「株式会社スノーピークビジネスソリューションズ」は、「Microsoft 365」の導入・運用支援を行っているITコンサルティング会社です。この記事では、システムの開発、ツールの導入から運用まで幅広い実績を持つ同社のコンサルティングプランを紹介します。
Microsoft 365の導入を支援するコンサルティングプラン
「株式会社スノーピークビジネスソリューションズ」は、大企業から中小企業まで、それぞれの企業にあわせた3つの基本プランでMicrosoft 365の導入支援を行っています。
「プラン1」は、ツールの導入から運用定着までをしっかり行いたい方に適した充実のプランです。
「プラン2」はツールの導入をしたい方向けの導入支援プラン、「プラン3」が管理者やユーザーに対して勉強会を行いたい方向けのトレーニングプランとなっています。
はじめてMicrosoft 365を導入する場合には、導入から運用までの支援を受けられるプラン1がおすすめです。
Microsoft 365 運用定着コンサルティング支援の流れ
Microsoft 365運用定着コンサルティング支援は、まずMicrosoft 365の機能を知り、組織での活用方法を決めてから実際に使用するといった流れで進めていきます。
Step1 知る｜基本レクチャーでMicrosoft 365の主要機能について把握する
まずシステムを利用しはじめる前に、Microsoft 365の主要な機能を学習・把握しておくことが大切です。この支援サービスでは、ユーザーがソフトごとに約1時間の講習を受けられます。
チャットやWeb会議を可能にする「Teams」、ファイル共有の「SharePoint Online」、コミュニケーションツールの「Outlook」、社内SNSの「Viva エンゲージ」など、Microsoft 365の導入により使用できる利便性の高いツールを実際に使いながら学習します。同時に、Microsoft 365の運用を効果的なものとするため、ユーザー側のアイデアを記録し、会社の方向性と照らしあわせていきます。
また、Step1の事前準備として、ライセンスの準備や運用環境の確認、管理者アカウントの付与を行います。
Step2 練る｜組織として活用方法を決める
Step2は、システムを整備・調整する内容を検討する段階です。
事前準備として、現在使われてるシステムのフォルダ構成を把握し、ファイルの必要・不要を判断します。運用するプロジェクト情報の確認と管理者担当の決定を行っておきます。
まずは担当者に4時間の管理者講習を実施します。これによりアカウント管理やセキュリティ設定など身につけておくべき技術を習得できます。
運用に関する知識を把握したあとは、運用計画を策定します。
Microsoft 365の運用計画では、Step1を踏まえた検討課題への対策や、Microsoft 365以外のシステムの利用制限などを行います。利用時に気をつけるべき点をガイドラインとして整理し、運用ルールを設定することで、効果的な運用計画を策定します。既存のICT(Information and Communication Technology)ツールをMicrosoft 365にどのように統合して活用するか、統合イメージの提示も欠かせません。
Step3 使う｜実際に使用しながらMicrosoft 365の世界を体感する
Step3は実際に組織でMicrosoft 365を使い始める段階です。
事前準備として、Step2で策定したガイドラインの共有や、Microsoft 365を使用するスマホ・タブレットなどの端末の準備を行います。また、各ユーザーが使用時に得られた気づきを共有できる場を準備しておきます。
システムやツールは、実際に使用しないと分からない部分が多いため、各メンバーが業務で積極的に使うことが重要です。コミュニケーションツールやファイル共有ツール、社内用SNS、予定表ツールなどの使用で、業務効率化がどれだけ図れているか、気づいたことがあればすぐに共有します。さらに、Web会議向けのデバイスなど、ツールの利用に際して必要な機器がある場合には導入していきます。
Step4 磨く｜成功事例や新たな課題を共有・改善する
Step3の利用開始後には、使用時に気がついた課題の共有を行います。
事前準備として、実際に使用した際に得た情報をまとめた課題一覧を作成します。課題は運用課題と機能課題に分けて整理することで解決策を立てやすくなります。
定例ミーティングの開催、課題解決支援、応用編の機能紹介などをもとに情報を浸透させてメンバーのスキルアップを図ります。導入により生じた課題や、改善点などの情報を整理することにより、注意点や便利な使い方をメンバー全員が把握することが可能です。使用感は人によって異なるため、各社員が使用した情報が共有できていると、つまづきやすい箇所や疑問が生じやすい箇所の把握・対策の立案にもつながります。
Microsoft 365 コンサルティングスケジュール
Microsoft 365の導入・運用コンサルティングスケジュールは、最長で6ヶ月の日程がかかります。キックオフミーティングからライセンス準備、環境準備などを行い、Microsoft 365の機能を学習するStep1が完了するまでが1ヶ月ほどです。2ヶ月目以降は、検討課題整理、運用設計、ポータルサイト作成を行うStep2を1ヶ月程度で行います。これに並行して、実際に使用して課題・状況を共有するStep3を開始します。Step2を終えた3ヵ月目からは、課題の改善策を検討するStep4を始め、以降の4ヶ月間ではStep3、4の施策を最後まで行います。
企業によって、スケジュールの期間は異なります。日常業務で使用しながら、気づいた課題やメリット、有効な使い方などを確認していくため、導入を終えたあとにも、ある程度時間をかけて行います。
Microsoft 365 管理者向けトレーニング
Microsoft 365を導入する前に、社内で活用方法の講習を行います。管理者の知識として、Microsoft 365の活用方法や運用に必要な設定方法を把握することにより、スムーズな利用開始が可能です。
主に、管理者センターで行うユーザー追加、権限割り当てといった知識や、Exchange、Teams、SharePointなど各ツールの活用、設定、操作の方法を把握します。これらの知識を得ておくと、基本的な使い方のみを知るよりもMicrosoft 365の効果を引き出せます。サポート契約を結んでおけば、実際に導入が始まり、コンサルティングサービスが終了したあとにも、不明点などの問い合わせが可能です。
Microsoft 365の運用を定着させるコンサルティングメニュー
Microsoft 365の運用を定着させるまでのコンサルティングメニューには、「定例ミーティング」「勉強会」などの開催があります。効果的に定着させるためには、運用を振り返る機会を持つことが重要です。
定例ミーティング
社内での運用定着のため、定例ミーティングを開催して課題の共有・改善を推進します。実績をもとに明確な目標の設定と、それに向けてメンバー全員が取り組みを行うプロセスが重要です。定例ミーティングで現状を調査、分解、整理しながら、課題を抽出して解決策を確認します。
さらに、他社事例も参考にしながら現状に適切な定着方法を決定、チームで運用状況の情報を共有することも欠かせません。
この定例ミーティングが役立った事例として、SharePointポータルサイトをより効率的な配置に見直したり、工場の現場で見つかった問題をすばやく共有して問題解決に役立てたことなどが挙げられます。また、Microsoft 365の徹底的な活用を促したことで残業時間を半減させる、大幅な削減に成功した企業もあります。
勉強会
運用定着には、各ツールの基本機能・使い方・ノウハウなどを学ぶMicrosoft 365勉強会も役立ちます。勉強会は各会6人の小規模体制で行います。勉強会で学べるのは、「Viva エンゲージ(SNS)」「Teams」「Share Point」「Exchange」「モバイルデバイス活用」などに関する内容です。
勉強会では、ツールの基本機能だけでなく使い方のノウハウまで学習するため、ただ導入しただけの状態よりも効果的にツールを使いこなす能力が身につきます。
例えば、勉強会でExchange Onlineを学ぶと、基本機能の「予定の登録」だけでなく「予定表の分類の活用」などのノウハウを把握することが可能です。業務効率化に役立つ使い方を把握してMicrosoft 365をより使いやすくし、定着につなげます。
Microsoft 365 導入事例
実際にMicrosoft 365を導入した企業では、コミュニケーションの活性化や業務効率化が実現しています。
「株式会社スノーピーク」では、社内コミュニケーションの活性化、社員間のコラボレーションの機会を創出する目的でMicrosoft 365を導入しました。理念や考え方の共有による「理念の浸透」を実現し、全社員が同じ方向を向いて事業活動を行える環境の構築につながりました。
「N社(不動産・建築)」様のMicrosoft 365導入時には、月次の定例会を主要メンバーで行い、運用課題の改善・勉強会を実施しています。コンサルティングメニューにより、社内でノウハウを共有、運用の標準化が実現しました。
「H社(人材派遣)」様は、メール環境を整えてファイルサーバーのファイルをShare Pointに移行予定です。自社でサーバーのメンテナンス・保守などにかけている手間や費用を削減するため、クラウド化によるMicrosoft 365の導入を進めています。
スノーピークビジネスソリューションズのコンサルティングサービスが選ばれる理由
スノーピークビジネスソリューションズは、750社、2,000案件の受託開発実績を持つ総合ITコンサルティング会社です。最優秀従業員満足度を6度受賞している独自のチームビルディングで、一人ひとりのスキルを最大限に活かし、チームの力を高めています。
コンサルティングサービスは、実務を題材とした実践的な内容で行われるため、社内にスムーズに定着することが可能です。導入するITを使いこなし、お客様自身が自立して新しいことに向かって自走するチーム創りを目指し、サポートを行っています。
まとめ
スノーピークビジネスソリューションズは、Microsoft 365の導入から運用定着までを支援するコンサルティングプランを用意しています。導入は、Microsoft 365の機能を把握し、活用方法・目的を決定してから、実際に使用しつつ課題を共有・改善する方法で行います。
導入・運用コンサルティングスケジュールは最長で6ヶ月ほど、導入前には管理者向けトレーニングを実施します。運用を定着させるコンサルティングメニューには、定例ミーティングや勉強会などがあります。全社員が運用状況を共有し、Microsoft 365の活用ノウハウを学ぶことで、スムーズな導入・運用定着を目指します。
