ITを用いた生産性向上や業務効率化は、以前にも増して注目されています。ここでは効率化だけではなく、コミュニケーションツールとして働き方改革にもつながる、Microsoft Teamsの機能をご紹介。Teamsを利用することによるメリットや他のツールからの移行、データ保護についてもご説明します。
そもそもMicrosoft Teamsとは？
Microsoft Team（以下、Teams）は、Microsoft 365が提供するコミュニケーションツールの一つで、2017年3月にサービスが開始されました。コミュニケーションツールというと、SlackのようなテキストチャットツールやZoomのビデオ会議をイメージするかもしれませんが、Teamsはテキストチャットだけではなく、ビジネス現場のコミュニケーションを円滑にするための様々な機能を備えています。また、同じMicrosoft 365で提供されるOutlookやExcel、PowerPointといったOfficeアプリとの連携が容易であることも特徴です。
なお、これまでMicrosoftからコミュニケーションツールとして提供されていたSkype for Businessについては、2021年7月31日に終了することが発表されており、Teamsへの移行を推奨しています。
Microsoft Teamsの主な機能
リモートワークなどを通し、遠隔地で仕事をしている同僚に向けて、ちょっとした質問をわざわざメールで問い合わせるのは手間がかかります。またメールを送信しても、すぐにメールに気づいて即座に返信してくれるとは限りません。
そんな時にテキストチャットで短いメッセージで質問すると、リアルタイムで相手にメッセージが送信され、質問に回答してくれる可能性が高くなります。この際にメンション機能を使用すると、相手にテキストチャットの受信が通知されるため、メッセージを受信したことに気づきやすくなります。また、相手が在席中なのか、離席中なのか、オンライン会議中なのかといった在席ステータスも併せて確認できるため、適切なタイミングを見計らってテキストチャットができます。なお、テキストチャットは相手と１対１で、もしくは、チャネルと呼ばれる限定された参加者のみ利用可能な場所で行えます。
テキストチャットで会話するだけでなく、ビデオ会議で会話することも可能です。ただ、ビデオ会議を行うだけでなく、ビデオ会議中の参加者が利用可能なテキストチャットや、会議の議事録などを記録しておくテキストメモなどがあるため、参加者はTeamsで簡単に会議内容を共有することができます。
ビデオ会議で使用した資料もTeamsに保存し、参加者でファイルを共有することが可能です。共有するファイルはチャネルに保存できるため、特定の参加者だけに共有することや、チャネルの参加者へのテキストチャットに添付することも可能です。また、Teamsのチャネルに保存したファイルはSharePointにも保存できるため、バージョン管理を行うことも可能です。
Microsoft Teamsの利点
Officeアプリとの連携
Microsoft Teamsに保存したWordやExcel、PowerPointなどのOfficeファイルは、TeamsのデスクトップアプリまたはWebブラウザでそのまま開いて編集することが可能です。もちろんダウンロードしてデスクトップアプリで開いて編集することもできます。
Teamsでビデオ会議を開く場合も、Outlookから会議依頼を作成する際にTeams会議を選択すると、Outlookの会議依頼本文に自動的にTeams会議へ参加するためのURLが追加されます。なお。このOutlookから送付した会議依頼は、Teamsのスケジュールからも確認できるようになっています。
社内コミュニケーションが円滑に
社内で組織横断的プロジェクトが立ち上げられた際など、異なる部署のプロジェクトメンバー同士が頻繁にコミュニケーションをとることは難しいです。たとえ気兼ねなく会話できるメンバーであっても、物理的に異なる事務所で勤務している場合などは、簡単にコミュニケーションをとることは難しくなります。
Teamsのテキストチャットやビデオ会議を用いることで、異なる部署や遠隔地に在籍するメンバーへも容易にコミュニケーションをとることができます。例えば、プロジェクトでプレゼンテーションの発表資料を作成する場合など、ビデオ会議を行いながらTeamsに保存したひとつのPowerPointを複数のメンバーで開き、お互いに検討・修正しながら発表資料を作ることができます。またTeams会議を用いてプレゼンテーションも行うことで、場所に関係なく複数のメンバーが参加できます。このビデオ会議は、録画して動画ファイルとして記録を残すことも可能です。
Questが提供する移行ソリューション
これまで色々な利用シーンをご紹介してきたように、Teamsでは様々なメリットを得ることができますが、実状としてビジネスの現場では、既に色々なコミュニケーションツールが活用されています。Questでは、このような既存のコミュニケーションツールから、Teamsに限らずほぼ全てのOffice 365への移行シナリオに対応するソリューションを提供しています。
QuestのZeroIMPACT移行ソリューションは、既存のユーザーに影響を与えずに業務の中断を最小限に抑えつつ、様々なプラットフォームからOffice 365への移行を実現するソリューションです。例えば、ファイル共有やGoogle Drive、Box、Dropboxといったクラウドストレージから、TeamsやOneDrive for Businessへの移行。オンプレミスのExchangeメールボックスやGmailからExchange Onlineへ、またパブリックフォルダからのOneDriveもしくはSharePointへの移行も可能です。また異なるプラットフォームからの移行に限らず、例えば組織改編に伴いOffice 365のテナント間でAzure AD、Exchange、OneDrive、SharePoint、Teamsの移行が必要になった場合の移行も実現します。
管理ソリューション
Questの管理ソリューションでは、Office 365の管理を自動化することで、管理の手間と複雑さを軽減します。ライセンス管理では、詳細なライセンスレポートとダッシュボードを用いて、Office 365の利用可能なライセンス数とそれが誰に割り当てられているかをはじめとして、ライセンスの使用率とコストを確認できるので、未使用または使用頻度の低いライセンスコストを把握し、新たなライセンスプランを検討する必要性を確認できます。
セキュリティと保護
セキュリティ面では、セキュリティレポートとしてユーザー、グループ、権限などを詳細に確認できるレポート作成機能を提供します。またデータ保護の観点では、Azure ADとOffice 365のセキュアなバックアップと、部分的または一括復元を可能にする総合的なリカバリ機能を提供します。このバックアップ、リカバリはOSレベルに至る完全なバックアップを可能とします。
まとめ
ビジネス現場のコミュニケーションを円滑にするツールは、以前よりも重要性を増しています。そしてセキュリティの不備やツールの不具合による損失を防ぐためにも、日頃からの管理とデータ保護は必要不可欠です。ビジネスにおいて重要なツールであることからも、より万全の準備と対策を講じた上での活用をおすすめします。
