社内ポータルとは組織内のみで共有するWebサイトのようなもので、組織全体や各ユーザーにとって必要な情報を表示したり、業務アプリケーションへ接続するためにハブとして機能します。
Microsoft 365が提供する情報共有スペースのSharePoint Onlineでは、チームサイトという機能によってこの社内ポータルを構築できます。
今回は、そんな社内ポータルを活用するメリットと、SharePoint Onlineで社内ポータルを作成および活用する方法についてご紹介します。
社内ポータル活用のメリット
社内ポータルを活用する最大のメリットは、情報共有スペースとコミュニケーションスペースを一つに集約できることから、作業効率のアップやコミュケーションコストの削減を狙える点にあります。
たとえば重要な会議後にその議事録を、参加者と関係者に共有したい場合、作成した議事録をメールにて送信するのが一般的です。しかし、このメールでの議事録共有には、多くの無駄があることにお気づきでしょうか？
まずメールを送信する際のメンバーについて、メールアドレスを表示される順番について考慮しなければなりません。会議の決裁者や担当者を先頭に持っていき、決裁者ではないが重役などのメールアドレスが最後に表示されるようにする。こうしてメールアドレス表示に気を配っても、受信者は意識していない場合がほとんどです。かといって順不同だと気にする人もいるかもしれない。このようにメール一つに気を配ることは想像以上にストレスです。
一方、社内ポータルがある環境なら会議後の議事録作成は資料のアップデートのみで完了します。公開する範囲を特定のメンバーに設定するだけなので、メールアドレスの順番にこだわる必要もありません。従ってコミュニケーションコストが大幅に削減され、議事録作成者の作業効率もアップします。
さらに、議事録を受信した人も大量のメールの中にファイルが埋もれてしまうこともなく、情報整理を素早く行えます。
いかがでしょうか？これはあくまで一例であり、社内ポータルを活用することで、実に様々な効果が組織に合われます。いずれも組織のコミュニケーション力を強化し、生産性を高めることでしょう。
SharePoint Onlineで社内ポータルを作る
サイト制作技術を持たない企業にとって、社内ポータル作成はコストがかかります。なぜなら、専用ツールをダウンロードするか制作会社に依頼しなければならないためです。これがMicrosoft 365ユーザーならば、非常に簡単かつ追加費用なしで社内ポータルを作成できます。
数あるMicrosoft 365プランのなかで、Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5の5つプランでSharePoint Onlineを提供しています。
SharePoint Onlineはそもそもファイル共有スペースなどを提供するサービスであり、同時に社内ポータル作成もサポートしているのです。ここで、SharePoint Onlineで簡単位作る社内ポータルの作成手順を紹介します。
- 手順1.
テナント管理者がMicrosoft 365にサインインして、ページ左上部にあるアプリ起動ツールのアイコンをクリック。SharePointタイルを選びSharePointページにアクセスする。 - 手順2.
SharePointページの一番上にある「＋サイトの作成」をクリックして、「チームサイト」オプションを選択ぶ。すると、Microsoft 365テナントを使用してチームサイトを作成するための情報入力画面が表示される。 - 手順3.
情報入力画面で表示されたらチームサイト名、サイトの説明と必要な情報を入力する。チームサイト名を入力すると同じ名前でサイト専用のメールアドレスとサイトURLが作成され、緑色の文字で「使用可能」と表示されればそのままサイト作成が可能。 - 手順4.
サイトの説明欄には、何のためのサイトなのかユーザーに分かりやすく説明する文を入力する。プライバシー設定では組織の全ユーザーがチームサイトにアクセスできるか、あるいは登録さればメンバーのみがアクセスできるかの設定する。 - 手順.5
情報入力と設定が完了し「次へ」をクリックしたら、グループメンバーを追加する画面が表示されるため、追加したいすべてのメンバーの名前またはメールアドレスを入力する。入力がすべて終わったら「完了」をクリックして、チームサイトを作成する。 - 手順6.
SharePointで作成されたチームサイトに登録されたメンバーのページには、「フォロー中」のサイトとして表示される。そこで目的のサイト名をクリックすれば、チームサイトの表示が可能。
このようにSharePoint Onlineなら大まかに6つの手順で、誰でも簡単に社内ポータルを作成できます。サイト作成のためにHTMLを習得したり、コーディングする必要はありません。
テンプレートを利用してさらに簡単に社内ポータルを作る
ただでさえ簡単なSharePoint Onlineでの社内ポータル作成は、テンプレートを利用することでさらに簡単になります。Microsoftのサポートサイトから、Microsoft 365評価版向けに提供しているサイトテンプレートをダウンロードできます。
あるいは、SharePoint Online内にすでに様々なテンプレートが用意されており、ユーザーをそれらを利用して独自の社内ポータルを作成できます。社内ポータル作成に慣れてきたら、テンプレートの作成にもチャレンジしてみましょう。
予めサイトテンプレートを作っておくと、新しい社内ポータルを作成する際にスピーディに作成できます。
SharePoint Onlineで簡単に、効果の高い社内ポータル作成を
組織規模が大きくなるにつれ、従業員同士のコミュニケーションコストは増えていきます。コミュニケーションコストが増えるということは、生産性の低下につながり、ひいてはビジネスの停滞を招きます。そのため情報共有の重要さを理解している企業は必ず社内ポータルを作成しているものです。
皆さんも、SharePoint Onlineで簡単に、効果の高い社内ポータルを作成してみてはいかがでしょうか？
株式会社ディープコムでは、SharePoint Server 2003時代から培ってきたノウハウに基づき、運用支援から移行サポート、ポータルデザインやアプリ開発に至るまで、SharePointを活用する上で必要なサポートを幅広く提供しています。
SharePoint Onlineの導入・活用を検討されている方は、是非ご相談ください。
