テレワークの普及に伴って、「デジタルワークプレイス」という言葉を耳にする機会が増えました。しかし、概要とそのメリットは知っていても、実行に移すのをためらっている方は少なくありません。
そこで本記事では、デジタルワークプレイス化に踏み切った企業の事例を3つご紹介します。働きやすさ向上のためにも、ぜひ参考にしてください。
デジタルワークプレイスの定義は？
はっきりとした定義はありませんが、デジタルワークプレイスとは、社員と顧客の満足度を高めるために、それぞれの社員に合ったワークスタイル、適切な働く場所、必要なツールなどを提供するという戦略です。NECのデジタルワークプレイスに関するサービスなどを耳にしたことがある方も少なくないでしょう。
ただし、デジタルワークプレイスは、デジタルテクノロジーで柔軟なワークスタイルを実現し、それによって生産性を高め、顧客のエンゲージメントの向上につなげるという考え方です。ただ単にテレワーク・リモートワークを取り入れたり、高性能なデジタルツールを導入したりするだけでは十分ではありません。
デジタルテクノロジーをいかに生産性向上のための「手段」にするかが大切です。
デジタルワークプレイスの導入事例3つ！その効果は
そこで、デジタルワークプレイスを生産性の向上につなげた事例を3つご紹介します。ぜひ導入する際の判断材料の1つにしてください。
「オフィス面積2割減と1人あたりの執務スペース倍増を実現」キリンホールディングス
キリンビール、生茶、午後の紅茶などの商品でおなじみの「キリンホールディングス株式会社」は、刷新した本社を2022年6月から運用すると発表しています。
その目的は、おおまかに「イノベーションの共創」「チームのリアルな接点を生む」「所属意識を感じ、価値観を共有する」という3つです。その背景には、同社が進めている働き改革、「『働きがい』改革 KIRIN Work Style ３.０」があるでしょう。同社では、リモートワークを含めた多様な働き方を大前提としながら、オフィスを従業員同士の「リアルの接点」として再定義しているのが大きな特徴です。リモートワークは有効ですが、人によってはリモートワークに適した環境を自宅に持てず、従業員同士で「仕事環境の格差」が生じる可能性があります。また、人とのつながりを感じられないことから、孤独感が強まるという懸念もあるでしょう。そのため、従業員同士がつながりを感じて共創できるオフィスの存在はとても重要です。
そのような背景を踏まえて、同社ではソロワークスペース・個室の会議室を縮小する一方で、従業員の交流の場となるオープンミーティングなどのスペースを拡大し、従業員が集まりやすい各フロアの中央に「共創の場」を設けます。例えば、21Fは情報共有・収集の場、20Fは大規模なカフェエリア、19Fはミーティングエリア、18Fはゲストラウンジです。受付は無人化されます。
また、部署などによって大まかにエリアが分類されていますが、原則フリーアドレス制を採用するため、自分のタスク・プロジェクトなどに合わせて柔軟に使い分けられます。部署を越えたプロジェクトメンバーとのコミュニケーションも円滑になるはずです。
さらに、サイネージやスマートフォンから位置検索をして、リアルタイムの在籍情報を知ることも可能です。「ちょうど〇〇さんがオフィスに出社しているので、進めているプロジェクトの件で相談をしよう」といった使い方もできるでしょう。これらの座席や会議室を使った履歴は後から分析することで、例えば「〇階のフリースペースは利用率が低いため、統合をした方が良いのでは？」など、より最適化されたオフィスをつくるために活用されます。
原則100％のペーパーレス化の取り組みなどで、フロアの総面積を2割カットにつなげたことに対して、従業員それぞれのスペースは約2倍に拡大するのもポイントです。最大50％の従業員が同時に出社しても問題ない広さなので、リアルとリモート、どちらでもより働きやすい環境になることは間違いないでしょう。
「県庁職員でも海外ワーケーションを実現」和歌山県庁
高野山・熊野古道、シーレジャーで人気の白浜町など、さまざまな観光資源に恵まれている和歌山県では「わかやまデジタル革命推進プロジェクト」を推進し、行政でも積極的にデジタル技術を活用しています。
観光周遊のデジタル化をはじめ、ICTを活用した防災・減災対策、美術館・博物館の収蔵品のデータベース化、NTTドコモとともに5Gの医療分野における実証試験も行っています。風光明媚な白浜町には、すでに10社以上の企業のサテライトオフィスが進出しており、さまざまなメディアが取り上げていました。
それに伴って企業誘致、観光振興、特産品のプロモーションといった業務が増え、職員の県内外への出張も多くなりましたが、その一方で県職員は年々人員が削減されるという事態が発生しています。そのため和歌山県では、職員に負荷がかかりすぎないよう、行政事務の効率化にも着手しました。
まず、「レコモット」が提供する「moconavi」を導入し、スマートフォンなどのモバイル端末から、さまざまなシステムの情報にアクセスすることを可能にしました。行政という性質上、BYOD（社員個人の端末を業務に使用すること）には不安があったものの、暗号化による盗聴・改ざんの防止、端末紛失時のデータ漏えい防止機能、強固なアクセス認証やウイルス対策があったため、採用へと至ったといいます。
moconaviは2012年から導入されましたが、12名でのスモールスターによって使用感などを考慮した後、利用者数を120名に拡大しました。現在では、さらに600名に達する職員が利用を希望しています。
moconaviによって外出先から庁内システムにアクセスできるようになったため、庁外での活動の効率が大幅に向上しました。移動時間なども有効に使えるため、生産性が高まり、結果として残業時間の減少にもつながっています。
さらに、「ワーケーション＝和歌山」というブランディングを推進するため、和歌山県の職員による海外でのワーケーションの実証実験もすでに実施済みです。moconaviを使えるインターネット環境さえあれば、スマートフォン1台で迅速に仕事がこなせるため、職員のワークライフバランスの改善にもつながっています。
「NTTの既存サービスはそのままに電話帳だけ入れ替え」戸田建設
2121年に創業140周年を迎えた準大手ゼネコン「戸田建設」は、国内外の教育・文化施設、医療・福祉施設、山岳トンネルなど幅広く手がけている会社です。100％出資子会社「五島フローティングウィンドパワー合同会社」と五島市が「浮体式洋上風力発電設備」を国内初で実用化させるなど、SDGs達成に向けた再生可能エネルギー事業にも携わっています。
そんな同社では、2016年にNTTドコモからiモード端末の出荷終了が発表されたことに伴い、社内の電話帳が使えなくなるという問題に直面しました。そのため、2017年から、内線サービス・050電話サービスと連携できるmoconaviを採用しています。
moconaviが採用に至った決め手は、オフィスリンクと連携ができ、セキュリティ面がしっかりしているという点でした。電話帳の情報はクラウド側で管理するため、発着信の相手の部署・名前・番号が個別の登録作業なしで表示されるというメリットがあり、さらに万が一端末を紛失しても情報が漏れる心配がありません。moconaviの導入当時、同社で使われているのはガラホでしたが、その後iPhoneへ移行してからも継続して使っています。
また、リモートワークでは個人が使う端末によって仕事環境の格差が生まれてしまうという懸念がありますが、同社では一人につき1台のモバイルPCも貸与しているため、そういった問題も抑えられています。
セキュアなBYODを実現するmoconaviなどのシステムを早期に導入し、スムーズなリモートワークの土台を作っていたこともプラスに働いたと言えるでしょう。iモード端末の出荷終了によって、図らずともデジタルワークプレイス化の一歩が踏み出されています。
まとめ
デジタルワークプレイスとは、ただ単にリモートワークやツールを導入することを指すのではなく、デジタル技術の力で従業員・顧客の満足度を向上させる戦略の1つです。
クラウド・社内のシステムと安全に連携できる「moconavi」などを活用して、場所・時間を問わず快適に働けるデジタルワークプレイスを実現してください。
