「業務のデジタル化に取り組んでいるものの、なかなかスムーズに進まない」と頭を悩ませる企業経営者やIT担当者は少なくありません。もし、このような問題を抱えているのなら、「SmartDB」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。本記事では、SmartDBの機能や導入するメリットなどを解説します。
SmartDBとは
「SmartDB」とは、株式会社ドリーム・アーツがリリースした業務デジタル化クラウドサービスです。文書管理やワークフローの最適化、データの一元化などさまざまなことを可能とするサービスで、すでに多くの企業が導入しています。また、SaaS型ワークフロー大企業市場シェア「No.1」（※）に選ばれた製品です。 1000名以上の大企業におけるSaaS型ワークフロー市場シェア44.7%と、圧倒的な支持を獲得しています。
※出典：テクノ・システム・リサーチ
大きな特徴として、大企業の業務デジタル化に適した機能を有していることが挙げられます。大企業ともなれば、業務フローが複雑になり、意思決定までに時間もかかります。また、業務において大量の書類が発生するため、処理や管理に膨大な手間と時間がかかるのも事実です。
こうした、大企業ならではの課題を解決するために誕生したのが、SmartDBです。詳しいメリットは後述しますが、導入し活用すれば、大企業がこれまで頭を悩ませてきたさまざまな課題を解決できます。事実、JALや三菱UFJ銀行、大和ハウスグループなど、社員1,000名以上の大企業が導入している実績もあります。
SmartDBには、業務デジタル化を促進する多彩な機能が備わっています。ノーコード・ローコードでデジタル化が可能で、あらゆる業務をノンプログラミングで仕組み化できるうえ、強固なセキュリティも備えています。導入に関しても、ドリーム・アーツ社が手厚くサポートしてくれるため安心です。
SmartDBの機能一覧
SmartDBには、業務のデジタル化をスピードアップさせる、さまざまな機能が用意されています。たとえば、ビジネスアプリを設計・開発できる機能があり、しかもノンプログラミングで可能です。マウスで素材をドラッグ＆ドロップするだけで、インターフェースを作成できます。豊富なテンプレートも用意されているため、誰でも簡単にビジネスアプリを設計できるでしょう。
また、ワークフロー管理機能も備えており、申請や決裁、承認などのフローを簡略化・最適化できます。申請や承認などのプロセスにおいて、処理が実行された際に進捗を関係者へ通知する機能もあるため、状況把握もしやすくなるでしょう。
さらにMicrosoft 365をはじめとする、外部サービスとの連携も可能です。既存の人事システムやグループウェア、管理システムなどとの連携もできるため、より業務効率を向上させられます。
そのほか、開発したビジネスアプリへのアクセス権限設定や、ログの記録が可能な監査ログなど、万全な管理機能も備えているため、セキュリティにも問題はありません。大勢の社員が業務に関わる大企業だからこそ、セキュリティレベルを高められる管理機能は重宝します。
SmartDB導入までの流れ
サービス導入にあたり気がかりとなるのは、導入までに必要な期間ではないでしょうか。特に、少しでも早く業務のデジタル化を進めたい大企業にとっては、どれくらいの期間で導入でき、運用を始められるのかが気になるはずです。
SmartDBの導入は、「計画策定・準備」→「トライアル」→「スタートアップ」→「本格運用」の4ステップで進めます。それぞれのステップごとに必要な期間は約1～1.5ヶ月で、早ければ最短4ヶ月で運用を開始し、効果を実感できるでしょう。
最初にすべきことは、自社における課題の確認と、導入までの計画を練ることです。業務のデジタル化を阻害している原因や、解決すべき課題を明確にしつつ、具体的な導入計画を立てましょう。トライアルのステップでは、実際にSmartDBを試用し、操作性や機能性などを確認します。
トライアル後は、運用開始に向けたスタートアップを実行します。実務でSmartDBを利用する社員たちの理解を深め、慣れてもらうステップです。なお、オンボーディングにおいては、ドリーム・アーツ社からのサポートが受けられるほか、すべて任せることも可能です。スタートアップが終われば、いよいよ本格的に運用を開始し、業務のデジタル化を進めます。
SmartDBを導入するメリット
すでに名だたる大企業が導入し、たしかな実績があるSmartDBですが、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは総務と人事、営業・セールス、情報システムの各部門において、どのようなメリットが得られるのかを解説します。
総務部門
総務が手掛ける業務のひとつに、各部署から寄せられる情報の社内掲示が挙げられます。従来では、各部署との調整ややり取りに時間がかかり、公開までに時間がかかったり、内容にミスが生じたりといったことも少なくありませんでした。
SmartDBを導入し、各部署からの依頼を定型フォーマットへ入力してもらえれば、こうした問題を解決できます。やり取りの頻度が少なくなり、ミスも減らせます。公開設定をしておけば、あらかじめ設定した日時で自動的に公開してくれるため、担当者の負担も軽減できるでしょう。
また、会議で必要な資料がWEBで閲覧可能となるため、ペーパーレス化が実現します。大企業ともなれば、年間を通して数多くの会議が行われ、それに伴い紙の資料も大量に発生します。WEBで資料を閲覧できれば、印刷コストや手間を大幅に削減できます。
さらに、強固なセキュリティを備えた文書管理システムがあるため、全社統一のルールで文書管理が可能です。統一ルールの適用により内部統制が実現し、情報の漏洩や改ざんリスクも軽減できます。
人事部門
何かと書類による申請業務が多い人事部門ですが、ペーパーレス化により負担を大きく軽減できます。ペーパーレス化し、申請のフローをシステム化すれば、大幅な業務効率化が実現します。
またSmartDBなら、社員のさまざまな情報を一元管理できるため、適材適所への配置が可能です。個々の社員におけるスキルや経歴の可視化・一元管理により、人事部門の負担を大きく軽減できるでしょう。
職務アンケートも、SmartDBの機能を使えば簡単に作成できます。グラフ機能で結果を可視化でき、短時間で分析できるのも大きなメリットです。従来のように紙でアンケートを作成する必要もなくなるため、時間を有効に活用できます。
現在ではさまざまな目標管理制度があり、多くの企業が人事戦略として導入しています。ただ、企業によっては複数の目標管理制度を導入したり、新たな制度に飛びついたりといったこともあり、人事部門の負担が増加するケースも少なくありません。
SmartDBなら、目標管理制度の併用や変更にも柔軟に対応できます。ワークフロー機能も併用すれば、スムーズな進捗管理とマネジメントが可能となるでしょう。
営業・セールス部門
営業活動で成果を得るには、関係各所とのスムーズな連携が必須です。SmartDBを利用すれば、営業活動で得た情報や結果などをレポートとして登録できるため、関係者間でスピーディに情報共有できます。これにより、電話やメールでやり取りする手間が省けるため、営業活動の迅速化につながります。
また、従来の営業活動では、個々の社員がもつスキルが成約の可否に大きく関わっていました。優れた提案書を作成でき、素晴らしいプレゼンができる社員もいれば、成果に結び付けられない社員もいます。SmartDBには情報を蓄積する機能があるため、優秀な社員の作成した提案書をひな型とし、カスタマイズして活用できるのです。
営業部門の業務には見積もりの作成がありますが、複数の部署をまたぐ依頼では、時間と手間がかかります。それぞれの部署へ依頼し、進捗状況をやり取りで確認しなければならないからです。
こうした問題も、SmartDBを利用すれば解決します。見積もりしてほしい情報をレポートで共有すれば、面倒なやり取りを何度も行う必要がありません。システムで進捗状況も把握できるため、意思決定のスピードアップが図れ、本来の業務へ注力できます。
情報システム部門
システム化の相談を受けると、やり取りに相当な時間を費やしてしまうケースが少なくありません。特にメールを使うケースでは、いたずらに文章が長くなってしまうことも多く、本当に伝えたいことが伝わらない、といった状況も生まれてしまいます。結果的に何度もやり取りする羽目になり、時間だけがどんどん費やされてしまうのです。
このような問題は、SmartDBを利用してワークフロー化すれば解決します。入力フォーム作成機能を利用し、相談したい内容をフォーム化すれば、面倒なやり取りから解放されます。あらかじめ必要な情報を入手できるため、その後の作業を効率化できるでしょう。
そのほか、システム障害の再発防止も、情報システム部門の大切な業務です。これに関しても、SmartDBでワークフロー化しておけば、再発防止のサイクルにのせられます。
重大な障害が発生したあと、具体的にどうすべきかをワークフロー化しておけば、現場の混乱も回避できます。状況把握と分析、具体的な対処をスピーディにでき、その履歴を情報として共有・保管できるため、障害の再発防止に役立てられるのです。
まとめ
SmartDBの導入により、大企業にありがちなさまざまな課題を解決できます。すでに多くの大企業が導入し、成果を収めているため、デジタル化を進めたいのなら検討すべきサービスです。手厚いサポートを受けられるうえ、30日間の無料トライアルも用意されています。この機会にぜひ、SmartDBをお試しになってはいかがでしょうか。
