企業の職場環境を改善してそれを維持するための活動に「5S」があります。耳にしたことはあっても実際の意味については曖昧だという方も少なくないかもしれません。5Sなら実施しているけれども、形骸化しているという職場もあるでしょう。5Sとは何か、どのように活用したらいいのか、活用して成功した事例も含めてご紹介します。
5Sとは？
まずは5Sの意味や活動の内容について簡単にみていきます。5Sとは、整理、整頓、清掃、清潔、しつけの最初のSをとったものです。仕事の質を高め、かつ安全に行うための5項目をまとめています。
【整理】
必要なものと不要なものを区別し、不要なものを捨てることです。製造業では大量のものを製造するのにともない、廃棄物も少なからず出てきます。不要なものをその都度処理していかないと、収拾がつかなくなりかねません
【整頓】
必要なものを使いやすいように置いておくことです。そのために、道具や資材をそれぞれ適切な場所に置き、使う人が分かりやすいように表示しておきます
【清掃】
職場や機器をきれいに掃除して点検も行うことです。ゴミの落ちてない、汚れのない状態にします。さらに、機器や道具の点検・メンテナンスを行い、いつでも使える状態にしておくことも意味します。
【清潔】
上記3つのSを意識して、清潔な状態を保つことです。すぐにきれいにしたり、メンテナンスしたりすることで良い状態を維持します。清潔な状態を保つようほかの人たちを促すことにもなります。
【しつけ】
上記4つのSを守るよう習慣づけることです。たとえ仕事が忙しくても常に遵守するように徹底します。作業もルールに従って決められた通りに行います。
5Sの目的
5Sを行う目的はどのようなことでしょうか。端的に言えば、職場を作業しやすい状態に整えることで、作業の無駄を省き、品質や効率を高めることです。
作業環境の改善
道具や資材が乱雑に置かれていて必要なものが見つかりにくい、作業手順が分かりにくく迷いやすい、といった状態は無駄やミスを誘発します。5Sによって作業しやすい環境になると、働く従業員のストレスが緩和されます。作業手順が明確で実行しやすいため、どの従業員も質の良い仕事を素早く行えるようになります。結果として、職場全体における作業効率やモチベーションの向上につながります。
安全面の向上
機材に不具合があるのにそのまま放置されていたり、しばらく使っていないため劣化が生じたりすると、いざ使う時に危険です。不用品も含めて、ものがあちこちに散らばっていると、労働災害にもつながりかねません。機材のメンテナンスを定期的に行い、すっきり整った環境で作業を行うことで、安全性も向上します。
組織の連携を高める
個人によって、または部門によってやり方が違うと、組織として連携しにくくなるものです。5Sを行うと、必要なものと不要なものを判断する基準や、どこにどのように置くかといったルールを組織内で共有できるようになります。それぞれの部門で5Sを徹底することによって、部門同士の連携もしやすくなり、企業全体のチーム力も高まります。
5Sの取り組み方
いざ5Sに取り組もうとしても、正しい仕方でなければ、効果は半減してしまうでしょう。どのような点に注意して取り組んだらよいのでしょうか。
ステップ1：「整理」
整理して無駄なものをなくすというと、ただの掃除に終始してしまうことがあります。それでは一時的な効果しかありません。
5Sでいう「整理」とは、必要・不要の基準を明確にすることです。不要なものに赤など目立つ色で印を付け、期限を設けて処分します。印を付けるのは、職場の人全員が、不要なものとはどういうものかを認識できるようになるためです。
情報に関しては、最新の文書・図面・伝票だけを残します。そうすることで、今必要な情報がすぐ見つかり、以前の情報のために混乱することがありません。ただし過去の情報でも今後参考になる情報は、データベース化しておきましょう。
道具も情報も職場全体で共通のものにすると、効率よく整理できます。またなるべく共用するようにして数を減らし、無駄なコストを省きましょう。
ステップ2：「整頓」
5Sにおける「整頓」とは、道具や資材などの定位置を定め、誰もが分かるように表示しておくことです。見た目がきれいになるように並べても、取り出しやすく、戻しやすい場所に置いていなければ、整頓したことにはなりません。たとえば、作業に必要な道具を不便な場所に置いてしまうと、あちこち別の場所に置いてしまって、たびたび探すことになるでしょう。
新たに届いた資材など置き場が未定のものについては、仮置き場を設けるのも1つの方法です。通路や作業スペースに余計なものを置くことで引き起こされる混入などのミスや破損などを未然に防げます。正しく整頓することで、時間や労力の無駄をなくしスムーズに作業を進められます。
ステップ3：「清掃」
安全で衛生的な職場環境を保つのが「清掃」です。使う機器や道具のメンテナンスや点検も含まれます。ゴミや汚れが多く不衛生な職場では、従業員が作業に集中しにくく、重大なミスや労働災害につながりかねません。対照的にきれいで整った職場では、自然と作業もきちんと行おうという気持ちになり、作業効率もアップします。機器や道具は日頃メンテナンスをきちんと行っていると長持ちしますし、小さな不具合のうちに気付いて修理できます。日頃の清掃に加え、各箇所の細かな点検が必要です。
ステップ4：「清潔」
整理・整頓・清掃を良い状態で維持することを「清潔」と呼びます。
たとえば、整理では不要なものを捨てなければなりませんが、そもそも不要なものが出ないようにするほうが大切です。必要なものしか購入しない・ものを壊さないように大事に使うなどにより、捨てなくても済むような状態を作り出すのが目標です。
整頓も同様で、いつもあるべき場所にあるべきものが置かれている状態を保てれば、散らかったものを元に戻す作業が要らなくなります。清掃も、職場が汚くならないように、作業の進め方を工夫しましょう。
意識的に努力する段階から、自然にその状態を保てる段階までステップアップできれば、成功といえます。
ステップ5：「しつけ」
上記4Sを守るためのルールを定め、その内容を従業員に徹底し、習慣づけることで、5Ｓの核ともいえるステップです。現場ごとに5Sの責任者を決め、ルールに違反しているのを見つけたら、その場ですぐに指摘して正します。小さなルール違反を見逃していると、また元の状態に逆戻りしてしまうのでしつけをしっかり行うことが肝心です。
5Sを導入するメリット
5Sを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
ある職場では、たくさんの道具が雑然と置かれ、置き場所も分かりにくい状態でした。道具を取り出すのに時間を取られ、作業時間がかかっていました。
全道具の使用状況を調べてみると、1か月に1度も使っていないものも多数あることが判明しました。そこで、常時使用するものだけをすぐ取り出せるところにまとめました。結果的に作業効率が上がり、職場もすっきりして気持ちよく作業できるようになりました。
このように5Sには、作業効率や従業員のモチベーションを上げる効果があります。
5Sの活動事例
5Sに取り組んで成功した企業の事例を紹介します。どのような効果があったのでしょうか。
株式会社喜多村
各部門や各課で5Sの取り組みがなされています。
原料課では、紙類置き場が雑然として取り出しにくくなっていました。そこで、タック紙は上段にコピー用紙は下段に置くことに決め、サイズごと別々に重ねるようにしました。タック紙の帯色を表示部分にも書いて分かりやすくしました。種類やサイズの違うものを重ねないようにしたので、欲しいものがすぐ取り出せるようになりました。「整頓」の良い実例といえます。
赤武エンジニアリング株式会社
工場エリアには機器や治具が雑然と置かれ、事務エリアでは机まわりに未整理の書類や多量の文具類があふれている状態に、全社を挙げて5Sに取り組んだのが2006年。その効果が出始めると、5Sに対する社員の意識が変わってきました。
5Sのそれぞれに具体策を講じてルールを決め、実行しました。5Sパトロールと5S活動報告を定期的に実施して、「整理」「整頓」「清掃」を維持する「清潔」を心がけました。5S活動を中心に社内の習慣づけを行う委員会が立ち上げられ、5Sに関して社員のチームワークと自主性を育む活動も積極的に行われており、「しつけ」の機能を担っています。
工場内外の様子が大きく変わった現在では、多くの人たちが5S見学に訪れています。
まとめ
今回紹介した具体例から、製造業において、５S活動は作業効率改善に有効であることがお分かりいただけたと思います。ただし、効果を実感するには、正しい理解と方法で取り組まなければなりません。今回まとめた点を参考に、まずは最初のステップから取り組んでみてはいかがでしょうか。
