ビジネスメールにアーカイブ機能がなぜ必要なのか。それは、認識が強まるコンプライアンス遵守や情報資産を守るためです。
メールは組織内外で最も利用されるコミュニケーションツールであり、簡単な連絡から機密情報まで様々なメッセージがやり取りされています。それらのメッセージの中にはコンプライアンス観点から重要なものや、情報としての価値を持つものなど様々でしょう。
顧客とのちょっとしたやり取りも、今では「One to Oneマーケティング」を実施する上でとても大切です。皆さんの会社では、コンプライアンス遵守や情報資産活用のためにメールアーカイブを導入しているでしょうか？
本稿ではOffice 365で利用できるクラウドビジネスメールサービス、Exchange Onlineにて利用できる「Exchange Online Archive」についてご紹介します。まだメールアーカイブを導入していないという方はぜひご注目ください。
「アーカイブ(Archive)」とは何か？
アーカイブとは日本語で「記録、文書館、保管所」などを指す言葉です。メールアーカイブというのはこの言葉通り、メールを保管するための機能であり、アーカイブというメールボックス自体を意味します。
メールボックスには基本的にメインボックスがあり、ユーザーごとにフォルダ分けをして保管されているかと思います。にもかかわらずアーカイブというメールボックスを新たに作る理由とは何でしょうか？
その理由を知るためにはアーカイブが持つ「もう一つの機能」について知っていただく必要があります。実は、アーカイブは単にメールボックスとしてビジネスメールを整理するための機能ではなく、「企業が組織全体のメールを長期にわたって管理するため」にあります。
皆さんはビジネスメールにおいて次のような経験はないでしょうか？
- 誤って取引先からの重要なメールを削除してしまった
- 企業にとっては重要でも社員にとっては都合の悪い内容が書かれたメールを意図的に削除された
- 企業の機密情報を社員個人がメールを利用して社外に持ち出していないかを知りたい
- 不要になったからと削除したメールが後々実は重要だと気付いた
- 退職者や異動者など過去に在籍していた社員が顧客とどのようなやり取りをしていたのかが分からない
こうした問題や悩みに対し、メールアーカイブは「組織全体の送受信メールを管理する」という機能を提供します。社員各人が受信したメール、送信したメールは自動的に組織のアーカイブメールボックスに保存されます。管理権限を持たない物はこのメールボックスにアクセスできないため、管理者以外によるメール削除は不可能です。
従って、アーカイブメールボックス内のメールは半永久的に保存され、上述のような問題や悩みを解消してくれるのです。
個人的なアーカイブ機能との違い
先述のように組織で管理するアーカイブメールボックスの他に、個人的に利用できるアーカイブ機能があります。Exchange Onlineでは、後者の機能を標準で備えています。
個人的なアーカイブ機能は主にビジネスメールを整理するためにあります。設定したトランスポートルールに従ってメールを自動的にアーカイブに移動したり、優先度の低いメールをアーカイブに移動させてメインボックスをスッキリさせるなど様々な活用方法があります。ただし、組織のコンプライアンス遵守や情報資産活用を支援するような機能ではありません。
Outlook.comのようなフリーメールサービスには標準でアーカイブ機能が備わっており、実際に利用している方も多いでしょう。
Exchange Online Archiveとは？
Exchange Online Archiveは、Exchange Onlineを利用しているユーザーがオプションとして追加できるメールアーカイブサービスです。もちろん、個人的なアーカイブ機能ではなく組織のコンプライアンス遵守や情報資産活用を支援するためのメールアーカイブサービスとなります。ちなみにExchange Serverとも互換性がありアドオンサービスとして導入できます。
Exchange Online Archiveを利用する料金は1ユーザーあたり月額330円です。これでユーザーごとに50GBのアーカイブストレージが付与され、次の機能が利用できます。
インプレース電子証拠開示(eDiscovery)
メールアーカイブサービスで大切なことは組織全体のメールを保存するだけでなく、必要な時に素早く目的のメールを表示できることです。
株式会社東京商工リサーチの調査によると、2016年度にコンプライアンス違反によって倒産した企業は178社います。この数値は2年連続で減少しているものの、まだまだ少ないとは言えないでしょう。
皆さんの企業でもちょっとしたことから「コンプライアンス違反だ！」と、政府による介入があるかもしれません。たった一人の社員がコンプライアンスを違反するような行為を取っていれば、その可能性は十分にあります。もしかすると、潔白な身でもコンプライアンス違反を疑われるケースもあるでしょう。
そうした際に、政府が要求する情報を迅速に提供し、コンプライアンス違反は皆無だと証明するための能力が求められます。
Exchange Online Archiveのインプレース電子証拠開示機能は、管理者全員がすべてのユーザーのメールボックスにアクセスでき、目的のメールを素早く抽出できます。
訴訟ホールドとインプレース保持
他社と取引を行っていたり商品を販売している以上、訴訟問題が起きる可能性は常にあります。そうした訴訟問題が発生する可能性を事前に察知するために、あるいは万が一訴訟問題が発生した際に情報開示を行うために、組織全体のメールを保持する必要があります。
しかし、社員の個人的なメール管理に依存していると、悪意の有無にかかわらず訴訟問題に重要なメールを削除されてしまう可能性があります。そこでユーザーに「メールを削除しないように」と呼び掛けても、完全にルールは守られることは難しいでしょう。
一部の社員はルールに関係なく、メールボックスを整理したり都合の悪い事実を消すためにメールを削除します。
そこでExchange Online Archiveの訴訟ホールドとインプレース保持機能を有効にすることで、ユーザーのメールボックス全体を保持し、ユーザー自身または自動削除プロセスによって削除されたメールボックスまで保持できます。
企業にとって重要な情報はすべて保持されるので、訴訟問題の発生をいち早く察知したり、訴訟問題が起きた際に迅速な事実確認などが行えます。
Exchange Online Archiveでエンタープライズセキュリティの強化を
いかがでしょうか？Exchange Online Archiveをはじめとしたメールアーカイブサービスはいわばリスクマネジメントの一環として取り入れる機能であり、活用方法によってはマーケティングにもつながります。まだメールアーカイブサービスを取り入れていないという企業は、この機会にExchange Online Archiveの利用をぜひご検討ください。
