Notesで活用していた掲示板をMicrosoft 365で実現する

NotesからMicrosoft 365への移行では、4つのキーとなる用途があります。それは、他のコラムでも解説しているように、次のようになります。

• ワークフロー
• 書類やデータ
• 掲示板
• コミュニケーション

この中で、最も移行が容易でMicrosoft 365を利用する効果を発揮できる用途が、掲示板になります。なぜなら、情報を発信する掲示板は、データやロジックへの依存度が低く、複雑なデータ変換やアルゴリズムの開発などを必要としないからです。

Notesの棚卸しという観点では、左下の「規定集」や「商品情報」なども掲示板に相当します。

BCPの観点からMicrosoft 365への移行を推進した内田洋行

NotesからMicrosoft 365へ移行した内田洋行では、BCP(事業継続性)の観点からSharePoint Onlineを活用した全社一斉通知の掲示板を構築しました。きっかけとなった出来事は、2011年3月11日の東日本大震災でした。「ウチダ危機管理対策本部ポータル」という情報共有サイトとして、SharePoint Onlineによるポータルサイトが立ち上がったのです。

この情報共有サイトがきっかけとなって、必要な情報を社内外から全社員が共有できる掲示板の重要性が認識されるようになり、Notesに蓄積されていたデータのMicrosoft 365への移行が加速したのです。例えば、広報部門では社外に発表した情報を社員に広く知ってもらうために、情報の掲載場所としてSharePoint Onlineを活用しています。

Notesの時代には、社内のPCで掲示板にアクセスしていた社員も、Microsoft 365へ移行したことで、モバイル端末からも全社向けの掲示板が閲覧できるようになり、情報の伝わり方も劇的に変化しました。

Microsoft 365という全社統一ツールの導入は、情報の的確な伝達を促すだけではなく、コミュニケーションの活性化にもつながります。Microsoft 365によるコミュニケーション促進の効果は、別のコラムでも解説していますが、メールやメッセージだけではない、Microsoft Teamsのようなビジネス向けのソーシャルネットワークサービスの活用により、新しい働き方も実践できるようになります。

いずれにしても、内田洋行の成功事例から学べるポイントは、「掲示板」の利活用においては、既存のNotesデータベースに蓄積されているデータを移管しようと検討する前に、SharePoint Onlineを活用したポータルサイトを立ち上げてしまい、そこから段階的に古いデータを移していく方が、全社的な導入は円滑に進むのです。

全社ポータルはSharePoint Onlineならば3分で構築できる

SharePoint Onlineでは、わずか3分で社内でのスムーズな情報共有を実現するポータルサイトを構築できます。その手順はとてもシンプルで、SharePoint Onlineの「サイト作成」で、新しいチームサイトやグループを作成するだけです。この画面は、社内ポータルを登録する例ですが、「チームサイト名」と「グループの電子メール名」などの基本情報を入力していくだけです。

基本的な情報を入力した後は、その次の画面で、サイトの所有者やメンバーなどを追加します。これだけで、ポータルサイトの構築に必要な設定は完了です。

これだけの作業で、WordやExcelにノートなどの共有やニュースの投稿に、ページの作成などが利用できます。さらに、SharePoint Onlineの機能を活用すれば、カレンダーを追加してスケジュールも共有できます。

PCやスマホからサイネージにまで対応する柔軟な掲示板を実現

SharePoint Onlineで構築したポータルサイトは、PCやスマートフォンだけではなく、ウェブブラウザが利用できる端末であれば、機種やOSを選びません。そのため、SharePoint Onlineで「全社掲示」や「社内ニュース」などを構築しておくと、そこに登録されている内容をオフィス内の「人が集まる場所」にデジタルサイネージとして表示できます。

この他にも、会議の資料を準備から保管まで、一貫したファイルをSharePoint OnlineとMicrosoft 365を活用して、ペーパーレス化も実践できます。さらには、サテライトオフィスからの利用やテレワークの推進など、さまざまな「働き方改革」にもつながります。

NotesからMicrosoft 365への「掲示板」移行は、単なる社内ポータルの移設ではなく、まさに新しい働き方を全社的に目指す経営戦略にもつながる取り組みなのです。