個人、チーム、部門、組織の情報共有スピードを高めるには、いたるところで生まれる情報をうまく整理して、適材適所で処理することが大切です。そこでおすすめしたいのが、コラボレーションツールです。少し前までグループウェアと呼ばれていたこのツールは、ビジネスに必要なメールやファイル共有など、さまざまな機能を包括的に提供しています。
情報の種類やコミュニケーションの形に応じてツールを使い分けることで、情報共有スピードは高まり、生産性や業務効率がアップするというわけです。では、どうすればコラボレーションツールを有効活用できるのでしょうか？本稿では、その活用方法を含め、ツールの全容についてご紹介します。
コラボレーションツールとは？
一般的には、ビジネスメール、ファイル共有、チャットツール、Web会議、社内SNSなど組織のコミュニケーションをサポートするツールを包括的に含めた製品を指します。
コラボレーションツールといえば、2000年代に日本企業でも導入が進んだIBM Notesが有名ですが、現在ではオンプレミスで導入するものではなく、クラウドサービスとして利用するものが主流になっています。富士キメラ総研の調査によれば、2016年度の市場規模はオンプレミスで170億円、クラウドサービスで990億円となっており、この差は経年とともに広がっていくとのことです。
クラウドサービスの利点は、インターネットを通じていつでもどこでも好きな時にツールにアクセスして、コミュニケーションが図れるという点です。たとえば外出先からファイル共有スペースにアクセスしたり、社内にいる人間とWeb会議を通じて対面でのコミュニケーションが図れたりします。
インターネットにさえ接続できれば利用する場所や端末は問いません。オンプレミスに比べると使い勝手が非常に良く、昨今のビジネスニーズを満たしていることから、クラウドサービスが主流になっているというわけです。
コラボレーションツールに搭載されている各機能
製品によって特徴は異なりますが、多くのコラボレーションツールは以下のような機能を備えています。
ビジネスメール
ビジネス上でメールのやり取りをするために、独自ドメインを使用できる
ファイル共有
個人、チーム、部門、組織単位でのファイル共有スペースを確保できる
チャットツール
チャット形式のメッセージのやり取りにより情報共有速度をアップする
スケジュール
個人ごとにスケジュールを設定して、チームや部門で共有可能にする
タスクツール
個人、チーム、部門のタスクを管理しながらタスクを割り振り、進捗度を確認できる
Web会議
デスクにいながら対面でのコミュニケーションを実現する（複数人同時利用可）
音声会議
無料の音声通話で通話料金を気にせずにコミュニケーションが取れる
社内SNS
SNSのような使い勝手でさまざまなテーマや興味を主体にしたコミュニケーションが取れる
オフィスツール
ExcelやPowerPointライクな操作性によってファイル作成と共同編集が可能になる
サイト作成
社内ポータルサイトを作成して情報共有を促進し、外部サイトを簡単に構築できる
サービス管理
各機能のオンオフを切り替え、アクセス権限を設定することでセキュリティ性を向上できる
この他にも、ビジネスで交換した名刺を管理するための機能など、製品ごとのさまざまな特徴があります。そのため、どの製品を使えばよいかと迷ってしまうこともあるでしょう。大切なのは、自分たちのコミュニケーションを促進するために必要な機能は何かを事前に定義して、それに沿った製品を選ぶことです。
コラボレーションツールの活用例
コラボレーションツールの有効性については理解した。しかし、実際にどう活用すれば効果を発揮するのかが分からない、という方にために、ここではいくつかの活用例をご紹介します。
＜ちょっとした会議をチャットツールで＞
会議の規模はその時々によって変わります。重役が集まるような会議ならば、会議室でしっかりとしたコミュニケーションを取るのが最適ですが、日常的に発生するちょっとした会議やミーティングはどうでしょうか？わざわざ会議室を予約して、参加者の時間を多く消費するようなものでしょうか？
最近では、ちょっとした会議やミーティングならばチャットツールで済ませるという企業が増えています。リアルタイムにメッセージのやり取りができますし、時系列に残るので簡単に会話内容を見返せます。対面でコミュニケーションが取りたいという際は、すぐにWeb会議に切り替えることでより効率的な情報交換が行えます。
＜Web会議で高い交通費を削減する＞
定期的に遠方で会議があるような企業や、数カ月に1度支社・支店のマネージャーを集めて報告会を実施しているような企業では、Web会議を活用することで交通費を大幅に削減できます。会議場所まで行くための電車料金（新幹線料金）、ホテル宿泊代などを削減できれば、コスト削減効果は大きいでしょう。
Web会議ではコミュニケーションの取りながらファイルを共有し、パソコン画面を共有しながらの会話が可能なので、対面に近い形で情報交換が行えます。
＜新しい働き方の提案に＞
最近では、働き方改革が注目キーワードとなっており、それに伴ってリモートワークの導入を検討する企業が増えました。リモートワークとは、オフィスではない場所で仕事をする環境を整えることで、従業員ごとの生活に合わせた働き方を提案し、企業が抱えるさまざまな人材問題を解決するためのものです。
たとえば自宅勤務を可能にすれば、育児や介護をしながら仕事ができますし、通勤時間が無くなることでワークライフバランスを整えやすくなります。私生活が充実している従業員は仕事での生産性も高いという調査結果もあるので、ワークライフバランスを整えることは企業にとっても大切なことです。
コラボレーションツールがあれば、在宅勤務やサテライトオフィス勤務など新しい働き方をいろいろと提案できますので、従業員満足度も向上し、優秀な人材が確保できるようになる可能性もあります。
いかがでしょうか？これらはあくまでコラボレーションツール活用の一例です。実際はさらに多くの効果を発揮できますし、しっかりとした運用計画を立てれば生産性と業務効率は大幅にアップします。
自社に適切なコラボレーションツールを選ぼう！
コラボレーションツールを選ぶ上で一番大切なのが、自社にとって適切なものを選ぶことです。そのためには、現状課題を整理して、必要な要件をまとめ、導入後の運用計画も考慮する必要があります。当社電算システムでは、そのサポートをさせていただきます。グループウェアツール導入について迷われることがあれば、ぜひ一度ご相談ください。
