働き方改革の第二章を実践している日本マイクロソフトでは、史上最高の包括的なソリューションとしてMicrosoft 365を推奨しています。
Microsoft 365による「活躍」と「安全」の両立は、チームワークと創造力を高め、コミュニケーションの統合によるスピード経営を実現します。
その実践例について、すでにいくつかのコラムでも紹介していますが、ここではコミュニケーションに焦点を当て、全社規模でMicrosoft 365を活用するメリットについて解説していきましょう。
ホウ・レン・ソウでは市場の変化に追随できない
営業や販売にフィールドサービスのようなビジネスの最前線で働いている人たちのコミュニケーション方法といえば、日報による報告(ホウコク)と電話やメールによる連絡(レンラク)に、何かトラブルが発生したときの相談(ソウダン)でした。
これらの頭文字を合わせて、ホウ・レン・ソウという言葉で、日々の報告や相談の重要性が働く人たちに浸透してきました。ホウ・レン・ソウは、現在も多くのビジネスの現場で使われているコミュニケーションの手法です。しかし、変化の早い市場においては、報告を受けてから対処するという作業のプロセスそのものが、働き方改革の弊害となっているのです。
なぜなら、報告と確認には時間差が生じてしまうからです。例えば、営業日報のような報告書の作成は、営業担当者が1日の業務を終えてから作業しなければなりません。その日報が上司に確認されるのは、多くの場合は翌日になります。そこから、上司が問題を発見して部下に連絡したり、部下から上司に相談を持ちかけるのは、さらに後になるでしょう。
こうした手順を踏むコミュニケーションは、紙で情報がやり取りされていた時代の名残りです。現在では、メールやグループウェアが普及しているとはいえ、それでも書類で伝達していた当時の習慣で、一つの報告は直属の上司が承認しなければ上長に伝達されない、というワークフローを踏襲している企業は数多く存在します。
なぜ、ITを利用していてもホウ・レン・ソウにはタイムラグが生じてしまうのでしょうか。その理由の一つは、コミュニケーションに利用するツールやデバイスが分断されているからです。例えば、日報の管理に利用しているグループウェアでは、蓄積された日報のデータを閲覧したり、その日報にコメントを書き込むことはできます。
しかし、担当者に連絡するためには、別のツールを使わなければならないとか、面倒だからと電話をかけてもつながらないなど、報告と連携したコミュニケーション方法が統合化されていないのです。その結果、対応が遅れてしまうのです。こうした課題を解決し、進化したホウ・レン・ソウを実現する方法が、Microsoft 365 Enterpriseによるコミュニケーションと作業の統合にあります。
「一千人総活躍会社」を実現したネッツトヨタ東京に学ぶ導入効果
Microsoft 365 Enterpriseで利用できるOffice 365とSkype for Businessを活用したトヨタグループの販売会社のネッツトヨタ東京は、コミュニケーションと作業を統合して「働き方改革」を加速させています。
具体的には、固定電話を廃止してCloud PBXを導入し、音声によるコミュニケーションの手段をSkype for Businessに全面的に移行することで、内線と外線の両方をPCから利用できるようになりました。同社では、Skype for Businessへの移行とあわせて、フリーアドレス制も導入し固定電話と自席に縛られた仕事の方法を改善しました。
Skype for Businessは、PCやスマートフォンなどで利用できるチャットや会議や音声通話のコミュニケーション・ツールです。固定電話をSkype for Businessに置き換えることで、一つのツールでコミュニケーションと作業の統合を実現します。さらに、固定電話を廃止してCloud PBXを導入することで、5年間で27%のコスト削減効果が期待できます。
同社がコミュニケーションの統合を推進した背景には、社内のコラボレーションを加速したいという狙いがありました。代表取締役社長の片山守氏は、Webサイトのインタビューで「これまでは、たくさん売ってくれる少数の営業スタッフに頼りがちでした。
クルマが売れている時代には、こうした戦略でも会社を成長させることができましたが、お客様一人ひとりと末永くお付き合いし、多様な商品・サービスを買っていただくという戦略を掲げた今は、こうした体制のままではうまくいきません。組織の壁を越えて社員たちが緊密に連携することが不可欠なのです」と語っています。
つまり、ビジネスの最前線で起きている変化をリアルタイムで捉えて、関連するスタッフが迅速に情報を共有しコラボレーションしていくためには、コミュニケーションの統合が必須の課題だったのです。そこで、ホウ・レン・ソウを超えた新たな「全社員のコラボレーションで収益を伸ばす」ために、Office 365とSkype for Businessを活用して「一千人総活躍会社」を目指しています。
このようなネッツトヨタ東京の取り組みは、多くの企業にとって参考なる事例です。Microsoft 365 Enterpriseをきっかけとしたコミュニケーションの統合は、あらゆる企業において「○○人総活躍会社」の実現につながるのです。
