ビジネスチャットツールのMicrosoft Teamsと、企業ポータルサイト構築ができるSharePoint Onlineは、互いに相互連携が可能です。この二つを連携して上手に利用することで、業務効率を大きく改善できるでしょう。ここでは、具体的な連携の仕方について解説します。
Microsoftが提供するSharePoint Onlineとは
SharePointとは、クラウド上でファイルを共有して作業するためのツールです。このようなツールは他にもありますが、SharePoint Onlineはさまざまなアプリとの連携や便利な機能が付いています。そのため、よりビジネスに特化していると言えるでしょう。
Microsoft社が提供しているため、特に同社のMicrosoft 365やTeams、OneDriveといったさまざまなアプリと連携できるのが強みです。Teamsのチャット上でファイルを投稿して、SharePoint Onlineにファイルを保存したり、ExcelやWordなどで協力して作業したりもできます。
また、社外との連携も可能です。アクセスできるデータには権限設定ができるため、重要なデータ流出の心配もありません。他企業や取引先と共同で利用するのもよいでしょう。
その他にも、バージョンアップ管理やファイル検索機能、スケジュール管理も付属しています。企業のポータルサイトとして活用できるとても便利なアプリです。内部ファイルはパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでもアクセスできるので、出先でも自由にファイルの送受信や情報確認ができます。
TeamsとSharePoint Onlineを連携させるには
Microsoft TeamsとSharePoint Onlineは自動で連携されるため、特定の作業は必要ありません。Teamsでチームを作成すると自動的にフォルダが作成され、チーム内で保存したコンテンツはSharePoint Online上で作成されたフォルダに格納されます。
たとえば、「第一営業部」というチームを作成すれば、SharePoint Online上で自動的に第一営業部用のフォルダが作成されます。チーム内でデータのやり取りをして保存すれば、第一営業部フォルダに格納されるのです。
また、Microsoft Teamsではチームをさらに細分化して管理することもできます。この区分けをチャネルと呼びます。総務部や人事部など、部署によっては複数の課を抱えていることもありますが、部署ごとにポータルサイトを作成したい場合はチャネルを分けます。SharePoint Online上でも作成したチャネルに応じてファイルが作成されるため、特に連携する必要がありません。
ファイルを参照したい時は、TeamsからSharePoint Onlineに即座にアクセスすることも可能です。その際には、ファイル画面に移動します。
Microsoft Teamsの「ファイル」画面に移動
TeamsでSharePoint Onlineのフォルダを作成する場合は、まずチームを作成します。チームを作成後、チーム名をクリックすると右側上部に「会話」、「ファイル」、「Wiki」、「＋」といったタブが表示されます。この中の「ファイル」タブが、チーム内で共有するファイルの項目です。
ファイルを共有する場合、アップロードを押してファイルを選択するか、メッセージでファイルを添付します。こうすることでSharePoint Onlineのフォルダにデータが格納されて、Teams、SharePoint Onlineの両方でデータが連携されます。チーム内のメンバーは、TeamsからでもSharePoint Onlineからでもアップロードされたデータにアクセスできます。
アップロードされたデータがExcelやWordといったMicrosoftオフィス製品だった場合、Teams上でも簡単に編集が可能です。アップロードされたファイルをクリックして、「開く」タブを押すだけで該当するMicrosoft 365アプリが開きます。ここで編集すれば修正後のファイルのアップロードが必要なくなり、バージョンの異なる他のファイルが増えるといったことも防げます。
「SharePointで開く」をクリック
Termsでは、SharePoint Onlineの連携以外にもアップロードされたファイルのフォルダを即場に参照することができます。前述したファイルタブの項目の中にある「SharePointで開く」をクリックすることによりSharePoint OnlineをWebブラウザで開いて、フォルダ内を確認できます。これはチームや組織外の人間と資料の共有や共同作業する際にとても便利なシステムです。
また、SharePoint Onlineではチャネルフォルダの配下に新しいフォルダを自由に作成できます。作成したチャネルに対して複数の案件がある場合、案件ごとにフォルダ分けをすることも可能です。これにより作成ファイル数が多くなっても、目的のファイルに即座にアクセスできます。
ただしこの時、会話中のファイル投稿に注意が必要です。Teamsのチャットでファイルを投稿すると、チャネルのルートフォルダに保存されます。このルートフォルダから目的のフォルダにファイルを移動してしまうと、投稿したファイルにアクセスができなくなってしまいます。
そのため、チャネル配下の特定のフォルダにファイルを保存したい場合は、SharePoint Onlineから直接フォルダにファイルを保存しましょう。保存後に投稿画面で、保存フォルダにあるファイルのリンクを共有することで、ファイルを保存したことを全体に周知できます。
Microsoft TeamsとSharePoint Onlineを連携させるメリット
Microsoft Teamsでチャネルを作成するとSharePoint Online上にフォルダが作成され、アップロードしたファイルは閲覧・編集が簡単にできます。これだけでもとても便利ですが、この二つのアプリを連携することによってさらに複数のメリットが生まれます。ここでは、そのメリットをいくつかご紹介します。
誤って削除・更新したファイルを復元できる
どんなにアプリの機能が発達しても、人為的なミスは必ず起きてしまうものです。たとえばチャネル上でメッセージやファイルのやり取りをしていて、誤って重要なファイルを削除してしまうこともあるかもしれません。
そんな時でもSharePoint Onlineなら、誤って削除したファイルを更新履歴から復元することが可能です。また、共有されたファイルのデータを誤って修正して上書きしてしまった場合でも、ファイルを前のバージョンに戻せます。
SharePoint Onlineからグループメールが作れる
SharePoint Onlineでファイルを確認した後、チーム全体にメールを送りたい時はグループメール機能が便利です。チャネルフォルダを開くと画面右上に「グループ会議」の項目があるので、クリックすると簡単にグループメールが作成できます。
これにより、Microsoft TeamsやOutlookといった他のツールを開く必要がなく、業務をスムーズに行えます。こうしたちょっとした効率化の積み重ねが、生産性を向上させるカギとなるでしょう。
SharePoint Onlineから会議を開ける
上述した「グループ会議」の項目から、Web会議を実施することもできます。議事録の作成もできるので、オンライン会議の際にも大きく役立つツールの一つとなるでしょう。このようにMicrosoft Teamsは「チームワークのハブ」として、SharePoint Onlineは「社内のポータルサイト」として機能するアプリケーションということがわかりました。
TeamsとSharePoint Onlineの相互連携が実現すると、利便性が大きく向上します。
こうした相互連携のメリットは、Microsoft 365に搭載されているMicrosoft Teamsならではのものです。たとえば、世界中で人気のあるビジネスチャットツールとしてSlackがあります。Slackはサードパーティ製ツールと多彩に連携できるものの、相互連携はできません。やはりMicrosoftを頻繁に利用する企業にとってみると、相互連携のできるSharePoint OnlineやMicrosoft Teamsは業務効率化を大きく推進するツールと言えます。
実際上記のSlackは、2019年7月に発表した日間アクティブユーザー数は1,300万人なのに対し、同年11月にマイクロソフトが発表した日間アクティブユーザーは2,000万人を突破しています。Microsoft TeamsはすでにSlackの規模を超えており、多くの企業やユーザーがMicrosoft Teamsの有用性を認めているのです。
Microsoft Teamsを使うにはどうすればいいの？
Microsoft Teamsでは、企業から個人まで利用できる3つのプランが用意されています。利用する用途に合わせて、プランを選択するとよいでしょう。
企業でExcelやWordを利用する場合は、Microsoft 365の契約がおすすめです。クラウドコラボレーションツールのMicrosoft 365には、プラン内にMicrosoft Teamsが含まれていて、多彩なアプリケーションと同時にMicrosoft Teamsを利用できます。
Microsoft Teamsのみを利用したい場合は、単体での契約も可能です。この場合はMicrosoft 365のように様々なアプリケーションと連携させることはできませんが、高機能なビジネスチャットツールとして利用ができる他、一部連携もできます。
また、Microsoft Teamsの単体サービスにはフリープランが用意されているため、個人で利用したい方やお試しで使ってみたい方は積極的に利用するとよいでしょう。ビジネス版と比べるとOutlookと連携した会議や管理ツールが利用できないなど、機能はある程度制限されていますが、無料で使えるのは嬉しいポイントです。特にオンライン会議をしない場合やオンラインストレージをそれほど必要としない場合は、無料版で試してみるのもよいでしょう。
まとめ
Microsoft TeamsとSharePoint Onlineを相互連携することにより、社内の情報・データ伝達がよりスムーズになります。業務の効率化が求められる昨今では、システムをいかに利用するかが大きな鍵です。これから導入を考えている企業も二つのアプリを上手く連携して、業務の効率化に役立てましょう。
