案件管理・商談管理は、営業活動の効率化に役立つ管理手法です。この記事では、案件管理・商談管理はどのように行うのか、また営業活動で重視されているこれら管理手法の目的や導入方法について、気をつけるべきポイントや導入すべき案件管理システムの種類・特徴などを解説します。
案件管理・商談管理とは
案件管理・商談管理とは、営業プロセスや商談の進捗状況を管理することです。案件管理では、営業活動における案件の進捗状況を記録・可視化し、そして営業プロセスに応じた適切な対応を実施します。案件管理を活用することで、問い合わせから商談・受注・売上に至るまでの顧客と営業担当者のやり取りや、受注見込度などを営業担当者だけでなく社内で共有でき、リアルタイムな状況把握が可能です。
一方、商談管理とは商談が始まる前から商談成立までの流れを記録し、商談に関する情報をまとめて管理することです。アプローチからプレゼンテーション、クロージングまで商談のステップを記録して、営業担当者の属人的になりがちな商談情報を共有・管理できます。
案件管理・商談管理を行う目的
案件管理と商談管理は、案件や商談を受注につなげる目的で行われます。案件管理では、その案件の状況を可視化して、受注見込を把握できます。案件管理で案件ごとの情報を蓄積しておくと、受注が困難になる問題が生じている場合にどのような方法策で解決できるかなど、これまでの情報をもとに対策を講じることも可能です。
商談の情報を営業担当者だけが把握し、社内では商談の件数だけを共有しているような営業活動は、効率的ではありません。各担当者の勘だけに頼って商談を行っている状態では、効率的な商談成立が難しいでしょう。商談管理の活用により、商談に関する幅広い情報をまとめて社内で共有し、担当者以外の従業員が営業活動をサポートすることで、商談に対する営業活動の効率化が図れます。
また商談では、顧客のニーズに合う適切な商品やサービスを紹介し、顧客に満足してもらえる結果を出すことが大切です。商談管理で顧客とのやり取りなど、商談成立のためのあらゆる情報を保存しておけば、今後の商談に情報を役立てられます。
さらに、案件管理により受注見込が把握できている場合、売上予測も可能です。売上目標達成まであとどのくらいかなど、目標達成に向けた施策立案に役立てられます。
案件管理・商談管理を行うポイント
案件管理・商談管理においては、管理する項目の定義を明確にし、案件管理システムを導入・活用することで営業活動の効率化が可能です。管理する項目を明確化すると、必要な情報を確実に収集・蓄積できます。案件管理システムの導入では、情報共有を可能にできるなどのメリットが得られます。
項目の定義を明確にする
案件管理・商談管理を行う際は、管理項目を明確に定義することが大切です。また、適切に案件・商談情報を入力・管理するためには、定義した項目を社内で周知する必要もあります。案件管理に必要な項目としては、主に「担当者」「案件の進捗」「売上見込額」「受注予定日」などがあります。
「担当者」は案件に最適な人材を選択・配置するために、「案件の進捗」は社内で案件の進捗状況を共有するために、それぞれ必要な項目です。売上実績の金額と売上見込度が高い案件からは、売上見込額を計算することも可能です。組織全体の売上見込額が把握できていれば、力を入れるべき案件を明確にして効率よく営業活動が行えます。
また、受注が確定する日付、もしくは入金額が確定した日にちがわかる「受注予定日」も、重要な項目のひとつです。企業活動で重要な項目について、あとから案件の抽出・分類を可能にするため、入力ルールなどを決めておく必要もあります。
案件管理システムを導入する
案件管理には、案件管理システムの導入も効果的です。案件管理システムとは、営業が担当している案件ごとに情報を記録できるシステムです。案件管理システムを利用すると、顧客へのアプローチから商談、契約といった営業活動の詳細な内容や進捗状況、顧客情報などのデータを保存し、クラウド上でデータベース化できます。
受注実績の上がった営業プロセスがデータベースに蓄積されていくと、それらナレッジを実際の営業活動の参考にできるため、受注に向けた適切なアクションに活かせます。また、案件の進捗はスケジュール上でも管理できるため、スケジュールを確認してタイミングに合わせた効果的なアプローチを実現でき、進捗状況を確認した上司からのフォローを受けることも可能です。
案件管理・商談管理を支援する3つのツール
案件管理・商談管理は、プロジェクト管理ツールや情報・ファイル管理ツール、営業支援システム（SFA）などのツールで行えます。これらは案件・商談の管理に役立つ機能が搭載されており、営業活動をプロセスごとにまとめて管理し、代表的な情報やファイルを保存したり、コミュニケーションを活性化したりできるなど、営業の効率化が図れます。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールではタスク管理や工程管理、スケジュールの共有などが可能です。営業活動においては、アタックリストの作成・新規顧客開拓・アプローチ・商談・アフターフォローに至るまで、一連の営業プロセスを一元管理できます。
プロジェクト管理ツールを使用すると、タスクをリスト化して可視化することが可能です。タスクはチームごとにボード上で整理できるため、チーム単位でタスクを管理し、目標達成までプロセスを見直しながら効率よく営業活動が行えます。また、コメントやファイルを添付することでタスク内容を明確にできるため、詳細を保存し、フィードバックへの活用にもつなげられます。ツールの適切な利用によって、案件を詳細まで把握し管理していくことで、売上予測の精度アップも期待できます。
情報・ファイル管理ツール
ファイル管理ツールには、主に「オンラインストレージ」「チャットツール」「Web会議ツール」の3つがあります。
オンラインストレージは、どこにいても手軽にファイルをやり取りできるツールです。クラウド上でファイルを保存・共有できるため、外回りのときやリモートワーク中でも必要な情報を確認できます。クラウド上での情報共有は、必要な情報を素早く提供できる点がメリットです。設定により、情報内容の公開レベルをチーム内や部門内などに限定できることもあり、データ管理を紙ベースのファイルで行うよりも便利で高度なセキュリティが期待できます。
チャットツールは、チャットにより手軽に連絡を取り合える情報ツールです。メール以外にもチーム間や取引先などとの連絡手段を増やすことで、コミュニケーションが取りやすくなります。
Web会議ツールも、利用が増加している情報ツールのひとつです。各オフィスやリモートワーク中の自宅など、社外からでも打ち合わせに参加できるため、定期的な状況報告や連絡ができるミーティングを開催してコミュニケーション不足の解消に役立てられます。
営業支援システム(SFA)
SFAは「Sales Force Automation」の略語で、営業活動を支援する機能が搭載されたシステムのことです。SFAには、顧客管理・案件管理・活動管理・予実管理・スケジュール管理など、営業活動に役立つさまざまな機能が搭載されています。主に、長期間のアプローチから受注獲得までつなげていく大型案件の管理に利用されます。
SFAの活用により、営業担当者が案件データを適切に入力して、営業活動データを分析したり、重複するアプローチなどを防ぎつつタイムリーで効果的なアクションを実施したりできます。埋没案件を発生させない適切な営業活動の実現を可能にするツールです。
案件管理アプリ「Microsoft Lists」
「Microsoft Lists」は、「Microsoft 365」に含まれているサブスクリプション形式のアプリです。イベントのスケジュール管理や問題点の追跡、組織内のデータのリスト化、情報共有などに役立ち、スムーズな業務進行を実現します。
Microsoft Listsでは、リストを作成してさまざまなデータを共有・管理できます。「案件管理」「従業員のオンボーディング」「イベントの日程」「アセットマネージャー」「採用トラッカー」「出張申請」「作業の進行状況トラッカー」「コンテンツスケジューラ」の8種類のテンプレートを使用して、すぐに業務を開始することも可能です。
クラウド上で共有・共同作業ができるシステムの利用により、Excelのようにたくさんのファイルを開く必要がなく、スムーズに管理作業が行えるのもメリットです。
まとめ
適切な案件管理・商談管理により、顧客開拓・アプローチ・商談などの営業プロセスや、さまざまな関連情報を社内で共有でき、営業活動の効率化が図れます。よりスムーズに案件管理を行うには、データを共有・管理しやすい案件管理システムの導入が必要です。詳しく知りたい方は、下記記事もご覧ください。
