NotesのワークフローをMicrosoft 365で実現する最新技術

NotesからMicrosoft 365への移行には、大きく4つのポイントがあります。その中でも、特に移行のハードルが高いと考えられているビジネスの用途が、ワークフローと呼ばれる申請や承認などの業務プロセスです。

例えば、購買に関連した稟議書や、営業日報などの報告に、見積や納品に請求といった一連の業務フローにおける承認など、ビジネスの「流れ」を円滑にするために、ワークフローをNotesで運用しています。こうしたワークフローをMicrosoft 365に移行する最新技術を紹介していきましょう。

Notesの棚卸しで分析するワークフローと営業日報

内田洋行のワークショップによるNotes利用の棚卸し分析によれば、ワークフローや承認プロセスの発生する営業日報などの業務は、表のようにデータへの依存度は低いものの、業務ロジックの重要度が高い用途となっています。

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申請や承認といったワークフローは、かつては書類として社内で回覧されて、担当者や上長が印鑑を押していた業務です。1990年代にNotesを導入した企業では、こうした「紙」による仕事の流れをITで変革するために、Notesによる業務ロジックを現場が中心になって開発してきました。

その結果、PCを使った業務の流れは効率化されたのです。しかし、昔からのNotesで開発された環境では、この4〜5年で急速に普及してきたスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末への対応が遅れ、現在では「会社に戻ってPCから操作しなければ稟議書も出せないし承認も取れない」といった働き方改革の妨げとなっていケースもあるのです。

こうした課題を解決するためには、NotesのワークフローをMicrosoft 365や関連するサービスへと移行して、より機動性のある申請や承認プロセスを実現する必要があるのです。そこで、SharePointワークフローを例にとって、移行の可能性を考察していきましょう。

SharePoint に組み込まれているワークフロー

SharePoint ワークフローは、時間と労力を節約して、定期的に実行するタスクの一貫性と効率を確保するように設計されています。

ビジネスプロセスの効率化や自動化に対応したプログラム済みのミニアプリケーションとして、署名、フィードバック、計画やドキュメントの承認の収集から、日常的な手続きのトラッキングまで、さまざまなワークフローが用意されています。その承認プロセスの一例が、図のようなフローチャートです。

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SharePoint のドキュメント承認ワークフローを使用してこのプロセスを実行すると、チェック、追跡、確認、転送の作業がすべてワークフローによって自動的に実行されます。

タスクの完了が予定よりも遅れている人がいると、関連するワークフローが通知を送信します。問題を防止するためにグループのだれかがプロセスを監視する必要はありません。

SharePoint ワークフローでは、プロセスが常に自動的に監視されています。組み込まれている各種のワークフローは、テンプレートのように機能します。

開始フォームを使用して、1 つのリスト用やライブラリ用、またはサイトコレクション全体用にワークフローのバージョンを追加します。これらのオプションと選択肢には、タスクを割り当てるユーザー、タスクの期限、ワークフローを開始する方法と開始するユーザー、タスク通知に含める指示などがあります。

SharePointのプログラム済のワークフローは5種類です。

承認ワークフロー
フィードバックの収集ワークフロー
署名の収集ワークフロー
3 段階の状態管理ワークフロー
発行承認のワークフロー

承認ワークフローは、ドキュメントやその他のアイテムを承認する指定のユーザーに回覧します。承認ワークフローを使用して、リストまたはライブラリでコンテンツの承認も管理できます。

フィードバックの収集ワークフローは、ドキュメントやその他のアイテムをフィードバックのために指定のユーザーに回覧します。フィードバックの収集ワークフローは、参加者からのすべてのフィードバックをまとめて、校閲プロセスの記録と共にワークフローの所有者に提供します。

署名の収集ワークフローは、Microsoft Office ドキュメントをデジタル署名のために指定のユーザーに回覧します。署名の収集ワークフローは、Word 文書、Excel ブック、InfoPath フォームを使用する場合にのみ機能します。

3 段階の状態管理ワークフローは、3 つの状態 (フェーズ) を介してリストアイテムの状態をトラッキングするように設計されています。3 段階の状態管理ワークフローを使用すると、顧客サポートの問題、潜在顧客、プロジェクトタスクなど、大量の案件やアイテムの追跡が求められる組織のビジネスプロセスを管理できます。状態から状態への移行時には、ワークフローによりユーザーにタスクが割り当てられ、タスクに関する通知がメールでそのユーザーに送信されます。このタスクが完了すると、アイテムの状態が更新されて、次の状態に進みます。3 段階の状態管理ワークフローは、[案件管理] リストテンプレートと連携するように設計されていますが、3 つ以上の値を持つ [選択肢] 列が設定されたリストで使用できます。

発行承認のワークフローは、レビューと承認のために案件の専門家と利害関係者にコンテンツを自動的に回覧する点で他の SharePoint ワークフローと似ています。承認発行のワークフローは、新規および更新済みの Web ページの発行が細かく管理される発行サイト専用で設計されていることが他のワークフローとは異なります。これらの種類のサイトでは、ワークフロー内のすべての承認者によって承認されるまで新しいコンテンツは発行できません。

Notesで利用しているワークフローが、これら5つのどれかで対応できるようであれば、Microsoft 365への移行はスムーズに進みます。また、まったく同じワークフローを再現しようとしなくても、申請や承認のプロセスを5つのパターンのいずれかに当てはめて考えて、「置き換えていく」ことによって、Microsoft 365の機動性を活かした「新しい業務プロセス」を構築できるのです。

外部のワークフローツールの活用

SharePoint ワークフローを導入して、業務革新を成功させた企業は数多くあります。しかし、中には複雑な承認プロセスや企業特有の権限委譲などの社内ルールによって、汎用的なSharePoint ワークフローでは、対応が難しいケースもあります。

そういう場合には、すべてをMicrosoft 365で完結させようとするのではなく、外部のワークフローツールの活用も、円滑なNotes移行の解決策となります。例えば、内田洋行の提供するSmartShiftというNotesからMicrosoft 365への移行サービスでは、複雑なワークフロー処理に関しては、以下のようなワークフローツールの活用を提案しています。