Office 365の導入支援とは？
Office 365などのグループウェアサービスは、ただ導入するだけで現状課題が解決するわけではありません。まずは課題を洗い出し、適切な導入を行い、ベストな活用方法を取ることで初めて導入効果があります。
しかし、Office 365を導入したことがない企業にとって、それは大きな壁でもあります。
そもそもOffice 365では法人向けに7つのプランが提供されており、それは様々な企業のニーズを満たすために重要なのですが、逆を言えば最適なプラン選択などが難しいということでもあります。
そこで多くのOffice 365導入企業が利用しているのが、導入支援サービスです。
基本的な導入支援サービスは、支援企業がクライアントの現状課題をヒアリングし、何をどう導入すれば課題解決に繋がるかを明確にします。その上で、最適なプランを提案し、問題がなければ導入に至るということです。
もちろん、プラン選択だけでなく、システム環境の構築やネットワーク構成の見直しなども行い、トータル的に顧客の環境に合ったOffice 365を導入させることができるのです。
導入支援の選び方
では、Office 365の導入支援はどのように選べばいいのでしょうか？ここでは導入支援の選び方を4つのポイントに分けて紹介していきます。
目的に沿った導入実績を持っているか
一口にOffice 365を導入すると言っても、企業により導入する目的は様々です。それと同じように、導入支援を提供する協力会社にも様々な特徴があります。
例えばSkype for Businessを活用したコミュニケーション効率化の支援が得意だとか、大企業での導入実績が豊富といったものです。
この協力会社の特徴と、Office 365を導入する目的がマッチしているほど、高い導入効果が期待できます。
では、どのようにして協力会社の特徴を見分ければいいのでしょうか？まず基本的には導入実績を確認します。過去に自社環境と導入目的が似通っている企業への導入実績が複数あれば、自社の導入目的とマッチする可能性が高いでしょう。
また、導入実績を見るだけでも「この協力会社は何を得意としているのか？」が把握可能です。
自社課題を理解する姿勢はあるか
導入支援選びにおいて、協力会社の得手不得手以上に重要なのが、自社課題に対し深く理解する姿勢があるかどうかです。Office 365の導入支援を利用する場合は、協力会社が如何に自社課題を理解しているかが非常に大切です。
課題を深く理解しているほど有効的な提案を出すことができ、Office 365の導入成功を引き寄せます。
本気で無駄を指摘し改善案を提示してくれるか
Office 365を導入する目的はコミュニケーションなり文書管理なり、何かしらの効率化目的を持っているものです。逆を言えば、現状として非効率が横行しているという状態でもあります。
Office 365導入支援の協力会社の中には、クライアントが抱える非効率を本気で指摘し、有効的な改善案を出してくれる企業が存在します。
そうした協力会社に支援を依頼すれば、第三者目線から見た非効率に気づくことができ、さらに高い導入効果を得ることができるでしょう。
情報発信を行っているか
大企業から中小企業に至るまで、自社Webサイトを運営し積極的に情報発信を行っていくのが当たり前の時代です。この情報発信を行っているかいないかで、協力会社の信頼性などを測ることができます。
例えばブログなどで情報発信を行っている協力会社は、それだけ日頃から情報をインプットしているということでもあります。つまり、支援に対して高い積極性を持ち、より良い提案を出してくれる可能性が高いのです。
Office 365導入を成功させるためには？
導入支援を依頼したとしても、Office 365の導入は協力会社だけで行うものではありません。導入企業も一丸となって効果の高い導入を目指し、自社に合ったシステム環境を構築することが重要です。
そこで大切なのが、最低限Office 365に関する知識を持っておくことです。
例えば、Office 365で提供されている7つのプランの違いを説明することはできるでしょうか？各プランの料金設定はご存知でしょうか？こうした基本的な情報はもちろんのこと、Office 365を構成するサービスや、それぞれの特徴などを知っておく必要があります。
こうした最低限の知識を付けておくことで、各支援会社の提案を比較することができるのです。
Office365のプランについて知る
Office 365で提供されているプランは全部で7つ。その内日本で利用できるプランは6つとなっています。まず大きなすみ分けとなるのがユーザー数です。
6つのプランの内3つはユーザー数300人以下向けに、残りの3つはユーザー数300人以上向けに提供されています。ユーザー数300人以上のプランは上位プランとなり、下位プラントは異なる機能を持っています。
従ってユーザー数300人以上でも上位プランを使用することができ、ニーズに合わせて様々なプランを組み合わせることも可能です。ちなみに以下がその6つのプランとなります。
- Business Essential
- Business
- Busines PremiumProPlus
- Enterprise E1
- Enterprise E3
それぞれの特徴として、Business EssentialとEnterprise E1ではOffice アプリケーションはサポートされておらず、SharePoint OnlineやExchange Onlineなど、グループウェアとしてのサービスを導入することができます。
BusinessとProPlusではExcelやPowerPointといった、ビジネスに欠かせないOfficeアプリケーションを提供しています。反対にグループウェアとしてのサービスは提供していないので注意が必要です。
そしてBusiness PremiumとEnterprise E3は、グループウェアとしてのサービスも、Officeアプリケーションも同時に提供しているプランです。
このように、Office 365はプラン毎に特徴があるので、導入企業はまずプランの違いを理解することが先決と言えるでしょう。また、料金もプランによって変動し、ユーザーベースの料金プランであることから、少しのコスト差がトータル的に大きな差となります。
特徴だけではなく、料金についても予め把握しておきましょう。
Office 365プランごとの詳しい違いについては「Office 365 まるわかりガイド」をご覧ください。
まとめ
Office 365で大幅な業務効率化などを狙った場合、導入支援を活用する企業が多いかと思います。「どの協力会社も同じじゃない？」という意見もあるかもしれませんが、前述したように協力会社ごとに異なる特徴があります。
協力会社を選ぶ際は、それらをしっかりと見極めた上で、自社にとって最適な導入支援を実現していただければと思います。
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