も低下してしまいます。社員それぞれが受け身になってしまうことで、自発的・積極的な行動が見られなくなるため、成果にもつながりません。
関係性が向上した組織では、自然とグッドサイクルが起こり、結果の質も向上します。社員間の協力や自発的な行動を引き出すため、Microsoft365の運用においても、関係性の向上および組織力の向上は重要です。
Microsoft 365の運用支援なら「スノーピーク」へ
Microsoft社の認定パートナーであるスノーピークビジネスソリューションズは、200社以上の導入実績を持ち、Microsoft 365の導入から運用の定着までをトータルでサポートしています。業務の改善・効率化、テレワークといった多様な働き方の支援やBCP対策、セキュリティ対策などのITインフラ整備など、企業の成長に欠かせないMicrosoft 365の運用定着を実現します。
まとめ
Microsoft 365は、作業品質の向上や業務の改善・効率化、セキュアなテレワークの実現といった効果が期待できるクラウド型サービスです。効果的に活用するには運用を定着させることが必要不可欠であり、クラウドサービスおよびITに関する理解や考え方の改善、ボトムアップでの導入、組織力の向上といった取り組みが求められます。企業がより成長するため、Microsoft 365の運用を定着させましょう。
