WordやExcelといったお馴染みのOfficeアプリケーションを提供しつつ、グループウェアやビジネスインテリジェンスも提供するOffice 365。
法人向けに6つのプランを用意していることや、プランによって提供してるサービスが異なることでなかなか選べないという方が多いのではないでしょうか？各プランの違いを理解していても「結局うちに最適なプランは何なの？」という声も珍しくありません。
そこで今回は、Office 365の正しいプランの選び方について解説していきます。
導入する目的を明確にしましょう
皆さんはなぜOffice 365を導入しようとお考えですか？
「Officeのライセンス管理を楽にしたい」
「グローバルで利用できるグループウェアを導入したい」
「ビッグデータを活用するためにデータ分析の基盤を作りたい」
などなど、自社の課題の違いによって様々な目的を持っているかと思います。まずはこの目的を明確にしましょう。さらに言えば、具体的であるほど適切なプランを選びやすくなります。
「とにかく業務効率化して労働生産性を高めたい」←もしもこのような目的であれば不十分です。何を持って業務効率化したいのかという具体性がありません。
現状の課題にしっかりと向き合い、導入における明確な目的が必要です。
プランの組み合わせについて知る
意外と知られていない事実ですが、Office 365では6つのプランやその他スタンドアロンサービスを組み合わせることができます。そして自社にとって最適なプランを選択するにおいて非常に重要なポイントです。
企業ごとに様々なニーズがあるように組織内においても部署や役職ごとにニーズが存在します。ざっくり例えると一般社員間ではグループウェア機能が重要でも、経営層ではデータ分析などプラスαが必要になるケースが少なくありません。
そこでビジネスインテリジェンスを提供する上位プランOffice Enterprise E3を導入したいと考えますが、全てのユーザー数分導入するとなるとそれなりのコストになってしまいます。この場合、他のプランと組み合わせることでコストを抑えつつ最適な環境を導入することができるのです。
≪200ユーザーすべてにOffice Enterprise E3を導入した場合≫
200ユーザー×月額2,180円＝月間コスト43万6,000円
≪Business Premiumと組み合わせてみた場合≫
(195ユーザー×月額1,360円)＋(5ユーザー×月額2,180円)＝月間コスト276,100円
このようにプランを組み合わせることでコストを大幅に抑えることができるのです。ただし、これには一つルールがあるので注意してください。
プラン組み合わせのルール
Office 365の各プランでは導入できるユーザー数が限られています。そして、プランを組み合わせたとしても既定のユーザー数を超えることはできないということです。
例えばBusiness Enterprise E3はユーザー数無制限で導入できますが、Business Premiumでは最大300ユーザーまでの導入となっています。従って、プランを組み合わせたとしてもBusiness Premiumの最大ユーザー数が無制限に引き上げられるわけではありません。
Business Premiumはあくまで300ユーザーまでの導入になります。
スタンドアロンサービスを積極的に活用する
Microsoftが提供するクラウドサービスにはOffice 365意外にスタンドアロンサービスというものが存在します。簡単に言えばOffice365で提供している各サービスを単体で利用できるものです。
ちなみに以下がスタンドアロンサービスの一覧です。
これらスタンドアロンサービスを活用することで最適なOffice 365導入が実現するのです。
仮に組織規模が100人未満で、グループウェアとしての機能を必要としてないがOfficeアプリケーションとビジネスメールは是非とも導入したいというA社があるとします。
300ユーザー以下向けに提供されているプランの中で2つのニーズを満たすことができるのはBusiness Premiumのみです。しかし、ビジネスメール以外にもファイル・情報共有やWeb会議会議などのサービスが付帯されてしまいます。
A社からすればOfficeアプリケーションとビジネスメール以外のサービスは不要なので、Office Premiumの導入は最適とは言えません。
そこでスタンドアローンサービスを組み合わせてみましょう。Officeアプリケーションをシンプルに提供するプランBusinessに、Exchange Onlineのスタンドアロンサービスを選択します。
これでA社のニーズにピッタリとハマる最適なOffice365導入ができるのです。もちろんOffice 365とスタンドアロンサービスを組み合わせても両者のサービスは連携が取れているので問題ありません。
これぞクラウドサービスとしての強みですね。
まとめ
いかがでしょうか？Office 365とサーバ製品と組み合わせるといった少し高度な選び方もありますが、それはまたの機会に紹介したいと思います。
最後に、今回紹介したOffice 365の選び方の中でも最も重要なのは“1. 導入する目的を明確にしましょう”の部分です。いわゆる土台の部分でもあるので、目的がしっかりとしていればブレないOffice 365選びができます。
逆に目的が不明確だと土台がしっかりとしていないのでグラグラと揺れている状態で安定しません。結果、自社環境にとって不適切なプランを選びかねないのです。
まずはこれでもかというくらいOffice 365導入の目的を明確にしていきましょう。そうすれば自然とどのプランやスタンドアロンサービスを組み合わせればいいのかが見てきます。
また、Office 365販売パートナーという導入のプロフェッショナルに依頼するのも有効的な一つの手段です。「ちょっと自社独自では自信がないな…」という方は検討してみてください。
