スマートデバイスでOffice 365を最大限活用するには、便利なクライアントアプリを利用することが大切です。仕事にスマートデバイスを使用することの多くなった現代、Office 365とそれを取り巻くクライアントアプリがあれば、活用の幅が大きく広がり、組織の生産性を向上できます。
今回は、そんなOffice 365のクライアントアプリに着目して、おすすめアプリなどをご紹介します。
Office 365の便利なアプリ6選
Office 365はクラウドサービスなので、ブラウザでサービスにアクセスした上で様々な機能を利用する、というのが一般的なイメージかと思います。ブラウザ経由ということは、異なるデバイスからでも同じ環境にアクセスでき、同じサービスを利用できます。そのため、時間や場所を選ばずに仕事ができる、というのがOffice 365のメリットの一つです。
ただし、より素早くサービスを利用するためには、スマートデバイスでのクライアントアプリ活用が必須です。クライアントアプリをインストールしておけば、ブラウザを起動することなくサービスを利用できるため、生産性が向上します。
ここでは必ずインストールして欲しい、Office 365のクライアントアプリについて紹介します。
Office Mobile
Office Mobileはスマートデバイスで使用できるOfficeアプリケーションです。スマートデバイスではWord、Excel、Outlook、PowerPointのビジネスに不可欠なアプリケーションをインストールできます。
このOffice Mobileはそもそも無料で提供されているサービスです。ただし、画面サイズが10.1インチ以下のデバイスに限り、商用利用もできません。従って、ビジネスでOffice Mobileを利用するならOffice 365の契約が必要です。
Office 365ならどのプランでもよいというわけではなく、次の5つのプランでのみOffice Mobileを商用利用できます。
- Office 365 Business
- Office 365 Business Premium
- Office 365 ProPlus
- Office 365 Enterprise E1
- Office 365 Enterprise E5
これらのプランはいずれも、デスクトップ版のOfficeライセンスを提供しているものです。最大5台のWindowsまたはMac、最大5台のスマートフォン、および最大5台のタブレットにOfficeをインストールできます。
Office Mobileは定期的なアップデートにより様々な機能が追加されているため、資料作成やプレゼンテーションなど、スマートデバイスでも難なくこなせるようになっています。
Skype for Business
Skype for Businessは最大250人で同時接続できるオンライン会議サービスです。契約するプランによっては、最大1万人へのブロードキャスト会議が可能になります。おそらく、Office 365の中でも使用頻度がかなり高いサービスでしょう。そのため、使用するたびにブラウザ経由でアクセスしていると、作業効率が下がってしまいます。
クライアントアプリをインストールしていれば、アプリを起動してワンクリックで会議に参加したり、電話転送やボイスメールを送信したりもできるので、必ずインストールしておきたいクライアントアプリです。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsはチャットベースのコミュニケーションツールです。もちろん、チャット形式でのメッセージだけでなく、一部Skype for Businesseの機能が組み込まれているため、オンライン会議を開催したりチームでドキュメントを共有できたりもします。1対1で会話することも、グループで瞬時に会議を開催することもできます。
Skype for Businesseよりも軽快に使用できるアプリケーションなので、どちらか一方ではなく、どちらもインストールしておくことをおすすめします。
Sway
Swayは魅力的なプレゼンテーション資料やレポートを誰でも簡単に作れるアプリケーションです。ユーザーは自由にテキストを入力したり、画像を張り付けるだけでSwayが自動的に資料をデザインしてくれます。
パソコンで資料を作成する際はPowerPointを使用した方が自由度は高いため、Swayはスマートデバイスで素早く資料を作りたいときにおすすめです。
Office Lens
Office Lensはスマートデバイス用のアプリケーションであり、ホワイトボードや資料の内容を写真で撮影するとそれを電子データとして保存し、編集可能なWordおよびPowerPointドキュメントに変換できます。そのため議事録を作成したり、印刷済みの資料を編集したいときにおすすめできるアプリケーションです。
Yammer
YammerはOffice 365で提供されている社内SNSサービスです。組織内のコミュニケーションを促進したり、コミュニティを大切にしたい企業で利用できます。クライアントアプリでは、いつでもどこでも社内SNSを利用できるので、チームや個人のコミュニケーションが強化されます。
OutlookよりOWAを使った方がいい理由
いかがでしょうか？Office 365には様々なクライアントアプリが提供されており、それぞれに多くのメリットがあります。ただし、一点注意いただきたいことは、Outlookに限ってはOWA(Outlook Web App)を使用する方がメリットがあるということです。
OWAはブラウザでアクセスできるビジネスメールなので、デバイスを問わず同じメールボックスにアクセスできます。クライアントアプリ版のOutlookも便利なアプリの一つではります。ただし、ビジネスメールに限り異なるデバイスからでも同じ環境にアクセスできるようにしておく方が、生産性が高まります。
OutlookとOWAの例のように、人によってはクライアントアプリよりブラウザ経由でサービスを利用した方が良い、という方もいるかもしれません。ですので、ただクライアントアプリをインストールして使用するのではなく、ブラウザ経由のサービスと比較して上で、自身にとって最適な使用方法を見つけていただきたいと思います。
