Notesの問題、Office 365への移行、なぜ多数の企業が移行するのか？
1990年代グループウェア普及期に時代を牽引した存在と言えば、旧ロータス社が開発したLotusNotes/Domino(以下Notes)でしょう。1989年のリリース以来革新的なシステムが大いに受け、世界中の企業で導入が進みました。
国内で1990年代後半にグループウェアが爆発的に普及した際も、Notesが中心となって浸透していきましたね。
そこから十数年が経過した今、グループウェア市場は既に大きな変革を迎えています。
大企業も中小企業も、規模を問わずクラウド型グループウェアが主流となり、さらには市場のリーダーも変化してきました。そして、世界のグループウェア市場のリーダーと言えばMicrosoftです。
Microsoftが提供するOffice 365は次世代のクラウド型グループウェアとして、既に世界中の企業に導入されています。「IT総合情報ポータルサイトであるITmedia」でも触れているように、NotesからOffice 365へ移行する企業が相次いでいるのです。
本記事では、まだNotesを利用している企業に向けなぜ多くの企業がOffice 365へ移行しているのかの理由を説明していきます。
Notesが抱える固有の問題
アプリケーションの乱立
一般的に難しいと認識されているNotesでのアプリケーション作成ですが、実は製品の言語さえ理解すれば難しいことではありません。実際はエンドユーザーでも簡単にアプリケーションを作成できます。
しかしその利便性により、各部門のエンドユーザーが独自にアプリケーションを作成することでグループウェア環境が乱雑になってしまうという問題が発生します。
数十数百、時に数千以上にものぼるアプリケーションをIT部門が管理するのは困難であり、同時に様々な弊害を発生させます。
ガバナンスの低下
アプリケーションが乱立すればガバナンスの低下は目に見えています。コンプライアンスが低下し、どこから情報漏えいやセキュリティ問題が発生するか予測が立ちません。また、IT部門で管理しきれなくなることで、IT部門の業務負担が増大するといった問題もあります。
使われ続ける古いバージョン
従来のNotesを使い続けている企業では、古いバージョンのままで使用されているケースが少なくありません。中には2000年初頭の導入時から全くバージョンアップを行わずにNotesを使い続けている企業もいます。
こうしたレガシーシステムが業務効率に影響を及ぼすのは明白です。コミュニケーションを促進するはずのグループウェアが、逆にコミュニケーションを阻害している原因になってしまいます。
IT戦略が困難
アプリケーションが乱立するとIT戦略にまで影響が及びます。乱立したアプリケーションを管理することが困難であり、業務アプリケーションとの連携においてどこで何が影響するかを把握できず、最悪の場合連携不可能といった事態もあり得ます。
運用や業務を効率化できるはずなのに、Notesが効率化を阻んでしまうのです。
NotesからOffice 365へ移行した赤城乳業株式会社の事例
「ガリガリ君」を始め多数のロングセラー商品を製造している赤城乳業株式会社(以下赤城乳業)では、レガシーシステムとなっていたNotesによるシステム環境からOffice 365への移行に成功しています。
赤城乳業では、なんと2002年から十数年にわたってバージョンアップされていないNotesを利用していたことで、コミュニケーションに様々な障害を起こしていました。
情報システム部部長の吉橋高行氏は、Office 365採用に経緯について以下のように説明しています。
「ソフトウェアだけではなく、稼動しているサーバーも更新せずに、9 年間も使い続けていました。そのため、いつ壊れてもおかしくない状況で、年間に 3、4 回は停止しました。それでも幸いだったのは、社内のみでの利用だったので、外部のお客様や取引先に迷惑をかけることがなかったことです。しかし、2014 年の時点では、もう限界に来ていました」。
「最終的な決め手は、今 (Notes) を選ぶのか、10 年後を見据えた将来 (Office 365) を選ぶのか、という判断でした。もちろん、Notes にしておけば、現場の混乱もなく我々の手間もかからないと思われました。しかし、Notes では、機能的な面でも、これからの 10 年先までを託していいのか不安がありました。また、現場からは『テレビ会議が欲しい』と言われ続けていたこともあり、我々は Skype for Business のビデオ会議機能を持つ Office 365 に注目したのです」
もともとは電子メールのみの移行を考えていた赤城乳業ですが、Office 365が提供する様々なコミュニケーションツールに着目し、NotesからOffice 365への移行に乗り出しました。
導入効果に関してはSkype for Businessなど複数のコミュニケーションツールを活用することで、従来よりも大幅にコミュニケーションが強化されたと言います。
Office 365に移行するとどんな効果があるの？
NotesからOffice 365への移行を検討している企業にとって、最も気にあるのは「どのような移行効果があるのか？」という点ですね。
まず、前述した「アプリケーション乱立」「ガバナンス低下」「古いバージョン」「困難なIT戦略」という問題を一気に解消することができます。
というのも、Office 365では管理センターが設けられておりユーザーごとに異なるポリシーを設定することができます。従ってエンドユーザーが勝手にアプリケーションを作成できないので、アプリケーション乱立に伴うガバナンス低下やIT戦略の困難化を防止することができます。
バージョン問題に関してもクラウドサービスとして提供されるOffice 365は常に最新 バージョンが維持されているので、バージョンアップのために別途料金が発生したりユーザーが個別に対応する必要もありません。
この他にもグループウェアの運用負担が軽減したり、Office製品をユーザーごとに最大15台もインストールできたりと多数のメリットがあります。NotesからOffice 365への移行が煤でいるのも納得です。
また、Office 365を利用するユーザー企業のデータはMicrosoftが国内で運用しているデータセンターで厳重に管理されているので、セキュリティ性を高めらえるというメリットもあります。
サイバー攻撃事情が年々悪化する現代ビジネスにおいて、セキュリティ性の向上は着目すべき移行効果でしょう。
まとめ
現在Notesで管理しているデータをOffice 365に移行し、現状を崩さずに新たな情報基盤を築くことは可能です。導入パートナーと慎重に導入プロジェクトを進めていけば、従来から刷新された最適なグループウェア環境を構築することができるでしょう。
Notes以外にも、レガシーシステムで悩まされている企業の皆さんはぜひOffice 365の導入をご検討ください。
