インストール台数だけじゃない？Office365とボリュームライセンスの違い

ビジネスでMicrosoft Officeを使用する場合、ライセンス版を購入して導入するかOffice 365を契約した導入するかという2つの選択肢があります。皆さんの会社では現在どちらのOfficeを使用していますか？

正確に言えば使用するOfficeに違いはありません。ライセンス版とOffice 365で異なるのは、その利用形態や細かい特徴です。

様々なソフトウェアがクラウド化する中Officeもその例に漏れずOffice 365という形でサービスを提供しています。しかし、クラウド化したからといって高い導入効果があるのかは疑問ですよね。

そこで本記事では従来のライセンス版OfficeとOffice 365の違いと、Office 365を使用するメリットについて紹介していきます。

ライセンス版のOfficeアプリケーションの特徴は？

ライセンス版OfficeとOffice 365の違いを説明する前に、ライセンス版の種類について整理していきます。従来ビジネスでOfficeを導入する場合、プリインストール版のPCを購入したりボリュームライセンスを契約するのが主流でした。

プリインストール版

PCを購入した際に予めOfficeがインストールされているのがプリインストール版です。ライセンス形態としては永続的に利用可能なので、PCが壊れるまでOfficeを使用し続けることができます。

ただし、プリインストール版のOfficeを別のPCに移行することはできないため、同じPCでしか使用できないという限定条件があります。

メリットとしてはOfficeをインストールする手間がないので気軽に利用できる点ですが、かなり小規模な組織でなければOffice購入費用が増大します。

パッケージ版

家電量販店やオンラインショップで購入することでOfficeを利用することができます。パッケージに付いているCDRを使用することで、2台のデバイスにインストールすることが可能です。

プリインストール版同様に一度購入すると永続的に利用できますが、バージョンのサポートが終了するとセキュリティプログラムが更新されなくなるので注意が必要です。また、古いバージョンへダウングレードすることはできませんし、Microsoftのサーバ製品とも連携できないケースが多くビジネスには適していません。

ボリュームライセンス

特定バージョンのOfficeを複数購入したい場合はボリュームライセンスで購入するのが一般的です。ボリュームディスカウントがあったり、Microsoftのサーバ製品との連携性が高かったりとビジネスシーンに適したライセンス形態となっています。

Officeを導入する場合、ほとんどの企業がこのボリュームライセンスかOffice 365かで検討を進めていくでしょう。

基本的なポリシーに関しては上記2つのライセンス形態で同じで、ライセンス自体は永続的に利用することができますが、サポートが終了するとセキュリティプログラムの更新が受けられません。

Office 365は今までの悩みを解決！

従来のライセンス版Officeでは様々な問題が発生していました。IT管理者の方はこの点についてかなり苦慮されたのではないかと思います。

1.初期コストと管理コストの問題

最初にライセンス費用を一括で支払うボリュームライセンスでは初期コストが大きくなってしまうというネックがあります。ボリュームディスカウントは受けられても、100万200万は当たり前のようにかかっていたでしょう。

また、ライセンス購入を追加する度に異なったバージョンを管理しなければならなかったりと管理コストが増大する問題が発生していました。

2.デバイス多様化の問題

ビジネスで使用するデバイスと言えばWindows PCというのは昔の話で、今ではMacやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイスをビジネスに取り入れる時代です。しかし、従来のライセンス形態では異なるデバイスにOfficeをインストールするには、2倍3倍とライセンス費用が増大していきます。

3.利便性の問題

ボリュームライセンスで導入したOfficeでは、保存したファイルを外部からのアクセスで閲覧することができません。このため、外出の多い営業がわざわざ社に戻らなければ作業ができなかったりと、様々な非効率性が発生していました。

こうした従来の悩みを解決できるのがOffice 365です。

Office 365のアプローチ

第一にOffice 365はサブスクリプション型なので、初期コストの問題を解決します。月額ベースで料金が発生することで初期コストを抑え、導入コストを数年にかけて平均化することが可能です。

「でも長期利用だと高くなるんじゃない？」と考える方も多いでしょうが、常に最新バージョンのOfficeが利用できることを考えれば、単純なコストでは測れないメリットがあると言えます。

Office 365とボリュームライセンスの価格の違いについて気になる方は「どっちがお得？気になるOffice 365とボリュームライセンスの価格比較」をご覧ください。

管理については利用しているバージョンに関係なく標準化された管理が可能で、ボリュームライセンスで発生していた管理コストを大きく低減できます。

では、デバイス多様化の問題に対してはどうでしょうか？

Office 365ではPCとモバイルデバイス、双方のデバイスに最大5台ずつOfficeをインストールすることができます。もちろん、1ユーザーあたりにです。

このためWindows PCやMac、その他スマートフォンやタブレットが混雑している環境下においても、コストを肥大化させることなくOffice環境を構築することができます。

最後に利便性の問題に関してですが、クラウドサービスとして提供されているOffice 365の利便性はもはや言うまでもありません。外出先からはもちろん特定のデバイスに限定されずに、同一アカウントへアクセスできるためファイル閲覧はもちろん様々なコミュニケーションツールを活用することができます。

この他にもOffice 365には様々なメリットがあるので「Office 365とOffice2016は違いだらけ！で、どっちがお得なの？」でそのメリットについて知ってください。

まとめ

いかがでしょうか？本記事でOffice 365のメリットについて紹介しましたが、ボリュームライセンスを否定しているわけではありません。ボリュームライセンスにも独自のメリットがあり、環境によってはOffice 365よりもフィットする可能性もあります。

従ってOffice導入時は、Office 365とボリュームライセンスの違いを明確に理解した上で、検討を進めていただければと思います。