業務改善が思うように進まない…、効果的な施策が思いつかない…、施策効果が頭打ち…。こうした悩みを持っている方に向けて、本記事では用途別のオススメツールをご紹介します。業務改善は時にツールを利活用し、変化を加えながら取り組むことが大切です。ツールと合わせて様々な施策に取り組むことで効果を最大化させることができますし、ツールを導入するだけで一定の効率化効果も見込めます。この機会にぜひ、自社の業務改善にピッタリのツールを見つけてください。
コラボレーションツール（グループウェア）
業務改善を促進するツールとして欠かせないのが、コラボレーションツールです。このツールには企業が情報共有を徹底したり、組織コミュニケーションを促進したりするためのサービスが詰まっています。コラボレーションツール1つで社内外のコミュニケーションを統合できますし、近年話題になっているテレワークを実施するためにも欠かせません。
Office 365
マイクロソフト社が提供するコラボレーションツールです。ビジネスメールと予定共有のExchange Online、ファイル共有とサイト作成のSharePoint Online、Web会議システム及びチームのハブになるMicrosoft Teams、プロジェクト管理を促進するMicrosoft Plannerなど情報共有とコミュニケーション促進を徹底するためのサービスが揃っています。
また、唯一の特徴と言えるのが「Officeライセンスの付与」です。Office 365はプランによってExcelやPowerPointなどのライセンスが付与され、かつ常に最新版のアプリケーションを利用できます。
サイボウズOffice/Garoon
純国産コラボレーションツールとして、中小企業を中心に人気の高いツールです。すべての機能が日本企業向けに開発されているので、国内グループに限定して利用する場合は使いやすいツールでしょう。ちなみにサイボウズOfficeが中小企業向け、サイボウズGaroonが中堅企業・大企業向けに提供されています。
この他、サイボウズではKintoneと呼ばれるツールを提供しています。Kintoneではノンプログラミングでビジネスアプリケーションを開発できるので、必要に応じてサイボウズOffice/Garoonと連携するアプリを作成し、業務改善を促進できます。
SFA/CRM
SFAとは営業支援システム、CRMとは顧客管理システムを指します。最近ではSFAとCRMの境界性が曖昧になりつつあり、包括的な機能を備えているものが多いです。どちらも顧客情報管理を中心として業務改善を実施し、顧客情報をフル活用したビジネス戦略を立案できるので、単純な業務効率化に終わらず、売上アップや顧客満足度向上も狙えます。
Dynamics 365
マイクロソフト社が提供するSFA/CRMです。正しくは「ERP（統合基幹業務システム）」と呼ばれる包括的なツールであり、SFA/CRMに限らず生産システムや会計システムなども統合しています。プランによって利用するモジュールを選択でき、業務改善よりも業務改革に近い取り組みが実施できます。
また、マイクロソフト社製品との親和性が非常に高く、Office 365と連携することで非常に大きな業務改善に取り組めます。
Salesforce
SFA/CRMの世界大手ベンダーがSalesforceです。特に営業担当者の業務効率化に特化した機能を備えており、かつSalesforce専用のチャットサービスによって社内外のコミュニケーションを促進する機能も備えています。クラウドサービスが提供され始めたことで、中小企業にとっても導入しやすいツールになりました。
タスク管理ツール
日々のタスクを体系的に管理できれば、業務改善は達成されます。ただし、Excelや手帳だけでタスク管理を実施するのはちょっと難しいでしょう。リアルタイム性と共有性に欠けるため、組織的なタスク管理には向きません。そこで検討していただきたいのがタスク管理ツールです。システムやアプリを使ってタスク管理を実施することで、効率的かつ正確案タスク管理を実現します。
Trello
長年高いシェアを誇っているのがTrelloというタスク管理ツールです。人気の理由はなんといっても無用でスタートできること。添付ファイルのサイズ上限が10MB、作成できるチームボードが10件までなど制限はあるものの、標準機能に関してはほぼ無制限に利用できます。必要に応じて有料プランにアップグレードしても、1ユーザーあたり月額9.99ドルと低コストで利用できます。
Asana
Facebookの共同創業者と元エンジニアのチームで開発されたタスク管理ツールがAsanaです。FacebookやGoogle、Dropboxなど世界的なテクノロジー企業が利用していることでも有名です。リスト形式とカード形式の2パターンからタスク管理方法が選べ、企業ごとの働き方にマッチしたタスク管理が行えます。15ユーザーまでなら無料で使えます。
スケジュール管理
ビジネス上のスケジュールを設定し、他者と共有できればコミュニケーションが促進し、業務改善も進みます。スケジュール管理の中心は無料ツールなので、導入しやすいのもメリットのつです。
Outlook.com
マイクロソフト社が提供するお馴染みの予定表管理アプリ、Outlookのオンライン版です。Microsoftアカウントを取得すること無料で利用でき、スケジュールを他のユーザーと共有することもできます。
Googleカレンダー
こちらはグーグル社が提供するお馴染みのスケジュール管理ツールです。Googleアカウントを取得すれば無料で利用でき、同じく他のユーザーとの共有が可能です。
自社に最適なツールで業務改善を促進しよう！
いかがでしょうか？業務改善を促進するツールは多種多様に存在します。現状として何が課題でどう解決すればよいのか？を十分に考えた上で、自社にとって最適なツールを利用して業務改善を促進させましょう。また、ツールによっては相互連携が取れ、相乗効果を狙うこともできますので総合的な検討を進めていただきたいと思います。
