Microsoft 365は、メールソフトのOutlookやチャットツールのTeamsなど便利なツールがそろったサービスであり、数多くの企業が導入しています。しかし業務効率化のためにMicrosoft 365を導入したのはよいものの、運用管理に苦労する担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、Microsoft 365の運用管理に課題を感じている担当者向けに、効率的な運用管理の方法を紹介します。
Microsoft 365の運用管理とは
Microsoft 365とは、ソフトの一式をサブスクリプションで利用できるサービスです。WordやExcelなどビジネスで頻繁に使うアプリケーションに加え、OutlookやTeamsなどのコミュニケーションツール、SharePointやOneDriveなどのファイル共有に利用できるソフトまで多岐に渡ります。日々の業務を行う中で、社内外とのコミュニケーションやコラボレーションは必ず発生します。そこでMicrosoft 365は非常に重要な役割を果たすでしょう。
また、常に最新版のアップデートが適用されるため、買い切り型のライセンスと比べ効率的に運用できます。
Microsoft 365の運用管理において、社員のアカウント追加や設定、ユーザー管理、ライセンス管理作業が発生します。また、Microsoft 365に新たな機能が追加された際のマニュアル整備や、従業員への周知も別途必要になるでしょう。
Microsoft 365の運用管理における課題
前述のとおり、Microsoft 365の運用管理の担当者は、ユーザー管理やライセンス管理だけでなく、新たな機能追加にも適宜対応しなければなりません。それらに関する課題をあらためて整理してみましょう。
ここでは、Microsoft 365を組織で運用管理する上で、どのような課題があるのか具体的に解説します。
ユーザー（アカウント）管理における課題
Microsoft 365はサブスクリプション型のサービスであり、各社員にユーザー（アカウント）を作成する必要があります。社員が入社あるいは退社する度に、ユーザーの追加や削除作業が発生します。それぞれのアカウントにIDとパスワードが設定されているため、これらを厳重に管理することが求められるでしょう。
さらに、雇用形態や役職に応じてアカウントに対するアクセス制御も実施する必要があります。一度の作業量は多くないものの、日常的にユーザー管理の作業が発生すると、運用管理に関わる社員の負荷が増えることになるでしょう。
ライセンス管理における課題
Microsoft 365には、業務効率化や生産性向上に貢献するソフトウェアが豊富にそろっています。その一方で、ライセンス管理に複雑さをもたらす可能性があります。社員の増加や業務領域の拡大に伴い、管理すべきライセンスの数や管理作業の負担が増えます。
Microsoft 365においては、ソフトウェアの契約形態によってライセンスの計算単位が異なります。その他サービスに関する知識も、ソフトウェアごとに正しく理解する必要があります。
また、ライセンスの契約形態は変更されていくため、管理者は常に最新情報をチェックすることも求められるでしょう。
更新管理における課題
Microsoft 365には常に最新版が利用できるように、自動的にアップデートする仕組みです。大規模な組織でMicrosoft 365を管理する場合、突然アップデートが始まると現場業務に支障をきたす恐れがあるでしょう。また、多数のPCで同時にアップデートが始まることで、社内のネットワークへの負荷が高まるリスクもあります。Microsoft 365では、毎月のように新しいバージョンがリリースされるため、社内でバージョンのずれが発生することもあり、アップデートのタイミングは慎重に判断しましょう。
Microsoft 365の運用管理を楽にする方法
Microsoft 365を活用する上で、ユーザー管理やライセンス管理、更新管理における課題を挙げました。では、Microsoft 365の運用管理の負担を下げるには、具体的にどうすればよいのでしょうか。
続いては、Microsoft 365の運用管理を楽にする方法を3つ紹介します。
スモールスタートで段階的にツール導入を進める
Microsoft 365の運用管理は、組織が大規模になるほど複雑になります。そのため、まずは数名から数十人程度を対象に、試行的に利用を開始するのがよいでしょう。まずは半年間から1年程度をテスト期間として確保することをおすすめします。テスト期間の中で、Microsoft 365の運用管理で発生する課題を洗い出し、本格展開に向けて解決していくのです。
また、試行段階では複数の部署からメンバーを選出するようにし、部署間での連携や業務内容による差異が出ないかを確認するとよいでしょう。試行することで部署ごとに特有の課題が見えてくるはずです。試行段階でMicrosoft 365の運用管理を確立できれば、社内での承認が通りやすくなり、本格的な展開につながるでしょう。
管理ツールで自動化する
Microsoft 365の運用管理を楽にする方法として、管理ツールによる自動化が挙げられます。 管理自動化のツールは数多く販売されており、中には無料で利用できるツールもあります。これらのツールでは、アカウントの作成や権限付与などの設定作業(ユーザープロビジョニング)やライセンス割当の自動化が可能です。Microsoft 365にもPowerShellという自動化の仕組みがありますが、コマンドを使う必要があるため初心者には難しいかもしれません。予算や管理要員の習熟度に応じて、適切な自動化ツールを導入する必要があるでしょう。自動化ツールの導入にあたっては、まず効率化したい業務と目的を明確にした上で、複数社から見積もりを取得して比較検討することが重要です。
運用代行サービスに委託する
IT部門の人手が足りない場合においては、自動化ツールの導入さえ厳しいケースもあるでしょう。そのような場合は、Microsoft 365の運用管理を外部にアウトソーシングする方法があります。Microsoft認定パートナーを筆頭に、Microsoft 365の運用管理を代行する企業は多数存在します。選択するサービスによってはユーザー管理やライセンス管理、更新管理などの基本的な管理業務の他、社内からの問合せを受け付けるヘルプデスクも任せることができます。さらに、管理者向けの技術サポートも受けることができ、社内要員のスキルアップにもつなげられるでしょう。Microsoft 365の運用管理を外部に委託することで、IT部門の作業負担軽減につながるだけでなく、より生産的な業務にリソースを振ることができます。
まとめ
Microsoft 365は社内外のコミュニケーションやコラボレーションを活性化するために最適なサービスです。しかし、多彩な機能を持つがゆえに、ユーザー管理やライセンス管理の負担が増える可能性があるでしょう。そんなときはこの記事で紹介した方法を実践して、運用管理における作業負担の軽減へとつなげてみてください。自社の規模や置かれた状況を加味して適切な対策をすれば、Microsoft 365の運用管理を効率的に行うことができるでしょう。
Microsoft 365を賢く活用して、IT部門の負担軽減や生産性向上を実現させましょう。
